Сейф для хранения трудовых книжек
Подборка наиболее важных документов по запросу Сейф для хранения трудовых книжек (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2024 N 04АП-6304/2023 по делу N А19-20107/2022
Требование: О признании недействительным решения о привлечении к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Работники рабочих специальностей до трудоустройства в подрядные организации работали в прежней управляющей компании ООО "ПКК" (ИНН 3805113362). При переходе на новые места работы должностные обязанности работников и территориальные места осуществления работ не изменялись. Причину перевода руководство не поясняло, трудовые книжки при переходе не выдавались и хранились в одном сейфе у специалиста отдела кадров ООО "Арт-ДК". Всем работникам выдавали униформу зелено-красного цвета. Часть свидетелей не помнит, что получали доход в период 2012-2017гг. от организаций, подконтрольных ООО "ПКК", которые представляли в отношении них справки по форме 2-НДФЛ.
Требование: О признании недействительным решения о привлечении к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Работники рабочих специальностей до трудоустройства в подрядные организации работали в прежней управляющей компании ООО "ПКК" (ИНН 3805113362). При переходе на новые места работы должностные обязанности работников и территориальные места осуществления работ не изменялись. Причину перевода руководство не поясняло, трудовые книжки при переходе не выдавались и хранились в одном сейфе у специалиста отдела кадров ООО "Арт-ДК". Всем работникам выдавали униформу зелено-красного цвета. Часть свидетелей не помнит, что получали доход в период 2012-2017гг. от организаций, подконтрольных ООО "ПКК", которые представляли в отношении них справки по форме 2-НДФЛ.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: В организации не по вине работодателя случился пожар, в результате которого сгорели трудовые книжки, так как не хранились в несгораемом сейфе. Может ли работник взыскать с работодателя материальный и моральный вред, если для восстановления стажа ему пришлось обращаться в суд?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2025)Вопрос: В организации не по вине работодателя случился пожар, в результате которого сгорели трудовые книжки, так как не хранились в несгораемом сейфе.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2025)Вопрос: В организации не по вине работодателя случился пожар, в результате которого сгорели трудовые книжки, так как не хранились в несгораемом сейфе.
Типовая ситуация: Трудовые книжки: учет, хранение, выдача
(Издательство "Главная книга", 2025)Назначьте ответственного за ведение и хранение книжек. Их получение и выдачу отражайте в книге учета движения трудовых книжек, а бланки книжек учитывайте в приходно-расходной книге. Формы книг можете разработать сами, а можете использовать формы Минтруда. Хранить трудовые книжки лучше в сейфе (п. п. 39, 40, 42 Порядка ведения трудовых книжек).
(Издательство "Главная книга", 2025)Назначьте ответственного за ведение и хранение книжек. Их получение и выдачу отражайте в книге учета движения трудовых книжек, а бланки книжек учитывайте в приходно-расходной книге. Формы книг можете разработать сами, а можете использовать формы Минтруда. Хранить трудовые книжки лучше в сейфе (п. п. 39, 40, 42 Порядка ведения трудовых книжек).
Нормативные акты
Приказ ФФОМС от 19.08.2008 N 180
(ред. от 23.03.2009)
"Об утверждении Положения о защите персональных данных работников Федерального фонда обязательного медицинского страхования"
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 10.09.2008 N 12257)3.7. Трудовые книжки работников ФОМС хранятся в сейфе в Управлении кадровой политики, доступ к которому имеют только директор ФОМС, начальник Управления кадровой политики, заместитель начальника Управления кадровой политики - начальник отдела по работе с персоналом, специалист отдела по работе с персоналом, отвечающий за ведение трудовых книжек. Хранение трудовых книжек работников осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (Собрание законодательства РФ, 2003, N 16, ст. 1539).
(ред. от 23.03.2009)
"Об утверждении Положения о защите персональных данных работников Федерального фонда обязательного медицинского страхования"
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 10.09.2008 N 12257)3.7. Трудовые книжки работников ФОМС хранятся в сейфе в Управлении кадровой политики, доступ к которому имеют только директор ФОМС, начальник Управления кадровой политики, заместитель начальника Управления кадровой политики - начальник отдела по работе с персоналом, специалист отдела по работе с персоналом, отвечающий за ведение трудовых книжек. Хранение трудовых книжек работников осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (Собрание законодательства РФ, 2003, N 16, ст. 1539).
Приказ ФТС России от 30.12.2015 N 2692
"Об утверждении Инструкции о порядке изъятия, хранения, учета, передачи и уничтожения предметов и документов по уголовным делам и материалам проверок сообщений о преступлениях в таможенных органах Российской Федерации"15. Запрещается хранить вещественные доказательства в непредназначенных для этого помещениях таможенного органа, в том числе в служебных кабинетах, служебных сейфах, шкафах и иных хранилищах, за исключением случаев, указанных в пунктах 16 - 18, абзаце первом пункта 30 Инструкции.
"Об утверждении Инструкции о порядке изъятия, хранения, учета, передачи и уничтожения предметов и документов по уголовным делам и материалам проверок сообщений о преступлениях в таможенных органах Российской Федерации"15. Запрещается хранить вещественные доказательства в непредназначенных для этого помещениях таможенного органа, в том числе в служебных кабинетах, служебных сейфах, шкафах и иных хранилищах, за исключением случаев, указанных в пунктах 16 - 18, абзаце первом пункта 30 Инструкции.
Статья: Порядок заверения копии трудовой книжки
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 11)Обратите внимание: если копия документа будет впоследствии передана в другую организацию, то при заверении потребуется указать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Для этого достаточно будет фразы: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Ромашка".
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 11)Обратите внимание: если копия документа будет впоследствии передана в другую организацию, то при заверении потребуется указать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Для этого достаточно будет фразы: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Ромашка".
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка - это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу "Работает по настоящее время". В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Терем".
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка - это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу "Работает по настоящее время". В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Терем".
Вопрос: Распространяются ли требования ГОСТ Р 7.0.97-2025 на заверение копий трудовых книжек?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, если организации хранят трудовые книжки не в номенклатурных делах, а обособленно, то, с учетом рекомендательного характера требований ГОСТ, по нашему мнению, номер дела и год указывать не требуется. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Организация".
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, если организации хранят трудовые книжки не в номенклатурных делах, а обособленно, то, с учетом рекомендательного характера требований ГОСТ, по нашему мнению, номер дела и год указывать не требуется. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Организация".
Статья: Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 2)- работодателю спокойнее хранить "настоящую" трудовую книжку в своем сейфе.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 2)- работодателю спокойнее хранить "настоящую" трудовую книжку в своем сейфе.
Типовая ситуация: Как хранить трудовые книжки (для бюджетной организации)
(Издательство "Главная книга", 2025)Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться как документы строгой отчетности. Считаем, что их следует хранить в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях учреждения, позволяющих обеспечить их сохранность. Так же рекомендуем хранить трудовые книжки и вкладыши в них. За ведение, хранение, учет и выдачу этих документов отвечает работник, назначенный приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он по заявке получает чистые бланки трудовых книжек (вкладышей) от ответственного за их хранение (п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(Издательство "Главная книга", 2025)Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться как документы строгой отчетности. Считаем, что их следует хранить в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях учреждения, позволяющих обеспечить их сохранность. Так же рекомендуем хранить трудовые книжки и вкладыши в них. За ведение, хранение, учет и выдачу этих документов отвечает работник, назначенный приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он по заявке получает чистые бланки трудовых книжек (вкладышей) от ответственного за их хранение (п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Статья: Прием и передача дел в коммерческих организациях при увольнении работника
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 9)Все дополнения к акту оформляют в виде приложений. Например, при передаче дел между кадровыми работниками в акте пишут количество переданных трудовых книжек, вкладышей в них и указывают, что их точный перечень определен в прилагаемом к акту реестре (приложении N 1). В реестре же уже указывают серии, номера каждой трудовой книжки, вкладыша, фамилии, имена, отчества владельцев книжек. Если в сейфе работодателя хранится трудовая книжка уволенного работника, то можно сделать примечание, объяснить, почему книжка не востребована.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 9)Все дополнения к акту оформляют в виде приложений. Например, при передаче дел между кадровыми работниками в акте пишут количество переданных трудовых книжек, вкладышей в них и указывают, что их точный перечень определен в прилагаемом к акту реестре (приложении N 1). В реестре же уже указывают серии, номера каждой трудовой книжки, вкладыша, фамилии, имена, отчества владельцев книжек. Если в сейфе работодателя хранится трудовая книжка уволенного работника, то можно сделать примечание, объяснить, почему книжка не востребована.
"Контроль и ревизия в бюджетных учреждениях: Учебное пособие"
(2-е издание, переработанное)
(Маслова Т.С.)
("Магистр", "ИНФРА-М", 2023)В. Трудовые книжки (фактическое наличие)
(2-е издание, переработанное)
(Маслова Т.С.)
("Магистр", "ИНФРА-М", 2023)В. Трудовые книжки (фактическое наличие)
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, доступ к которому имеют только генеральный директор Общества, заместитель генерального директора Общества, сотрудники отдела кадров Общества и (или) уполномоченный генеральным директором работник Общества, в обязанности которого вменено ведение трудовых книжек работников Общества (при условии, что Общество продолжает их вести для работников, выбравших этот вариант отражения сведений о своей трудовой деятельности).
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, доступ к которому имеют только генеральный директор Общества, заместитель генерального директора Общества, сотрудники отдела кадров Общества и (или) уполномоченный генеральным директором работник Общества, в обязанности которого вменено ведение трудовых книжек работников Общества (при условии, что Общество продолжает их вести для работников, выбравших этот вариант отражения сведений о своей трудовой деятельности).
Статья: Выдача трудовой книжки и СТД-Р при переходе работника в другую бизнес-единицу одной компании
(Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 8)Интересное наблюдение: все чаще на практике приходится сталкиваться с тем, что при переходе из одной организации в другую в рамках одной компании работник вовсе не "встречается" со своей трудовой книжкой либо не получает сведения о трудовой деятельности (когда трудовая книжка ему не ведется). Иной раз трудовые книжки работников всех бизнес-единиц хранятся в одном сейфе у одного кадровика, обслуживающего все структуры компании, и при внутренних перестановках вынимаются кадровым специалистом только для внесения записей. Работник даже не берет трудовую книжку в руки и за получение и возвращение ее работодателю нигде не расписывается.
(Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 8)Интересное наблюдение: все чаще на практике приходится сталкиваться с тем, что при переходе из одной организации в другую в рамках одной компании работник вовсе не "встречается" со своей трудовой книжкой либо не получает сведения о трудовой деятельности (когда трудовая книжка ему не ведется). Иной раз трудовые книжки работников всех бизнес-единиц хранятся в одном сейфе у одного кадровика, обслуживающего все структуры компании, и при внутренних перестановках вынимаются кадровым специалистом только для внесения записей. Работник даже не берет трудовую книжку в руки и за получение и возвращение ее работодателю нигде не расписывается.
Типовая ситуация: Кадровое делопроизводство: основные правила и обязательные документы
(Издательство "Главная книга", 2025)6.1. Трудовые книжки и другие кадровые документы хранятся в сейфе отдела кадров.
(Издательство "Главная книга", 2025)6.1. Трудовые книжки и другие кадровые документы хранятся в сейфе отдела кадров.