Срок хранения документов на отпуск
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения документов на отпуск (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 09.04.2024 N 88-6685/2024 (УИД 89RS0005-01-2022-004399-28)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования: 1) О взыскании задолженности за сверхурочную работу; 2) О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск; 3) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Вывод суда о том, что ответчик в нарушение действующего законодательства при увольнении истца не произвел с ним окончательный расчет и не выплатил ему денежную компенсацию за выполнение служебных обязанностей сверхустановленной нормальной продолжительности служебного времени, является необоснованным, противоречит действующему правовому регулированию.
Решение: 1) Дело в данной части направлено на новое рассмотрение; 2) Отказано; 3) Дело в данной части направлено на новое рассмотрение.Разрешая спор в части требований о компенсации неиспользованных дней отпуска за 2004 - 2010 годы, суд первой инстанции, проанализировав вышеприведенные доказательства, учитывая, что при проведении организационно-штатных мероприятий документы по отпускам в распоряжение М.Н. России на транспорте не передавались, ограниченные сроки хранения таких документов, отсутствие у истца в спорный период права на дополнительный отпуск ввиду отсутствия стажа службы 10 лет, недопустимость злоупотребления правом, что выразилось в длительном не обращении истца с указанным требованием, учитывая также, что предоставленными личными карточками на денежное довольствие подтверждается факт предоставления истцу отпусков, пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения указанных требований.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования: 1) О взыскании задолженности за сверхурочную работу; 2) О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск; 3) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Вывод суда о том, что ответчик в нарушение действующего законодательства при увольнении истца не произвел с ним окончательный расчет и не выплатил ему денежную компенсацию за выполнение служебных обязанностей сверхустановленной нормальной продолжительности служебного времени, является необоснованным, противоречит действующему правовому регулированию.
Решение: 1) Дело в данной части направлено на новое рассмотрение; 2) Отказано; 3) Дело в данной части направлено на новое рассмотрение.Разрешая спор в части требований о компенсации неиспользованных дней отпуска за 2004 - 2010 годы, суд первой инстанции, проанализировав вышеприведенные доказательства, учитывая, что при проведении организационно-штатных мероприятий документы по отпускам в распоряжение М.Н. России на транспорте не передавались, ограниченные сроки хранения таких документов, отсутствие у истца в спорный период права на дополнительный отпуск ввиду отсутствия стажа службы 10 лет, недопустимость злоупотребления правом, что выразилось в длительном не обращении истца с указанным требованием, учитывая также, что предоставленными личными карточками на денежное довольствие подтверждается факт предоставления истцу отпусков, пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения указанных требований.
Определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 15.06.2023 N 88-5148/2023 по делу N 2-1311/2022 (УИД 06RS0006-01-2022-001261-18)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск.
Обстоятельства: Приказом истец был уволен со службы в органах внутренних дел по состоянию здоровья. Он обратился с заявлением о выплате компенсации за неиспользованные отпуска, в чем истцу было отказано со ссылкой на отсутствие документов, подтверждающих непредоставление ему отпусков.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение.Между тем суд, возложив на ФГКУ "УВО ВНГ РФ по РИ" процессуальную обязанность по доказыванию факта предоставления истцу Э. в МВД по <адрес> отпусков, не принял во внимание, что на момент обращения Э. к ответчику с требованием о выплате ему компенсации за неиспользованные отпуска за периоды 2012-2015 годы истекли сроки хранения кадровых документов за эти периоды, установленные приказом МВД России от ДД.ММ.ГГГГ N 655 (действующего в спорный периоды). Следовательно, сам по себе факт отсутствия документов о предоставлении Э. отпусков в спорные периоды не является доказательством, свидетельствующим о непредоставлении таких отпусков.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск.
Обстоятельства: Приказом истец был уволен со службы в органах внутренних дел по состоянию здоровья. Он обратился с заявлением о выплате компенсации за неиспользованные отпуска, в чем истцу было отказано со ссылкой на отсутствие документов, подтверждающих непредоставление ему отпусков.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение.Между тем суд, возложив на ФГКУ "УВО ВНГ РФ по РИ" процессуальную обязанность по доказыванию факта предоставления истцу Э. в МВД по <адрес> отпусков, не принял во внимание, что на момент обращения Э. к ответчику с требованием о выплате ему компенсации за неиспользованные отпуска за периоды 2012-2015 годы истекли сроки хранения кадровых документов за эти периоды, установленные приказом МВД России от ДД.ММ.ГГГГ N 655 (действующего в спорный периоды). Следовательно, сам по себе факт отсутствия документов о предоставлении Э. отпусков в спорные периоды не является доказательством, свидетельствующим о непредоставлении таких отпусков.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2025)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
(КонсультантПлюс, 2025)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
(КонсультантПлюс, 2025)Какой срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы
(КонсультантПлюс, 2025)Какой срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Документы по учету рабочего времени
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Документы по учету рабочего времени
Федеральный закон от 12.04.2010 N 61-ФЗ
(ред. от 23.07.2025)
"Об обращении лекарственных средств"з) срок годности лекарственного препарата;
(ред. от 23.07.2025)
"Об обращении лекарственных средств"з) срок годности лекарственного препарата;
Готовое решение: Как оформить журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы ведете журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам, то желательно хранить его пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили вести данный журнал. Для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, пп. "ж" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы ведете журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам, то желательно хранить его пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили вести данный журнал. Для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, пп. "ж" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)График отпусков должен храниться в организации 3 года (ст. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)График отпусков должен храниться в организации 3 года (ст. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
Готовое решение: Как хранить бухгалтерские документы с учетом требований ФСБУ 27/2021
(КонсультантПлюс, 2025)документы (заявления, решения, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и др.) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи, об оплате дополнительных отпусков в связи с получением образования, исполнительные листы по удержаниям из заработной платы храните 5 лет (ст. ст. 298, 299, 300 Перечня).
(КонсультантПлюс, 2025)документы (заявления, решения, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и др.) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи, об оплате дополнительных отпусков в связи с получением образования, исполнительные листы по удержаниям из заработной платы храните 5 лет (ст. ст. 298, 299, 300 Перечня).
Статья: Популярные вопросы о графике отпусков, возникающие после его утверждения
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Срок хранения графика отпусков - 3 года, это установлено в п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Срок хранения графика отпусков - 3 года, это установлено в п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)<5> Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в т.ч. авансовых отчетов, установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)<5> Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в т.ч. авансовых отчетов, установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
Типовая ситуация: Как составить трудовой договор
(Издательство "Главная книга", 2025)участие в приемке, отпуске и инвентаризации товаров, ведении складского учета;
(Издательство "Главная книга", 2025)участие в приемке, отпуске и инвентаризации товаров, ведении складского учета;
Статья: Кадровые приказы: классификация, особенности и другие тонкости
(Федорова Е.)
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 12)При этом необходимо помнить, что регистрировать в одном потоке документы, имеющие разные сроки хранения, нельзя. Поэтому приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпуске для сотрудников, занятых на вредных или опасных работах, будут идти "отдельным потоком". Нумерация приказов на отпуска по рабочим местам с 1-м или 2-м классом условий, номера приказов на командировки, по которым срок хранения - пять лет, будут отличаться от тех, которые мы упомянули выше.
(Федорова Е.)
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 12)При этом необходимо помнить, что регистрировать в одном потоке документы, имеющие разные сроки хранения, нельзя. Поэтому приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпуске для сотрудников, занятых на вредных или опасных работах, будут идти "отдельным потоком". Нумерация приказов на отпуска по рабочим местам с 1-м или 2-м классом условий, номера приказов на командировки, по которым срок хранения - пять лет, будут отличаться от тех, которые мы упомянули выше.