Минимальный срок хранения первичных документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Минимальный срок хранения первичных документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 02.02.2016 N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014
Требование: Об обязании передать документы общества.
Обстоятельства: Истцом указано, что ответчик исполнял обязанности директора общества и после освобождения от должности директора не передал вновь избранному единоличному органу полученные по акту приема-передачи документы общества.
Решение: Требование удовлетворено частично, поскольку выводы судов апелляционной и кассационной инстанций о том, что документы, относящиеся к спорным периодам документации, не представляют ценности для общества по причине истечения сроков их хранения, противоречат требованиям законодательства.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Требование: Об обязании передать документы общества.
Обстоятельства: Истцом указано, что ответчик исполнял обязанности директора общества и после освобождения от должности директора не передал вновь избранному единоличному органу полученные по акту приема-передачи документы общества.
Решение: Требование удовлетворено частично, поскольку выводы судов апелляционной и кассационной инстанций о том, что документы, относящиеся к спорным периодам документации, не представляют ценности для общества по причине истечения сроков их хранения, противоречат требованиям законодательства.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Определение Верховного Суда РФ от 28.12.2015 N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об обязании передать по месту нахождения единоличного исполнительного органа документацию.
Решение: Дело передано в Судебную коллегию по экономическим спорам, поскольку заслуживает внимания довод заявителя о том, что, прекратив исполнять обязанности директора общества, ответчик был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным законодательством минимальных сроков ее хранения, отказ в обязании передать документацию нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Требование: О пересмотре в кассационном порядке судебных актов по делу об обязании передать по месту нахождения единоличного исполнительного органа документацию.
Решение: Дело передано в Судебную коллегию по экономическим спорам, поскольку заслуживает внимания довод заявителя о том, что, прекратив исполнять обязанности директора общества, ответчик был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным законодательством минимальных сроков ее хранения, отказ в обязании передать документацию нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению.В кассационной жалобе общество "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ" ссылается на необоснованность выводов судов апелляционной и кассационной инстанций относительно отказа в удовлетворении требований об истребовании документов, относящихся к периоду ранее 2010 года, поскольку указание в статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимального 5-летнего срока, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, не лишает организацию права хранить такую документацию в течение более длительного времени. Прекратив исполнять обязанности директора общества "УНИСАМ-6 "КАРАВАЙ", Тюков П.А. был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным Федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ апелляционного суда в обязании Тюкова П.А. передать документацию в полном объеме нарушает право общества распоряжаться всей своей документацией по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т.д.) и, следовательно, судебные акты в оспариваемой части приняты судами апелляционной и кассационной инстанций с нарушением положений Федерального закона от 08.02.1995 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Также заявитель ссылается на то, что изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Новые правила отправки отчетности в ИФНС и документов работникам и партнерам
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Обратите внимание! Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум пять лет. Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в том числе авансовых отчетов, установлен срок хранения пять лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Обратите внимание! Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум пять лет. Для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов, в том числе авансовых отчетов, установлен срок хранения пять лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)). Свои правила есть и в Налоговом кодексе РФ. Так, если был перенос убытков на будущее, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ). Тогда срок хранения может составить до 10 лет.
Статья: Отправка документов работнику почтой
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 9)Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет <5>. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела - 50 лет <6>.
Нормативные акты
Решение Московского областного УФАС России от 05.12.2022 по делу N 050/06/105-45002/2022
Обстоятельства: По мнению Заявителя, его права и законные интересы нарушены действиями Заказчика, ненадлежащим образом установившего положения извещения о проведении Аукциона, а именно: Заказчиком ненадлежащим образом установлено описание объекта закупки.
Решение: Признать жалобу необоснованной.- Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.
Обстоятельства: По мнению Заявителя, его права и законные интересы нарушены действиями Заказчика, ненадлежащим образом установившего положения извещения о проведении Аукциона, а именно: Заказчиком ненадлежащим образом установлено описание объекта закупки.
Решение: Признать жалобу необоснованной.- Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.
<Письмо> УМНС РФ по г. Москве от 03.12.1999 N 03-12/17713
<О вопросах бухгалтерской отчетности>При этом необходимо учитывать, что Федеральный закон "О бухгалтерском учете" регулирует отношения, возникающие в связи с организацией и ведением бухгалтерского учета, а Налоговый кодекс - отношения по установлению и взиманию налогов и сборов, т.е. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей, обозначенных Кодексом, а Законом "О бухгалтерском учете" - для целей обеспечения выполнения основных задач бухгалтерского учета, определенных вышеуказанным Законом.
<О вопросах бухгалтерской отчетности>При этом необходимо учитывать, что Федеральный закон "О бухгалтерском учете" регулирует отношения, возникающие в связи с организацией и ведением бухгалтерского учета, а Налоговый кодекс - отношения по установлению и взиманию налогов и сборов, т.е. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей, обозначенных Кодексом, а Законом "О бухгалтерском учете" - для целей обеспечения выполнения основных задач бухгалтерского учета, определенных вышеуказанным Законом.
Статья: Командировочные расходы можно подтвердить электронным документом
("Практическая бухгалтерия", 2019, N 10)Законодательство обязует компании хранить первичные документы. Ответственность за их хранение и воспроизведение лежит на налогоплательщике (п. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
("Практическая бухгалтерия", 2019, N 10)Законодательство обязует компании хранить первичные документы. Ответственность за их хранение и воспроизведение лежит на налогоплательщике (п. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Статья: Отсутствие оправдательных первичных документов, уничтожение документов ранее установленных сроков, утрата бухгалтерских документов. Ответственность руководителя, главного бухгалтера за такого рода нарушения и последствия для организации
(Самойлов И.В.)
("Консультант Бухгалтера", 2002, N 4)Согласно же требованиям пп.8 п.1 ст.23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода, то можно считать, что и в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.
(Самойлов И.В.)
("Консультант Бухгалтера", 2002, N 4)Согласно же требованиям пп.8 п.1 ст.23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода, то можно считать, что и в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.
Статья: Хранение документов и информации об абонентах
(Козырева Л.А.)
("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 5)Из таблицы видно, что наибольший срок хранения - пять лет. И именно такой срок принят за минимальный для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности согласно Закону о бухгалтерском учете <5>. В нем сказано, что учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
(Козырева Л.А.)
("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 5)Из таблицы видно, что наибольший срок хранения - пять лет. И именно такой срок принят за минимальный для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности согласно Закону о бухгалтерском учете <5>. В нем сказано, что учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Вопрос: В течение какого срока налогоплательщик налога на добавленную стоимость должен хранить универсальный передаточный документ?
(Консультация эксперта, 2014)Исходя из содержания ст. 9 Закона N 402-ФЗ УПД является первичным учетным документом, следовательно, минимальный срок хранения такого документа должен составлять пять лет, что соответствует и требованиям налогового законодательства, и требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
(Консультация эксперта, 2014)Исходя из содержания ст. 9 Закона N 402-ФЗ УПД является первичным учетным документом, следовательно, минимальный срок хранения такого документа должен составлять пять лет, что соответствует и требованиям налогового законодательства, и требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
Статья: Мудрая "архивация"
(Тюрина Е.)
("Московский бухгалтер", 2008, N 19)К примеру, согласно ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимальный срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности не может быть меньше пяти лет. Такой же период отведен и для плана счетов бухгалтерского учета, других документов учетной политики, процедур кодирования и программ машинной обработки данных с указанием сроков их использования. Кстати, храниться все это должно начиная со следующего года после того, в котором использовалось при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.
(Тюрина Е.)
("Московский бухгалтер", 2008, N 19)К примеру, согласно ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" минимальный срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности не может быть меньше пяти лет. Такой же период отведен и для плана счетов бухгалтерского учета, других документов учетной политики, процедур кодирования и программ машинной обработки данных с указанием сроков их использования. Кстати, храниться все это должно начиная со следующего года после того, в котором использовалось при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.
Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31497 <Какие реквизиты обязательны для первичных документов>
(Соколова Е.П.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2019, N 12)Обратите внимание: если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ).
(Соколова Е.П.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2019, N 12)Обратите внимание: если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет (Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ).
Статья: "Первичку" - на досрочную пенсию
(Духно Ю.)
("Практическая бухгалтерия", 2004, N 10)Согласно КоАП соблюдение срока хранения документации проверяют налоговые работники. Если инспектор обнаружит, что у вас отсутствует необходимая "первичка", он вас оштрафует как минимум на 5000 руб. (ст.120 НК РФ).
(Духно Ю.)
("Практическая бухгалтерия", 2004, N 10)Согласно КоАП соблюдение срока хранения документации проверяют налоговые работники. Если инспектор обнаружит, что у вас отсутствует необходимая "первичка", он вас оштрафует как минимум на 5000 руб. (ст.120 НК РФ).
Тематический выпуск: Основные изменения в Налоговый кодекс РФ в 2018 году
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2018, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказа руководителя, акта инвентаризации задолженности и т.д.).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2018, N 1)Если же налогоплательщик все-таки уничтожил первичные документы в связи с истечением установленных законодательством сроков их хранения, то он вправе попытаться обосновать правомерность учета расходов посредством документов, оформляемых непосредственно для списания этой задолженности (приказа руководителя, акта инвентаризации задолженности и т.д.).
Вопрос: У организации несколько розничных магазинов, в каждом из которых стоит терминал для эквайринга. Можно ли утилизировать слипы, либо необходимо их собирать и хранить в течение нескольких лет, как всю кассовую первичную документацию?
(Консультация эксперта, 2021)Вопрос: У организации несколько розничных магазинов, в каждом из которых стоит терминал для эквайринга. Можно ли утилизировать слипы, либо необходимо их собирать и хранить в течение нескольких лет, как всю кассовую первичную документацию?
(Консультация эксперта, 2021)Вопрос: У организации несколько розничных магазинов, в каждом из которых стоит терминал для эквайринга. Можно ли утилизировать слипы, либо необходимо их собирать и хранить в течение нескольких лет, как всю кассовую первичную документацию?
Статья: Документооборот
("Главная книга", 2016, N 24)N 337. Прежде чем уничтожать или сдавать в архив старые документы, проверьте сроки их хранения <15>:
("Главная книга", 2016, N 24)N 337. Прежде чем уничтожать или сдавать в архив старые документы, проверьте сроки их хранения <15>: