Сроки хранения документов содержащих персональные данные
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения документов содержащих персональные данные (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников5) "Сроки обработки и хранения персональных данных" - указывается, в частности, сколько нужно хранить документы, которые содержат персональные данные;
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Однако в отношении документов, содержащих персональные данные работников, следует учитывать также сроки хранения, установленные в ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Однако в отношении документов, содержащих персональные данные работников, следует учитывать также сроки хранения, установленные в ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).
Нормативные акты
Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ
(ред. от 07.06.2025)
"Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"15) осуществлять уничтожение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, по истечении пяти лет с даты размещения в государственной информационной системе электронных перевозочных документов, за исключением случая, если больший срок хранения не установлен соглашением об электронном документообороте перевозочных документов;
(ред. от 07.06.2025)
"Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"15) осуществлять уничтожение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, по истечении пяти лет с даты размещения в государственной информационной системе электронных перевозочных документов, за исключением случая, если больший срок хранения не установлен соглашением об электронном документообороте перевозочных документов;
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Информация, содержащаяся в реестре членов саморегулируемой организации оценщиков (далее - СРО), документы, на основании которых лицо принято в члены СРО, а также документы, на основании которых в реестр внесены сведения и изменения сведений о персональных данных члена СРО
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Информация, содержащаяся в реестре членов саморегулируемой организации оценщиков (далее - СРО), документы, на основании которых лицо принято в члены СРО, а также документы, на основании которых в реестр внесены сведения и изменения сведений о персональных данных члена СРО
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Я, __________________________________________________________, проживающ__ по адресу: _______________________________________________________, паспорт _____ _________, выданный __________________________________________________________ "___"_________ ______ г., даю согласие ________________________________________ (наименование организации), расположенному по адресу: __________________________________________________________ (далее - Общество), на обработку моих персональных данных в связи с рассмотрением вопроса о моем приеме на работу в Общество, а также на хранение документов, содержащих мои персональные данные, в течение сроков хранения, установленных для соответствующих документов.
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Я, __________________________________________________________, проживающ__ по адресу: _______________________________________________________, паспорт _____ _________, выданный __________________________________________________________ "___"_________ ______ г., даю согласие ________________________________________ (наименование организации), расположенному по адресу: __________________________________________________________ (далее - Общество), на обработку моих персональных данных в связи с рассмотрением вопроса о моем приеме на работу в Общество, а также на хранение документов, содержащих мои персональные данные, в течение сроков хранения, установленных для соответствующих документов.
Последние изменения: Защита персональных данных
(КонсультантПлюс, 2025)уточнено содержание локальных актов по вопросам обработки таких данных. Они должны определять в том числе для каждой цели обработки категории и перечень обрабатываемых персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения. Документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, локальные акты по вопросам их обработки и локальные акты, устанавливающие процедуры по предотвращению и выявлению нарушений законодательства РФ, устранению последствий таких нарушений, не могут содержать положения, которые ограничивают права субъектов этих данных, а также возлагают на операторов не предусмотренные законом полномочия и обязанности (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных);
(КонсультантПлюс, 2025)уточнено содержание локальных актов по вопросам обработки таких данных. Они должны определять в том числе для каждой цели обработки категории и перечень обрабатываемых персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения. Документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, локальные акты по вопросам их обработки и локальные акты, устанавливающие процедуры по предотвращению и выявлению нарушений законодательства РФ, устранению последствий таких нарушений, не могут содержать положения, которые ограничивают права субъектов этих данных, а также возлагают на операторов не предусмотренные законом полномочия и обязанности (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных);
Готовое решение: Как оформить приказ о предоставлении ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения приказов о предоставлении ежегодного отпуска с истекшим сроком хранения применяйте в целом общий порядок уничтожения документов организации с истекшим сроком хранения. При этом обязательно соблюдайте требования к уничтожению персональных данных, которые содержатся в приказах о предоставлении отпуска. В частности, проведите экспертизу ценности таких документов. А способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения приказов о предоставлении ежегодного отпуска с истекшим сроком хранения применяйте в целом общий порядок уничтожения документов организации с истекшим сроком хранения. При этом обязательно соблюдайте требования к уничтожению персональных данных, которые содержатся в приказах о предоставлении отпуска. В частности, проведите экспертизу ценности таких документов. А способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Статья: Дисциплинарная комиссия: создание, деятельность, оформление протоколов
(Сенаторова Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Хранятся протоколы заседаний дисциплинарной комиссии 3 года <19>, если в более длительном хранении не возникает необходимость. Следует помнить, что документы комиссии содержат персональные данные работников и их уничтожение по истечении сроков хранения должно быть оформлено в порядке, предусмотренном Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179.
(Сенаторова Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Хранятся протоколы заседаний дисциплинарной комиссии 3 года <19>, если в более длительном хранении не возникает необходимость. Следует помнить, что документы комиссии содержат персональные данные работников и их уничтожение по истечении сроков хранения должно быть оформлено в порядке, предусмотренном Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179.
Статья: 9 согласий на обработку персональных данных
(Краецкая Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 6)В заключение хотим обратить ваше внимание, что срок хранения письменных согласий работников составляет 3 года после истечения срока соответствующего согласия или его отзыва, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором (п. 441 Перечня). Что касается хранения непосредственно персданных, то, как правило, следует руководствоваться сроками хранения конкретных содержащих их документов, установленными Перечнем (например, ст. 438, 439, о которых мы говорили в начале статьи), а также учитывать положения Закона N 152-ФЗ: персональные данные обрабатываются до момента утраты цели их обработки или отзыва согласия на обработку, после чего в течение 30 дней они должны быть уничтожены (ч. 4 - 5 ст. 21).
(Краецкая Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 6)В заключение хотим обратить ваше внимание, что срок хранения письменных согласий работников составляет 3 года после истечения срока соответствующего согласия или его отзыва, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором (п. 441 Перечня). Что касается хранения непосредственно персданных, то, как правило, следует руководствоваться сроками хранения конкретных содержащих их документов, установленными Перечнем (например, ст. 438, 439, о которых мы говорили в начале статьи), а также учитывать положения Закона N 152-ФЗ: персональные данные обрабатываются до момента утраты цели их обработки или отзыва согласия на обработку, после чего в течение 30 дней они должны быть уничтожены (ч. 4 - 5 ст. 21).
Статья: Проблемы защиты персональных данных работников на современном этапе
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)<2> См.: Приказ Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" // СПС "КонсультантПлюс".
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)<2> См.: Приказ Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" // СПС "КонсультантПлюс".
Готовое решение: Каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения применяйте общий порядок, о котором рассказывали выше. В том числе на уничтожение они отбираются по результатам экспертизы их ценности. А если такие документы содержат персональные данные работников, то учитывайте также требования к уничтожению персональных данных. В частности, способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных, п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения применяйте общий порядок, о котором рассказывали выше. В том числе на уничтожение они отбираются по результатам экспертизы их ценности. А если такие документы содержат персональные данные работников, то учитывайте также требования к уничтожению персональных данных. В частности, способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных, п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
Статья: Отдельные вопросы, связанные с персональными данными
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)- издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, определяющих для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений (такие документы и локальные акты не могут содержать положения, ограничивающие права субъектов персональных данных, а также возлагающие на операторов не предусмотренные законодательством РФ полномочия и обязанности);
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)- издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, определяющих для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений (такие документы и локальные акты не могут содержать положения, ограничивающие права субъектов персональных данных, а также возлагающие на операторов не предусмотренные законодательством РФ полномочия и обязанности);