Подлинник трудовой книжки хранится
Подборка наиболее важных документов по запросу Подлинник трудовой книжки хранится (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 26.01.2023 N 33-5807/2023 по делу N 2-2132/2022
Процессуальные вопросы: Об отказе в разъяснении апелляционного определения.Таким образом, описанная заявителем ситуация, при которой отсутствуют оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, не препятствует выдаче дубликата трудовой книжки в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 N 320н, а кроме того, не свидетельствует о наличии каких-либо неясностей, требующих разъяснения в апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 11 августа 2022 года.
Процессуальные вопросы: Об отказе в разъяснении апелляционного определения.Таким образом, описанная заявителем ситуация, при которой отсутствуют оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, не препятствует выдаче дубликата трудовой книжки в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 N 320н, а кроме того, не свидетельствует о наличии каких-либо неясностей, требующих разъяснения в апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 11 августа 2022 года.
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.07.2024 по делу N 88-11373/2024 (УИД 74RS0011-01-2023-000670-36)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: О взыскании платы за вынужденный прогул.
Обстоятельства: Истица ссылалась на то, что судебным актом установлен факт трудовых отношений между сторонами, в ее пользу взыскан заработок за время вынужденного прогула. Трудовые отношения между сторонами не прекращены, истица к работе не допускается, в связи с чем спорный период является вынужденным прогулом.
Решение: Отказано.Отменяя решение суда первой инстанции и принимая новое решение о частичном удовлетворении исковых требований, суд апелляционной инстанции исходил из того, что в оригинале трудовой книжки Б., оформленной 16 июля 1986 года, записи о работе у ИП Х. отсутствуют; запись об увольнении истца 24 ноября 2022 года по соглашению сторон на основании статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации в иной трудовой книжке не свидетельствует о прекращении трудовых отношений, поскольку она внесена ответчиком Х. в одностороннем порядке при отсутствии соглашения с работником о прекращении трудового договора и с нарушением Порядка ведения и хранения трудовых книжек (запись об увольнении не имеет ссылок на соответствующий приказ работодателя, в титульном листе имя истца "Инесса" указано с одной буквой с); из апелляционного определения судебной коллегии по гражданским делам Челябинского областного суда от 24 ноября 2022 года дата прекращения трудовых отношений между сторонами не установлена.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: О взыскании платы за вынужденный прогул.
Обстоятельства: Истица ссылалась на то, что судебным актом установлен факт трудовых отношений между сторонами, в ее пользу взыскан заработок за время вынужденного прогула. Трудовые отношения между сторонами не прекращены, истица к работе не допускается, в связи с чем спорный период является вынужденным прогулом.
Решение: Отказано.Отменяя решение суда первой инстанции и принимая новое решение о частичном удовлетворении исковых требований, суд апелляционной инстанции исходил из того, что в оригинале трудовой книжки Б., оформленной 16 июля 1986 года, записи о работе у ИП Х. отсутствуют; запись об увольнении истца 24 ноября 2022 года по соглашению сторон на основании статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации в иной трудовой книжке не свидетельствует о прекращении трудовых отношений, поскольку она внесена ответчиком Х. в одностороннем порядке при отсутствии соглашения с работником о прекращении трудового договора и с нарушением Порядка ведения и хранения трудовых книжек (запись об увольнении не имеет ссылок на соответствующий приказ работодателя, в титульном листе имя истца "Инесса" указано с одной буквой с); из апелляционного определения судебной коллегии по гражданским делам Челябинского областного суда от 24 ноября 2022 года дата прекращения трудовых отношений между сторонами не установлена.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Трудовые книжки: учет, хранение, выдача
(Издательство "Главная книга", 2025)На последней странице копии после последней записи укажите "Работает по настоящее время". На каждом листе должны быть надпись или штамп "Верно" или "Копия верна", указание на организацию, где хранится подлинник трудовой книжки, дата, должность, Ф.И.О. и подпись того, кто заверил документ, - руководителя организации или уполномоченного на то работника.
(Издательство "Главная книга", 2025)На последней странице копии после последней записи укажите "Работает по настоящее время". На каждом листе должны быть надпись или штамп "Верно" или "Копия верна", указание на организацию, где хранится подлинник трудовой книжки, дата, должность, Ф.И.О. и подпись того, кто заверил документ, - руководителя организации или уполномоченного на то работника.
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка - это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу "Работает по настоящее время". В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Терем".
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка - это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу "Работает по настоящее время". В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Терем".
Нормативные акты
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56
(ред. от 29.05.2024)
"Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции"6.8. Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 75 лет, после чего уничтожаются.
(ред. от 29.05.2024)
"Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции"6.8. Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 75 лет, после чего уничтожаются.
Приказ Ространснадзора от 05.02.2016 N СС-93фс
"О Порядке применения гербовой печати Федеральной службы по надзору в сфере транспорта"Правовое управление Ространснадзора является ответственным за организацию работы по хранению и использованию гербовой печати Ространснадзора, а также контролю за ее правильным применением. Гербовая печать хранится в несгораемом сейфе.
"О Порядке применения гербовой печати Федеральной службы по надзору в сфере транспорта"Правовое управление Ространснадзора является ответственным за организацию работы по хранению и использованию гербовой печати Ространснадзора, а также контролю за ее правильным применением. Гербовая печать хранится в несгораемом сейфе.
Статья: Споры об оформлении дубликата трудовой книжки после смены фамилии работника
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2025, N 3)Понятие "дубликат документа", приводимое в ГОСТах, применить к трудовым книжкам сложно, действующее законодательство изначально допускает отличие дубликата от подлинника. В дубликате появляется запись, которой не было в подлиннике, - согласно п. 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек "общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки". У работника могут отсутствовать документы о работе в некоторые периоды, соответственно, эти периоды работы не попадут в дубликат. Не получится воспроизвести информацию о награждениях у предыдущих работодателей (в дубликате отражаются сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку только по последнему месту работы, пп. "ж" п. 28 Порядка). В итоге оформленный дубликат трудовой книжки не будет "повторным экземпляром подлинника".
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2025, N 3)Понятие "дубликат документа", приводимое в ГОСТах, применить к трудовым книжкам сложно, действующее законодательство изначально допускает отличие дубликата от подлинника. В дубликате появляется запись, которой не было в подлиннике, - согласно п. 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек "общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки". У работника могут отсутствовать документы о работе в некоторые периоды, соответственно, эти периоды работы не попадут в дубликат. Не получится воспроизвести информацию о награждениях у предыдущих работодателей (в дубликате отражаются сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку только по последнему месту работы, пп. "ж" п. 28 Порядка). В итоге оформленный дубликат трудовой книжки не будет "повторным экземпляром подлинника".
Вопрос: О подтверждении страхового стажа при представлении работником при трудоустройстве двух трудовых книжек, одна из которых на хранение не передается.
(Письмо СФР от 17.08.2023 N 09-20/140554)Вопрос: Работник при трудоустройстве представил две трудовые книжки, выбрал при этом одну из них для ведения, а вторую попросил учесть при исчислении страхового стажа. Периоды работы в книжках не пересекаются. Может ли работодатель рассчитать страховой стаж для пособий с учетом информации из обеих трудовых книжек без предъявления работником дополнительных подтверждающих стаж документов? Нужно ли работодателю на случай проверки обеспечить подтверждение всех учтенных им периодов и как, если оригинал второй книжки работник на хранение не передает?
(Письмо СФР от 17.08.2023 N 09-20/140554)Вопрос: Работник при трудоустройстве представил две трудовые книжки, выбрал при этом одну из них для ведения, а вторую попросил учесть при исчислении страхового стажа. Периоды работы в книжках не пересекаются. Может ли работодатель рассчитать страховой стаж для пособий с учетом информации из обеих трудовых книжек без предъявления работником дополнительных подтверждающих стаж документов? Нужно ли работодателю на случай проверки обеспечить подтверждение всех учтенных им периодов и как, если оригинал второй книжки работник на хранение не передает?
Вопрос: Как заверяются кадровые документы?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Челябинской обл., 2025)Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Челябинской обл., 2025)Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
Статья: Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Как аннулировать запись о том, что был выдан дубликат вкладыша трудовой книжки? Сотрудник долго не мог устроиться на работу; чтобы благополучно выглядеть перед работодателем, он купил второй вкладыш в ТК. В отделе кадров на предыдущей работе заявил, что потерял вкладыш и нужно восстановить записи. Внесли запись об увольнении и соответственно написали: "выдан дубликат вкладыша номер такой-то". Человек после этого сделал запись по знакомству о том, что якобы работает (в оригинале вкладыша, естественно, другие записи с перерывами, в зависимости от мест работ, где задерживался недолго). В тот же период времени обращался в центр занятости и вставал на учет. Потом понял, что совершил глупость с созданием дубликата вкладыша, ведь, возможно, придется обращаться в центр занятости и вся ситуация "всплывет" наружу. Решено было оставить оригинал вкладыша, а дубликат выбросить во избежание проблем. Проблема - на трудовой книжке есть запись о выдаче вкладыша с номером таким-то и о выдаче дубликата с номером таким-то. Как правильно аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша? Просто зачеркнуть, наверное, нельзя?
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Как аннулировать запись о том, что был выдан дубликат вкладыша трудовой книжки? Сотрудник долго не мог устроиться на работу; чтобы благополучно выглядеть перед работодателем, он купил второй вкладыш в ТК. В отделе кадров на предыдущей работе заявил, что потерял вкладыш и нужно восстановить записи. Внесли запись об увольнении и соответственно написали: "выдан дубликат вкладыша номер такой-то". Человек после этого сделал запись по знакомству о том, что якобы работает (в оригинале вкладыша, естественно, другие записи с перерывами, в зависимости от мест работ, где задерживался недолго). В тот же период времени обращался в центр занятости и вставал на учет. Потом понял, что совершил глупость с созданием дубликата вкладыша, ведь, возможно, придется обращаться в центр занятости и вся ситуация "всплывет" наружу. Решено было оставить оригинал вкладыша, а дубликат выбросить во избежание проблем. Проблема - на трудовой книжке есть запись о выдаче вкладыша с номером таким-то и о выдаче дубликата с номером таким-то. Как правильно аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша? Просто зачеркнуть, наверное, нельзя?
Статья: Увольнение: важные нюансы
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Работодателям нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Работодателям нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Если работнику отправляется уникальный документ (например, трудовая книжка) или несколько документов, то лучше составить сопроводительное письмо. К своему экземпляру письма и будут "подколоты" опись и уведомление.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Если работнику отправляется уникальный документ (например, трудовая книжка) или несколько документов, то лучше составить сопроводительное письмо. К своему экземпляру письма и будут "подколоты" опись и уведомление.
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Еще один вариант - хранение почтовых документов (оригиналы уведомления о вручении и описи вложений, а также копии квитанции об отправке) в личном деле работника, если работодатель его ведет. Главное, чтобы все эти документы при необходимости можно было легко найти.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Еще один вариант - хранение почтовых документов (оригиналы уведомления о вручении и описи вложений, а также копии квитанции об отправке) в личном деле работника, если работодатель его ведет. Главное, чтобы все эти документы при необходимости можно было легко найти.
Вопрос: Распространяются ли требования ГОСТ Р 7.0.97-2025 на заверение копий трудовых книжек?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, если организации хранят трудовые книжки не в номенклатурных делах, а обособленно, то, с учетом рекомендательного характера требований ГОСТ, по нашему мнению, номер дела и год указывать не требуется. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Организация".
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, если организации хранят трудовые книжки не в номенклатурных делах, а обособленно, то, с учетом рекомендательного характера требований ГОСТ, по нашему мнению, номер дела и год указывать не требуется. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Организация".
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить у себя оригинал формы СТД-Р, предъявленный работником при приеме на работу, и в течение какого срока?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Действующим законодательством также не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Действующим законодательством также не урегулирован вопрос о необходимости хранения работодателем оригинала формы СТД-Р, предъявленного работником при приеме на работу. Законодательство не обязывает работодателя хранить эти сведения, равно как и не запрещает. По нашему мнению, работодателям необходимо самостоятельно определить - вернуть работнику оригинал формы СТД-Р или оставить его у себя. Таким образом, обязанность хранить у себя оригинал формы СТД-Р для работодателей законом не предусмотрена. Однако в целях подтверждения того, что работник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки, а также в целях избежания вопросов со стороны контролирующих органов предлагаем работодателю хранить оригинал формы СТД-Р у себя, как и другие кадровые документы (например, в личном деле работника).
"Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации"
(постатейный)
(6-е издание)
(под ред. О.А. Шевченко)
("Проспект", 2022)Комментируемая статья внедряет электронный документооборот в сферу трудовых отношений посредством работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Таким образом работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе.
(постатейный)
(6-е издание)
(под ред. О.А. Шевченко)
("Проспект", 2022)Комментируемая статья внедряет электронный документооборот в сферу трудовых отношений посредством работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Таким образом работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе.