Учет ГСМ при аренде автомобиля
Подборка наиболее важных документов по запросу Учет ГСМ при аренде автомобиля (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как учреждению отразить в учете ГСМ
(КонсультантПлюс, 2026)Вне зависимости от того, арендует учреждение автомобильный транспорт по договору аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа, затраты на приобретение ГСМ и других расходных материалов по умолчанию несет арендатор, если иное не предусмотрено договором (ст. ст. 632, 636, 642, 646 ГК РФ). Учреждение само приобретает ГСМ для арендованного автомобиля. В бухгалтерском (бюджетном) и налоговом учете операции по приобретению ГСМ отразите в общем порядке, изложенном в настоящем материале.
(КонсультантПлюс, 2026)Вне зависимости от того, арендует учреждение автомобильный транспорт по договору аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа, затраты на приобретение ГСМ и других расходных материалов по умолчанию несет арендатор, если иное не предусмотрено договором (ст. ст. 632, 636, 642, 646 ГК РФ). Учреждение само приобретает ГСМ для арендованного автомобиля. В бухгалтерском (бюджетном) и налоговом учете операции по приобретению ГСМ отразите в общем порядке, изложенном в настоящем материале.
"Расходы в бухгалтерском и налоговом учете"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)Использование в деятельности организации служебных автомобилей приводит к появлению большого числа расходов, связанных с их содержанием: амортизационные отчисления (если автомобиль находится в собственности организации) или арендные (лизинговые) платежи (если автомобиль взят в аренду или лизинг), страховки, платные парковки, техническое обслуживание, приобретение ГСМ и т.п.
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)Использование в деятельности организации служебных автомобилей приводит к появлению большого числа расходов, связанных с их содержанием: амортизационные отчисления (если автомобиль находится в собственности организации) или арендные (лизинговые) платежи (если автомобиль взят в аренду или лизинг), страховки, платные парковки, техническое обслуживание, приобретение ГСМ и т.п.
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 226 "Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган пришел к выводу о занижении обществом сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет. В процессе налоговой проверки была выявлена схема ведения бизнеса, при которой трудовые отношения с работниками оформлялись как гражданско-правовые с целью минимизации налоговых обязательств по НДФЛ и страховым взносам, а также уклонения от обязанностей налогового агента. Суд поддержал выводы налоговой инспекции ввиду следующих обстоятельств: условия выполнения работы после регистрации лиц в качестве предпринимателей не отличались от условий выполнения ими трудовых обязанностей в качестве работников общества; стоимость оплаты труда существенно не изменилась; специальные расчетные счета физическими лицами как предпринимателями в банках не открывались; выплата денежных средств производилась обществом на ранее открытые счета физических лиц в банках один-два раза в месяц, что характерно для выплаты заработной платы. Также суд учел, что в проверяемом периоде общество являлось единственным контрагентом предпринимателей; самостоятельно налоговый и бухгалтерский учет данные лица не осуществляли, их фактическим ведением занималось общество; транспортные средства для осуществления перевозок предоставлялись обществом, однако фактов несения предпринимателями расходов на осуществление предпринимательской деятельности, включая расходы на аренду ТС и ГСМ, не имелось. Суд указал, что общество не представило доказательств, подтверждающих наличие объективных экономических причин снижения численности штатных сотрудников, в том числе связанных со снижением объемов реализации. Суд указал, что совокупность установленных обстоятельств свидетельствует о формальном прекращении обществом трудовых отношений с физическими лицами, деятельность которых после регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей не отвечала признакам, закрепленным в ст. 2 ГК РФ, так как была лишена риска и цели получения прибыли и фактически содержала в себе признаки трудовых отношений.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган пришел к выводу о занижении обществом сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет. В процессе налоговой проверки была выявлена схема ведения бизнеса, при которой трудовые отношения с работниками оформлялись как гражданско-правовые с целью минимизации налоговых обязательств по НДФЛ и страховым взносам, а также уклонения от обязанностей налогового агента. Суд поддержал выводы налоговой инспекции ввиду следующих обстоятельств: условия выполнения работы после регистрации лиц в качестве предпринимателей не отличались от условий выполнения ими трудовых обязанностей в качестве работников общества; стоимость оплаты труда существенно не изменилась; специальные расчетные счета физическими лицами как предпринимателями в банках не открывались; выплата денежных средств производилась обществом на ранее открытые счета физических лиц в банках один-два раза в месяц, что характерно для выплаты заработной платы. Также суд учел, что в проверяемом периоде общество являлось единственным контрагентом предпринимателей; самостоятельно налоговый и бухгалтерский учет данные лица не осуществляли, их фактическим ведением занималось общество; транспортные средства для осуществления перевозок предоставлялись обществом, однако фактов несения предпринимателями расходов на осуществление предпринимательской деятельности, включая расходы на аренду ТС и ГСМ, не имелось. Суд указал, что общество не представило доказательств, подтверждающих наличие объективных экономических причин снижения численности штатных сотрудников, в том числе связанных со снижением объемов реализации. Суд указал, что совокупность установленных обстоятельств свидетельствует о формальном прекращении обществом трудовых отношений с физическими лицами, деятельность которых после регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей не отвечала признакам, закрепленным в ст. 2 ГК РФ, так как была лишена риска и цели получения прибыли и фактически содержала в себе признаки трудовых отношений.
Подборка судебных решений за 2026 год: Статья 420 "Объект обложения страховыми взносами" главы 34 "Страховые взносы" НК РФ
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая позицию налогового органа обоснованной, организация подменяла выплаты работникам в рамках трудовых отношений выплатами им по договорам аренды. Фактически транспортные средства страхователю во временное владение и пользование не передавались, оставаясь в исключительном пользовании работников. Сами работники расценивали арендные платежи в качестве переменной части зарплаты, размер которой зависел от количества отработанных часов (по факту сдачи путевых листов) и не был связан с фактическими расходами на содержание и эксплуатацию транспортных средств, учет таких расходов не велся. Расходы на ГСМ, содержание и эксплуатацию транспортных средств оплачивались за счет личных средств и не компенсировались работодателем.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая позицию налогового органа обоснованной, организация подменяла выплаты работникам в рамках трудовых отношений выплатами им по договорам аренды. Фактически транспортные средства страхователю во временное владение и пользование не передавались, оставаясь в исключительном пользовании работников. Сами работники расценивали арендные платежи в качестве переменной части зарплаты, размер которой зависел от количества отработанных часов (по факту сдачи путевых листов) и не был связан с фактическими расходами на содержание и эксплуатацию транспортных средств, учет таких расходов не велся. Расходы на ГСМ, содержание и эксплуатацию транспортных средств оплачивались за счет личных средств и не компенсировались работодателем.
Нормативные акты
Приказ Росстата от 13.07.2026 N 382
"Об утверждении форм федерального статистического наблюдения и указаний по их заполнению для организации федерального статистического наблюдения за окружающей природной средой"Также учитываются затраты, например, на приобретение инсектицидов, применявшихся для обработки ловчих деревьев после заселения, заработная плата работников, выполнявших работу по очищению ловчих деревьев от коры (окорению), их вывозке из леса, средства на приобретение ГСМ, аренду транспортных средств.
"Об утверждении форм федерального статистического наблюдения и указаний по их заполнению для организации федерального статистического наблюдения за окружающей природной средой"Также учитываются затраты, например, на приобретение инсектицидов, применявшихся для обработки ловчих деревьев после заселения, заработная плата работников, выполнявших работу по очищению ловчих деревьев от коры (окорению), их вывозке из леса, средства на приобретение ГСМ, аренду транспортных средств.
Вопрос: Организация компенсирует расходы на ГСМ по договорам аренды транспортного средства с экипажем. Подтверждающие документы - только чеки АЗС с выделенной суммой НДС. Можно ли принять НДС к вычету по чекам? Если нет, то можно ли учесть НДС в расходах по налогу на прибыль?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2026)Вопрос: Организация компенсирует расходы на ГСМ по договорам аренды транспортного средства с экипажем. Подтверждающие документы - только чеки АЗС с выделенной суммой НДС. Можно ли принять НДС к вычету по чекам? Если нет, то можно ли учесть НДС в расходах по налогу на прибыль?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2026)Вопрос: Организация компенсирует расходы на ГСМ по договорам аренды транспортного средства с экипажем. Подтверждающие документы - только чеки АЗС с выделенной суммой НДС. Можно ли принять НДС к вычету по чекам? Если нет, то можно ли учесть НДС в расходах по налогу на прибыль?
Готовое решение: Как облагаются НДФЛ выплаты по гражданско-правовым договорам
(КонсультантПлюс, 2026)Однако важно учесть две особенности:
(КонсультантПлюс, 2026)Однако важно учесть две особенности:
Вопрос: Нужен ли путевой лист при аренде автомобиля для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли у арендатора?
(Консультация эксперта, Минфин России, 2026)Наличие путевого листа, содержащего сведения, установленные Составом сведений и порядком оформления путевого листа, утвержденным Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390, является фактическим подтверждением использования организацией арендованного транспортного средства в целях организации, а также конкретных расходов, понесенных ею, в частности, на арендную плату и ГСМ.
(Консультация эксперта, Минфин России, 2026)Наличие путевого листа, содержащего сведения, установленные Составом сведений и порядком оформления путевого листа, утвержденным Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390, является фактическим подтверждением использования организацией арендованного транспортного средства в целях организации, а также конкретных расходов, понесенных ею, в частности, на арендную плату и ГСМ.
Готовое решение: Как поставить внешнеэкономический договор (экспортный, импортный контракт, контракт ЦП, кредитный договор) на учет в банке
(КонсультантПлюс, 2026)продажу (приобретение) товаров и (или) оказание услуг, связанных с продажей (приобретением) товаров, необходимых для эксплуатации и технического обслуживания транспортных средств (независимо от их вида и назначения) в пути следования или в пунктах промежуточной остановки либо стоянки (например, ГСМ). Исключение составляет продажа (приобретение) запасных частей и оборудования;
(КонсультантПлюс, 2026)продажу (приобретение) товаров и (или) оказание услуг, связанных с продажей (приобретением) товаров, необходимых для эксплуатации и технического обслуживания транспортных средств (независимо от их вида и назначения) в пути следования или в пунктах промежуточной остановки либо стоянки (например, ГСМ). Исключение составляет продажа (приобретение) запасных частей и оборудования;
Статья: Правильно оформляем документы для подтверждения хозопераций: ответы на ваши вопросы
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2025, N 22)- предоставлять автомобиль во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (то есть будете арендодателем по этому договору).
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2025, N 22)- предоставлять автомобиль во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (то есть будете арендодателем по этому договору).
Готовое решение: Как арендодателю учитывать операции по договорам аренды автотранспортных средств
(КонсультантПлюс, 2026)Если предоставление имущества в аренду для вас достаточно редкая операция, то расходы, связанные со сдачей ТС в аренду, при расчете налога на прибыль признавайте во внереализационных расходах с учетом изложенного выше (пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
(КонсультантПлюс, 2026)Если предоставление имущества в аренду для вас достаточно редкая операция, то расходы, связанные со сдачей ТС в аренду, при расчете налога на прибыль признавайте во внереализационных расходах с учетом изложенного выше (пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Готовое решение: Как вести раздельный учет "входного" НДС при совмещении облагаемых и необлагаемых операций
(КонсультантПлюс, 2026)Распределен НДС по арендной плате, отраженный на субсчете 19-о/н. Сумма налога к вычету составила 30 800 руб. (46 200 руб. x 2/3). НДС в сумме 15 400 руб. (46 200 руб. x 1/3) организация учтет в стоимости аренды.
(КонсультантПлюс, 2026)Распределен НДС по арендной плате, отраженный на субсчете 19-о/н. Сумма налога к вычету составила 30 800 руб. (46 200 руб. x 2/3). НДС в сумме 15 400 руб. (46 200 руб. x 1/3) организация учтет в стоимости аренды.
Готовое решение: Кто и в каком порядке оформляет путевые листы при аренде автомобиля
(КонсультантПлюс, 2026)Нет, не нужны. Путевой лист является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на заработную плату водителей и ГСМ (п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте).
(КонсультантПлюс, 2026)Нет, не нужны. Путевой лист является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на заработную плату водителей и ГСМ (п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте).
Статья: Аренда авто с экипажем и без: особенности налогообложения у арендатора и какие сложности могут возникнуть
(Мокроусов О.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2026, N 17)- иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности арендатора (например, приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками, заявки на использование арендованных автомобилей, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования).
(Мокроусов О.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2026, N 17)- иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности арендатора (например, приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками, заявки на использование арендованных автомобилей, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования).