Минимальный срок хранения первичных документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Минимальный срок хранения первичных документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 02.02.2016 N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014
Требование: Об обязании передать документы общества.
Обстоятельства: Истцом указано, что ответчик исполнял обязанности директора общества и после освобождения от должности директора не передал вновь избранному единоличному органу полученные по акту приема-передачи документы общества.
Решение: Требование удовлетворено частично, поскольку выводы судов апелляционной и кассационной инстанций о том, что документы, относящиеся к спорным периодам документации, не представляют ценности для общества по причине истечения сроков их хранения, противоречат требованиям законодательства.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Требование: Об обязании передать документы общества.
Обстоятельства: Истцом указано, что ответчик исполнял обязанности директора общества и после освобождения от должности директора не передал вновь избранному единоличному органу полученные по акту приема-передачи документы общества.
Решение: Требование удовлетворено частично, поскольку выводы судов апелляционной и кассационной инстанций о том, что документы, относящиеся к спорным периодам документации, не представляют ценности для общества по причине истечения сроков их хранения, противоречат требованиям законодательства.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Определение Верховного Суда РФ от 28.12.2015 N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об обязании передать по месту нахождения единоличного исполнительного органа документацию.
Решение: Дело передано в Судебную коллегию по экономическим спорам, поскольку заслуживает внимания довод заявителя о том, что, прекратив исполнять обязанности директора общества, ответчик был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным законодательством минимальных сроков ее хранения, отказ в обязании передать документацию нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об обязании передать по месту нахождения единоличного исполнительного органа документацию.
Решение: Дело передано в Судебную коллегию по экономическим спорам, поскольку заслуживает внимания довод заявителя о том, что, прекратив исполнять обязанности директора общества, ответчик был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным законодательством минимальных сроков ее хранения, отказ в обязании передать документацию нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Обратите внимание! Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум пять лет. Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в том числе авансовых отчетов, установлен срок хранения пять лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Обратите внимание! Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум пять лет. Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в том числе авансовых отчетов, установлен срок хранения пять лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
Нормативные акты
<Письмо> УМНС РФ по г. Москве от 03.12.1999 N 03-12/17713
<О вопросах бухгалтерской отчетности>При этом необходимо учитывать, что Федеральный закон "О бухгалтерском учете" регулирует отношения, возникающие в связи с организацией и ведением бухгалтерского учета, а Налоговый кодекс - отношения по установлению и взиманию налогов и сборов, т.е. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей, обозначенных Кодексом, а Законом "О бухгалтерском учете" - для целей обеспечения выполнения основных задач бухгалтерского учета, определенных вышеуказанным Законом.
<О вопросах бухгалтерской отчетности>При этом необходимо учитывать, что Федеральный закон "О бухгалтерском учете" регулирует отношения, возникающие в связи с организацией и ведением бухгалтерского учета, а Налоговый кодекс - отношения по установлению и взиманию налогов и сборов, т.е. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей, обозначенных Кодексом, а Законом "О бухгалтерском учете" - для целей обеспечения выполнения основных задач бухгалтерского учета, определенных вышеуказанным Законом.
<Письмо> УМНС РФ по г. Москве от 09.01.2001 N 03-12/426
<О сроках хранения бухгалтерской документации>Другими словами, названные нормативные акты регулируют различные правовые отношения. Налоговым кодексом РФ установлен минимальный срок хранения документов для целей налогообложения, а Федеральным законом "О бухгалтерском учете" - для целей бухгалтерского учета.
<О сроках хранения бухгалтерской документации>Другими словами, названные нормативные акты регулируют различные правовые отношения. Налоговым кодексом РФ установлен минимальный срок хранения документов для целей налогообложения, а Федеральным законом "О бухгалтерском учете" - для целей бухгалтерского учета.
Административная практика
Решение Московского областного УФАС России от 05.12.2022 по делу N 050/06/105-45002/2022
Обстоятельства: По мнению Заявителя, его права и законные интересы нарушены действиями Заказчика, ненадлежащим образом установившего положения извещения о проведении Аукциона, а именно: Заказчиком ненадлежащим образом установлено описание объекта закупки.
Решение: Признать жалобу необоснованной.- Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.
Обстоятельства: По мнению Заявителя, его права и законные интересы нарушены действиями Заказчика, ненадлежащим образом установившего положения извещения о проведении Аукциона, а именно: Заказчиком ненадлежащим образом установлено описание объекта закупки.
Решение: Признать жалобу необоснованной.- Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.
Тематический выпуск: Основные изменения в Налоговом кодексе РФ в 2022 году
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2022, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2022, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).
Статья: Сколько хранить документы
(Тьевар А.Ю.)
("Зарплата", 2011, N 12)Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
(Тьевар А.Ю.)
("Зарплата", 2011, N 12)Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
"Комментарий к Федеральному закону от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2011)Данная обязанность плательщиков страховых взносов закреплена по аналогии с тем, как в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Как видно, минимальный срок хранения соответствующих документов в п. 6 ч. 2 комментируемой статьи увеличен.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2011)Данная обязанность плательщиков страховых взносов закреплена по аналогии с тем, как в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Как видно, минимальный срок хранения соответствующих документов в п. 6 ч. 2 комментируемой статьи увеличен.
Вопрос: Какова ответственность за необеспечение сроков хранения бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам?
(Консультация эксперта, ФНС РФ, 2005)В соответствии с п. 13 Положения документы, оформленные на бланках, являются первичными учетными документами (кроме бланков, указанных в п. 6 данного Положения).
(Консультация эксперта, ФНС РФ, 2005)В соответствии с п. 13 Положения документы, оформленные на бланках, являются первичными учетными документами (кроме бланков, указанных в п. 6 данного Положения).
Тематический выпуск: Основные изменения в Налоговом кодексе РФ в 2021 году
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2021, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2021, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).
Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31497 <Какие реквизиты обязательны для первичных документов>
(Соколова Е.П.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2019, N 12)Обратите внимание: если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ).
(Соколова Е.П.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2019, N 12)Обратите внимание: если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ).
Вопрос: У ИП на УСН проводится выездная налоговая проверка за 2019 - 2021 гг., запрошены документы, в частности квитанции к сумке (при инкассации). Обязан ли ИП хранить такие квитанции и в течение какого срока? Должен ли он представить их по требованию налогового органа?
(Консультация эксперта, УФНС России по Тульской обл., 2022)При этом, как указал Конституционный Суд РФ в своем Определении от 26.10.2017 N 2463-О, НК РФ устанавливает минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Однако указанное законоположение не препятствует налогоплательщику обеспечивать сохранность таких документов в течение более длительного времени в случае, если он, в том числе исходя из специфики своей предпринимательской деятельности, осознает возможность получения дохода даже после ее завершения и полагает необходимым представление соответствующих документов при проведении мероприятий налогового контроля.
(Консультация эксперта, УФНС России по Тульской обл., 2022)При этом, как указал Конституционный Суд РФ в своем Определении от 26.10.2017 N 2463-О, НК РФ устанавливает минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Однако указанное законоположение не препятствует налогоплательщику обеспечивать сохранность таких документов в течение более длительного времени в случае, если он, в том числе исходя из специфики своей предпринимательской деятельности, осознает возможность получения дохода даже после ее завершения и полагает необходимым представление соответствующих документов при проведении мероприятий налогового контроля.
Тематический выпуск: Основные изменения в Налоговом кодексе РФ в 2019 году
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2019, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2019, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказ руководителя, акт инвентаризации задолженности и т.д.).
Статья: Новости от 25.08.2017
("Главная книга", 2017, N 17)Первичные учетные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить как минимум 4 года. Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности.
("Главная книга", 2017, N 17)Первичные учетные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить как минимум 4 года. Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности.
Статья: Командировочные расходы можно подтвердить электронным документом
("Практическая бухгалтерия", 2019, N 10)Законодательство обязует компании хранить первичные документы. Ответственность за их хранение и воспроизведение лежит на налогоплательщике (п. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
("Практическая бухгалтерия", 2019, N 10)Законодательство обязует компании хранить первичные документы. Ответственность за их хранение и воспроизведение лежит на налогоплательщике (п. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).