Правила ведения архива в суде
Подборка наиболее важных документов по запросу Правила ведения архива в суде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиция ВС РФ: Копия доверенности представителя федерального органа исполнительной власти на обжалование судебного акта заверяется в соответствии с требованиями ГОСТов
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФ Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 20.06.2012)
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФ Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 20.06.2012)
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Судопроизводство по административным делам о признании информационных материалов экстремистскими (в контексте новаций судебного делопроизводства)
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
Статья: Архивы судов в условиях цифровой трансформации
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3)СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов <19>, т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции <20> данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 3)СХЭД суда как государственного органа, согласно п. 1.5 Требований 2020 г., должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных их СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению, а также до их передачи на государственное хранение. При этом основным требованием сегодняшнего дня является обеспечение интеграции СЭД и СХЭД, т.е. материалы судебных дел, нарядов, журналов, картотек должны быть доступны для организации их архивного хранения, при условии поддержания аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Пункт 2.3 Требований 2020 г. также предусматривает, что метаданные о документах должны сохраняться при их передаче из СЭД в СХЭД (т.е. при администрировании внутри суда), а затем - из СХЭД в государственный архив. При этом в СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной цифровой подписи (п. 2.9 Требований 2020 г.). Одним из обязательных условий является также поддержка СЭД суда осуществления экспертизы ценности документов <19>, т.е. отбор дел, документов в соответствии с их сроками хранения; формирование описей дел в структурных подразделениях, а также актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализацию копии текстового электронного документа в формате PDF/A и т.д. Однако в настоящее время суды общей юрисдикции не обязаны формировать судебные дела в электронном виде. На основании п. 1.8 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции <20> данная операция осуществляется при наличии технической возможности. В то же время рассматриваемая Инструкция, введенная в действие в 2019 г. и устанавливающая порядок ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции, в некоторой своей части ориентирована на СЭД и СХЭД. К новациям, исходя из принципа добровольности их применения в условиях необходимой технической оснащенности, относятся: формирование электронной описи дел, с учетом системы "фильтров" (п. 3.21), экспертиза электронных документов (п. 4.14), подготовка электронных дел к архивному хранению (п. 5.9 - 5.13), прием-передача электронных документов в архив суда (п. 7.5.1 - 7.6), автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (п. 8.4), передача электронных документов в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети (п. 13.5). Переход к обязательной цифровизации при формировании судебных дел (материалов) в судах общей юрисдикции в ходе судопроизводства станет фундаментальной основой для прогресса в архивном деле.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"39.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Правилами работы архивов арбитражных судов, утверждаемыми приказом ВАС РФ.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"39.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Правилами работы архивов арбитражных судов, утверждаемыми приказом ВАС РФ.
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией <10>, а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией <10>, а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
Статья: Сравнительно-правовой анализ права наследования по завещанию в Российской Федерации и некоторых иностранных государствах (Германия, Франция)
(Мадыгина О.А., Лихачева С.Н.)
("Нотариус", 2023, N 3)Конверт вскрывается лишь в случае смерти завещателя в присутствии двух свидетелей и лиц, входящих в группу наследников, о чем составляется протокол, а подлинный текст завещания остается на хранение в архиве суда.
(Мадыгина О.А., Лихачева С.Н.)
("Нотариус", 2023, N 3)Конверт вскрывается лишь в случае смерти завещателя в присутствии двух свидетелей и лиц, входящих в группу наследников, о чем составляется протокол, а подлинный текст завещания остается на хранение в архиве суда.
Статья: Организация работы архива в районном суде
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)В изложенных выше определениях понятие "архивное дело" употребляется в смысле деятельности, то есть в широком смысле, в то время как в основном ведомственном нормативном документе Судебного департамента об организации работы архива (п. 1.2 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. N 56 (далее - Инструкция N 56)) архивное дело понимается в узком смысле, а именно как архивный документ, то есть оформленное в соответствии с установленными требованиями дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме <3>.
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)В изложенных выше определениях понятие "архивное дело" употребляется в смысле деятельности, то есть в широком смысле, в то время как в основном ведомственном нормативном документе Судебного департамента об организации работы архива (п. 1.2 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. N 56 (далее - Инструкция N 56)) архивное дело понимается в узком смысле, а именно как архивный документ, то есть оформленное в соответствии с установленными требованиями дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме <3>.
Статья: Выдача копий судебных документов
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Специалист судебного состава или специалист архива (в зависимости от того, где находится дело, из материалов которого необходимо изготовить копии) подготавливает копии требуемых документов, оформляет их в соответствии с требованиями п. 10.2 Инструкции и заверяет их своей подписью.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Специалист судебного состава или специалист архива (в зависимости от того, где находится дело, из материалов которого необходимо изготовить копии) подготавливает копии требуемых документов, оформляет их в соответствии с требованиями п. 10.2 Инструкции и заверяет их своей подписью.
Вопрос: Подрядчик обратился в арбитражный суд с заявлением о включении в реестр требований кредиторов должника неотработанного аванса в рамках дела о банкротстве. Работы выполнены субподрядчиком, подрядчик их не принял из-за отсутствия виз третьих лиц. Может ли он требовать возврата аванса, если результат работ использован?
(Консультация эксперта, 2025)В рассматриваемом случае подрядчик ссылался на неотработанный аванс. Однако, если субподрядчик передал полную исполнительную документацию, выполнил работы и результат был принят в архив, использован заказчиком, а возражения касались только формального оформления, отказ от приемки неправомерен, а требование о возврате аванса необоснованно.
(Консультация эксперта, 2025)В рассматриваемом случае подрядчик ссылался на неотработанный аванс. Однако, если субподрядчик передал полную исполнительную документацию, выполнил работы и результат был принят в архив, использован заказчиком, а возражения касались только формального оформления, отказ от приемки неправомерен, а требование о возврате аванса необоснованно.