Можно ли в отделе кадров хранить копию паспорта
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли в отделе кадров хранить копию паспорта (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Форма: Положение о контроле расходов на страхование сотрудников организации
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)3.15. При изменении адреса проживания, контактного телефона, а также паспортных данных сотрудник Организации обязан уведомить об этом сотрудника отдела по работе с персоналом для дальнейшей передачи измененных сведений в страховую компанию. Также сотрудником должны быть представлены копии документов, подтверждающих указанные изменения.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)3.15. При изменении адреса проживания, контактного телефона, а также паспортных данных сотрудник Организации обязан уведомить об этом сотрудника отдела по работе с персоналом для дальнейшей передачи измененных сведений в страховую компанию. Также сотрудником должны быть представлены копии документов, подтверждающих указанные изменения.
Форма: Положение о защите персональных данных работников организации (образец заполнения)
("Оформление трудовых отношений: образцы документов, комментарии и разъяснения" (выпуск 1), "Редакция "Российской газеты", 2016)- в случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника (фамилии, имени, отчества, адреса, паспортных данных, сведений об образовании, состоянии здоровья (при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором) и т.п.), сообщать об этом работникам отдела кадров Общества в течение пяти рабочих дней с даты этих изменений. В этом случае работник обязан предъявить подлинный экземпляр документа с измененными сведениями, с которого в отделе кадров будет снята копия, хранение которой будет осуществляться в соответствии с настоящим положением.
("Оформление трудовых отношений: образцы документов, комментарии и разъяснения" (выпуск 1), "Редакция "Российской газеты", 2016)- в случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника (фамилии, имени, отчества, адреса, паспортных данных, сведений об образовании, состоянии здоровья (при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором) и т.п.), сообщать об этом работникам отдела кадров Общества в течение пяти рабочих дней с даты этих изменений. В этом случае работник обязан предъявить подлинный экземпляр документа с измененными сведениями, с которого в отделе кадров будет снята копия, хранение которой будет осуществляться в соответствии с настоящим положением.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Типичные ошибки оператора при обработке и обеспечении защиты персональных данных
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 2)4. Хранение лишних документов кадровой службой оператора. Обрабатываемые ПДн не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ), все остальные сканы и копии после использования следует уничтожить (в т.ч. в информационных системах) или вернуть работнику после того, как кадровики достигли цели, для которой они были нужны, например оформили личную карточку работника по форме Т-2. Избыточным Роскомнадзор считает хранение копии паспорта, документа с номером СНИЛС, диплома, свидетельства о заключении брака, рождении детей и т.д.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 2)4. Хранение лишних документов кадровой службой оператора. Обрабатываемые ПДн не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ), все остальные сканы и копии после использования следует уничтожить (в т.ч. в информационных системах) или вернуть работнику после того, как кадровики достигли цели, для которой они были нужны, например оформили личную карточку работника по форме Т-2. Избыточным Роскомнадзор считает хранение копии паспорта, документа с номером СНИЛС, диплома, свидетельства о заключении брака, рождении детей и т.д.
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2025)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Нормативные акты
Приказ ФАДН России от 28.04.2025 N 79
"Об учреждении ведомственных наград Федерального агентства по делам национальностей"
(вместе с "Положением о Почетной грамоте Федерального агентства по делам национальностей", "Положением о Благодарности руководителя Федерального агентства по делам национальностей")
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2025 N 82479)г) копию паспорта гражданина Российской Федерации;
"Об учреждении ведомственных наград Федерального агентства по делам национальностей"
(вместе с "Положением о Почетной грамоте Федерального агентства по делам национальностей", "Положением о Благодарности руководителя Федерального агентства по делам национальностей")
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2025 N 82479)г) копию паспорта гражданина Российской Федерации;