Нормы хранения архивных документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Нормы хранения архивных документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Вы обязаны обеспечить сохранность кадровых документов (как на бумажных носителях, так и электронных) в течение установленного срока хранения. Конкретный порядок текущего хранения кадровых документов можете прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 22, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле). Условно правила текущего хранения кадровых документов можно разделить на общие и специальные.
(КонсультантПлюс, 2026)Вы обязаны обеспечить сохранность кадровых документов (как на бумажных носителях, так и электронных) в течение установленного срока хранения. Конкретный порядок текущего хранения кадровых документов можете прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 22, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле). Условно правила текущего хранения кадровых документов можно разделить на общие и специальные.
Тематический выпуск: Трудовые отношения: вопросы и ответы
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона".
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона".
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Корпоративное право: Хранение документов акционерного общества
(КонсультантПлюс, 2026)Применимые нормы: ст. 89 Закона об АО, п. 2 ст. 129 Закона о банкротстве, ч. 1 ст. 4, ч. 3 ст. 6, ч. 5 ст. 14, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 20, ч. 1, 10 ст. 23 Закона об архивном деле
(КонсультантПлюс, 2026)Применимые нормы: ст. 89 Закона об АО, п. 2 ст. 129 Закона о банкротстве, ч. 1 ст. 4, ч. 3 ст. 6, ч. 5 ст. 14, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 20, ч. 1, 10 ст. 23 Закона об архивном деле
Позиции судов по спорным вопросам. Корпоративное право: Хранение документов ООО
(КонсультантПлюс, 2026)...в силу прямого указания части 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ конкурсный управляющий обязан передать в архив на хранение документы по личному составу ликвидируемой негосударственной организации на основании договора. При этом ни данной нормой, ни положениями гражданского законодательства, Закона N 127-ФЗ и иных нормативных правовых актов не предусмотрен безвозмездный характер такого договора.
(КонсультантПлюс, 2026)...в силу прямого указания части 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ конкурсный управляющий обязан передать в архив на хранение документы по личному составу ликвидируемой негосударственной организации на основании договора. При этом ни данной нормой, ни положениями гражданского законодательства, Закона N 127-ФЗ и иных нормативных правовых актов не предусмотрен безвозмездный характер такого договора.
Нормативные акты
Решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11
<Об оставлении без удовлетворения заявления о признании недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые неподведомственны федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения>По мнению заявителей, действующее законодательство не содержит норм, согласно которым Минкультуры России вправе утверждать перечни архивных документов со сроками их хранения для коммерческих организаций, не контролируемых названным министерством, и возлагать какие-либо обязанности на такие организации, в том числе заявителей.
<Об оставлении без удовлетворения заявления о признании недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые неподведомственны федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения>По мнению заявителей, действующее законодательство не содержит норм, согласно которым Минкультуры России вправе утверждать перечни архивных документов со сроками их хранения для коммерческих организаций, не контролируемых названным министерством, и возлагать какие-либо обязанности на такие организации, в том числе заявителей.
Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11
<Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558>Заявитель полагает, что круг лиц, на которых может распространяться действие оспариваемого Приказа Минкультуры, не включает организации, не подведомственные по отношению к Министерству культуры Российской Федерации. По мнению заявителя, действующее законодательство не содержит норм, согласно которым Министерство культуры Российской Федерации вправе утверждать перечни архивных документов со сроками их хранения для коммерческих организаций, не контролируемых названным министерством, и возлагать какие-либо обязанности на такие организации, в том числе заявителя.
<Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558>Заявитель полагает, что круг лиц, на которых может распространяться действие оспариваемого Приказа Минкультуры, не включает организации, не подведомственные по отношению к Министерству культуры Российской Федерации. По мнению заявителя, действующее законодательство не содержит норм, согласно которым Министерство культуры Российской Федерации вправе утверждать перечни архивных документов со сроками их хранения для коммерческих организаций, не контролируемых названным министерством, и возлагать какие-либо обязанности на такие организации, в том числе заявителя.
Путеводитель по налогам. Практическое пособие по налоговым проверкамВ ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ определено, что первичные учетные документы и другие названные в этой норме документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Так, Приказами Росархива от 20.12.2019 N N 236, 237 утверждены Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкция по его применению соответственно.
Статья: Роль вузовского архива в сохранении университетской памяти (историко-биографический очерк об архиве Уральского государственного юридического университета)
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)В настоящее время в России действует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Для вузов при этом определяющее значение имеет Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании". Существенным для работы архивов является подзаконное регулирование. Кроме того, и для архива, и для музея в университете разработаны локальные акты. Все архивные учреждения, в том числе университетский архив, должны учитывать нормы Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". В целом, полагаем, сложившаяся система управления архивами соответствует моделям, существующим в развитых странах. Федеральный центр сохраняет за собой функции установления единых правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и контроля над их соблюдением, а также управления федеральными архивными учреждениями, благодаря чему обеспечиваются методическое единообразие и единство информационного пространства архивной системы.
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)В настоящее время в России действует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Для вузов при этом определяющее значение имеет Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании". Существенным для работы архивов является подзаконное регулирование. Кроме того, и для архива, и для музея в университете разработаны локальные акты. Все архивные учреждения, в том числе университетский архив, должны учитывать нормы Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". В целом, полагаем, сложившаяся система управления архивами соответствует моделям, существующим в развитых странах. Федеральный центр сохраняет за собой функции установления единых правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и контроля над их соблюдением, а также управления федеральными архивными учреждениями, благодаря чему обеспечиваются методическое единообразие и единство информационного пространства архивной системы.
"Комментарий к Федеральному закону от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
(постатейный)
(Чурилов А.Ю.)
("Юстицинформ", 2024)Для унификации основных положений инструкций по делопроизводству среди всех органов публичной власти Росархивом утверждена Примерная инструкция по делопроизводству - Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях". Кроме того, Приказом Росархива от 25.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления" утверждены Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству. Цифровизация документооборота регулируется Приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов".
(постатейный)
(Чурилов А.Ю.)
("Юстицинформ", 2024)Для унификации основных положений инструкций по делопроизводству среди всех органов публичной власти Росархивом утверждена Примерная инструкция по делопроизводству - Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях". Кроме того, Приказом Росархива от 25.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления" утверждены Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству. Цифровизация документооборота регулируется Приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов".
Статья: Как группировать приказы в дела?
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 3)Такие приказы упоминались в разное время в нормативных актах, устанавливавших сроки хранения.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 3)Такие приказы упоминались в разное время в нормативных актах, устанавливавших сроки хранения.
Статья: Обзор правовых позиций в определениях Конституционного Суда России
(Афанасьев С.)
("Сравнительное конституционное обозрение", 2022, N 4)- фактически лишают родственников незаконно репрессированных и впоследствии реабилитированных граждан эффективной возможности установления фактов смерти указанных граждан в определенную дату и при определенных обстоятельствах - в результате немедленного расстрела в день вынесения приговора (а не от естественных причин в вымышленный день) - в судебном порядке при отказе органов, осуществляющих архивное хранение дел, связанных с репрессиями, предоставить гражданину и суду соответствующие документы.
(Афанасьев С.)
("Сравнительное конституционное обозрение", 2022, N 4)- фактически лишают родственников незаконно репрессированных и впоследствии реабилитированных граждан эффективной возможности установления фактов смерти указанных граждан в определенную дату и при определенных обстоятельствах - в результате немедленного расстрела в день вынесения приговора (а не от естественных причин в вымышленный день) - в судебном порядке при отказе органов, осуществляющих архивное хранение дел, связанных с репрессиями, предоставить гражданину и суду соответствующие документы.
Статья: О сроках хранения документов в нормативных правовых актах
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)Данная практика отражена и в архивном законодательстве. Согласно части 1 статьи 21.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ "Об архивном деле") сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни).
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)Данная практика отражена и в архивном законодательстве. Согласно части 1 статьи 21.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ "Об архивном деле") сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни).
Вопрос: ООО направило в АО коммерческое предложение о заключении договора поставки товара. АО ответило отказом в заключении договора. Сколько лет ООО должно хранить непринятое коммерческое предложение (оферту)?
(Консультация эксперта, 2025)Сроки хранения документов регламентированы несколькими нормативными правовыми актами. Среди них, в частности, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236), Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142.
(Консультация эксперта, 2025)Сроки хранения документов регламентированы несколькими нормативными правовыми актами. Среди них, в частности, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236), Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142.
Вопрос: Уволенный работник спустя некоторое время снова принимается на работу в ту же организацию. Необходимо ли на него оформить новое личное дело, или можно продолжить вести его старое личное дело?
(Консультация эксперта, 2026)Это влечет за собой необходимость оформления полного пакета документов, как при первичном приеме. Личное дело является совокупностью документов, касающихся конкретного работника (пп. "ж" п. 49 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, 2026)Это влечет за собой необходимость оформления полного пакета документов, как при первичном приеме. Личное дело является совокупностью документов, касающихся конкретного работника (пп. "ж" п. 49 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
"Комментарий к Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Исходя из этого в Определении СКЭС ВС России от 2 февраля 2016 г. N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014 <297> отмечено, что по смыслу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 <298>, и положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" организация обязана их хранить самостоятельно постоянно или передать на хранение в архив документы, определенные данным Перечнем; при этом, в случае ликвидации юридического лица, его документы не подлежат уничтожению безусловно. Кстати говоря, в этом же Определении указано, что исходя из буквального толкования норм ч. 1 комментируемой статьи и приведенного выше п. 1 ст. 17 Закона 1996 г. о бухгалтерском учете срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Исходя из этого в Определении СКЭС ВС России от 2 февраля 2016 г. N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014 <297> отмечено, что по смыслу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 <298>, и положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" организация обязана их хранить самостоятельно постоянно или передать на хранение в архив документы, определенные данным Перечнем; при этом, в случае ликвидации юридического лица, его документы не подлежат уничтожению безусловно. Кстати говоря, в этом же Определении указано, что исходя из буквального толкования норм ч. 1 комментируемой статьи и приведенного выше п. 1 ст. 17 Закона 1996 г. о бухгалтерском учете срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
Вопрос: Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, п. 2 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77)).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, п. 2 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77)).