ЭДО подпись главного бухгалтера
Подборка наиболее важных документов по запросу ЭДО подпись главного бухгалтера (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Какую подпись выбрать для электронных учетных регистров
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2025, N 19)Порядок ведения внутреннего ЭДО и правила использования простой ЭП организация должна установить в своих локальных нормативных актах, например в положении об ЭДО. В нем, в частности, надо указать перечень электронных документов (ЭД) и привести список ответственных сотрудников, которые должны их подписывать. Также надо указать, что для подписания ЭД будет использоваться простая ЭП, и определить правила ее применения. Например, бухгалтер на конкретном участке учета подписывает электронный учетный регистр, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку "Подписать". А главный бухгалтер, ознакомившись с карточкой документа и согласившись с его содержанием, заверяет документ своей подписью.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2025, N 19)Порядок ведения внутреннего ЭДО и правила использования простой ЭП организация должна установить в своих локальных нормативных актах, например в положении об ЭДО. В нем, в частности, надо указать перечень электронных документов (ЭД) и привести список ответственных сотрудников, которые должны их подписывать. Также надо указать, что для подписания ЭД будет использоваться простая ЭП, и определить правила ее применения. Например, бухгалтер на конкретном участке учета подписывает электронный учетный регистр, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку "Подписать". А главный бухгалтер, ознакомившись с карточкой документа и согласившись с его содержанием, заверяет документ своей подписью.
Вопрос: Имеет ли главный бухгалтер право подписывать счет-фактуру, выставленный в электронной форме, если доверенность выдана позже даты составления счета-фактуры?
(Консультация эксперта, 2024)Вопрос: Арендодатель 12.01.2024 направил счет-фактуру арендатору за услуги, оказанные в декабре 2023 г., через систему электронного документооборота (ЭДО). Счет-фактура составлен 31.12.2023. От имени руководителя документ подписан главным бухгалтером на основании машиночитаемой доверенности (МЧД). Период действия доверенности начинается с 12.01.2024.
(Консультация эксперта, 2024)Вопрос: Арендодатель 12.01.2024 направил счет-фактуру арендатору за услуги, оказанные в декабре 2023 г., через систему электронного документооборота (ЭДО). Счет-фактура составлен 31.12.2023. От имени руководителя документ подписан главным бухгалтером на основании машиночитаемой доверенности (МЧД). Период действия доверенности начинается с 12.01.2024.
Нормативные акты
Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н
(ред. от 12.01.2023)
"Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи"
(Зарегистрировано в Минюсте России 12.03.2021 N 62737)При невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя через Оператора(ов) электронного документооборота продавец направляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе, кроме случаев, предусмотренных пунктом 4 настоящего Порядка. Показатели выставленного ранее продавцом счета-фактуры в электронной форме, на который было получено подтверждение Оператора электронного документооборота в электронной форме, переносятся продавцом из составленного счета-фактуры в электронной форме, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе, и дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. Дальнейшее перевыставление такого счета-фактуры в электронной форме не допускается.
(ред. от 12.01.2023)
"Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи"
(Зарегистрировано в Минюсте России 12.03.2021 N 62737)При невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя через Оператора(ов) электронного документооборота продавец направляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе, кроме случаев, предусмотренных пунктом 4 настоящего Порядка. Показатели выставленного ранее продавцом счета-фактуры в электронной форме, на который было получено подтверждение Оператора электронного документооборота в электронной форме, переносятся продавцом из составленного счета-фактуры в электронной форме, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе, и дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. Дальнейшее перевыставление такого счета-фактуры в электронной форме не допускается.
Приказ Минфина России от 15.11.2024 N 172н
(ред. от 06.08.2025)
"Об утверждении Порядка учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределения между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 28.12.2024 N 80841)Документы, подтверждающие факт уплаты платежа, и документы, подтверждающие право плательщика (получателя), органа принудительного исполнения, представителя органа принудительного исполнения на возврат, документы, позволяющие идентифицировать ФИО плательщика - физического лица, и документы, подтверждающие несвоевременный возврат денежных средств плательщику, прилагаются к Распоряжению на возврат, Заявке на возврат при электронном документообороте между органом Федерального казначейства и администратором доходов бюджета - в форме электронной копии бумажного документа, созданной посредством его сканирования, и направляются администратором доходов бюджета в орган Федерального казначейства. Распоряжение на возврат, Заявка на возврат с приложениями подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя (уполномоченного им лица) и главного бухгалтера (иного уполномоченного руководителем лица).
(ред. от 06.08.2025)
"Об утверждении Порядка учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределения между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 28.12.2024 N 80841)Документы, подтверждающие факт уплаты платежа, и документы, подтверждающие право плательщика (получателя), органа принудительного исполнения, представителя органа принудительного исполнения на возврат, документы, позволяющие идентифицировать ФИО плательщика - физического лица, и документы, подтверждающие несвоевременный возврат денежных средств плательщику, прилагаются к Распоряжению на возврат, Заявке на возврат при электронном документообороте между органом Федерального казначейства и администратором доходов бюджета - в форме электронной копии бумажного документа, созданной посредством его сканирования, и направляются администратором доходов бюджета в орган Федерального казначейства. Распоряжение на возврат, Заявка на возврат с приложениями подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя (уполномоченного им лица) и главного бухгалтера (иного уполномоченного руководителем лица).
Вопрос: Как в авансовом отчете отразить расходы на проезд?
(Консультация эксперта, 2026)Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок работодателю нужно установить в локальном нормативном акте, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами, ознакомив с ним работников под подпись либо в электронной форме, если в организации введен электронный документооборот (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчет.
(Консультация эксперта, 2026)Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок работодателю нужно установить в локальном нормативном акте, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами, ознакомив с ним работников под подпись либо в электронной форме, если в организации введен электронный документооборот (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчет.
Статья: В Закон об электронной подписи внесены изменения
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 17)Также если вы применяете ЭДО при взаимодействии со своими иностранными контрагентами, то подписывать электронные документы иностранной ЭП теперь разрешается, даже если нет международных договоров РФ, устанавливающих такую возможность <3>. При этом использование иностранной электронной подписи должно быть оформлено соглашением об ЭДО с иностранным партнером. А подписи должны соответствовать установленным в соглашении требованиям. Обратите внимание, что использование таких ЭП при электронном взаимодействии с госорганами, органами местного самоуправления и ЦБ не допускается.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 17)Также если вы применяете ЭДО при взаимодействии со своими иностранными контрагентами, то подписывать электронные документы иностранной ЭП теперь разрешается, даже если нет международных договоров РФ, устанавливающих такую возможность <3>. При этом использование иностранной электронной подписи должно быть оформлено соглашением об ЭДО с иностранным партнером. А подписи должны соответствовать установленным в соглашении требованиям. Обратите внимание, что использование таких ЭП при электронном взаимодействии с госорганами, органами местного самоуправления и ЦБ не допускается.
Готовое решение: Как оформить корректировочный счет-фактуру к корректировочному счету-фактуре
(КонсультантПлюс, 2026)Корректировочный счет-фактура к корректировочному счету-фактуре при передаче через ЭДО заполняется по аналогии с бумажной формой. При этом некоторые показатели могут заполняться автоматически. Подписывать такой счет-фактуру можно УКЭП руководителя (уполномоченного лица) организации, ИП. Показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
(КонсультантПлюс, 2026)Корректировочный счет-фактура к корректировочному счету-фактуре при передаче через ЭДО заполняется по аналогии с бумажной формой. При этом некоторые показатели могут заполняться автоматически. Подписывать такой счет-фактуру можно УКЭП руководителя (уполномоченного лица) организации, ИП. Показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Статья: Что указать в учетной политике при внедрении ЭДО
(Шихов А.Ю.)
("Советник в сфере образования", 2023, N 6)XX. При отсутствии Интернета или отключении электричества на более чем 1 (один) час в течение рабочего дня, а также в иных чрезвычайных и аварийных обстоятельствах, возникших не по вине учреждения, главный бухгалтер в течение рабочего дня уведомляет руководителя учреждения о невозможности применения ЭДО для ведения бухгалтерского учета.
(Шихов А.Ю.)
("Советник в сфере образования", 2023, N 6)XX. При отсутствии Интернета или отключении электричества на более чем 1 (один) час в течение рабочего дня, а также в иных чрезвычайных и аварийных обстоятельствах, возникших не по вине учреждения, главный бухгалтер в течение рабочего дня уведомляет руководителя учреждения о невозможности применения ЭДО для ведения бухгалтерского учета.
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
(Консультация эксперта, 2026)В приказе руководителя о передаче дел и материальных ценностей следует отразить лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указываются: лицо, которое будет принимать дела; сроки приема-передачи дел; порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел, в том числе оформления и утверждения руководителем акта приема-передачи дел. Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью организации (при наличии).
(Консультация эксперта, 2026)В приказе руководителя о передаче дел и материальных ценностей следует отразить лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указываются: лицо, которое будет принимать дела; сроки приема-передачи дел; порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел, в том числе оформления и утверждения руководителем акта приема-передачи дел. Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью организации (при наличии).
Готовое решение: Как казенному, бюджетному, автономному учреждению открыть лицевой счет
(КонсультантПлюс, 2026)Документы на бумажном носителе представьте в одном экземпляре. Их должны подписать (с указанием должности):
(КонсультантПлюс, 2026)Документы на бумажном носителе представьте в одном экземпляре. Их должны подписать (с указанием должности):
Статья: Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателей
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 16)МЧД оформите через любой удобный сервис, например через сервис ФНС (https://www.nalog.gov.ru -> Все сервисы -> Электронный документооборот -> Создание и проверка доверенности в электронной форме). Также создан портал "Реестр машиночитаемых доверенностей" https://m4d.nalog.gov.ru/, на котором можно создать, проверить или отменить существующую доверенность. Плановая дата запуска назначена на 1 сентября 2023 г.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 16)МЧД оформите через любой удобный сервис, например через сервис ФНС (https://www.nalog.gov.ru -> Все сервисы -> Электронный документооборот -> Создание и проверка доверенности в электронной форме). Также создан портал "Реестр машиночитаемых доверенностей" https://m4d.nalog.gov.ru/, на котором можно создать, проверить или отменить существующую доверенность. Плановая дата запуска назначена на 1 сентября 2023 г.
Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
(Консультация эксперта, 2026)По мнению контролирующих органов, возможно представление в налоговый орган информации по ТКС в виде скан-образа текста, подписанного главным бухгалтером, в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).
(Консультация эксперта, 2026)По мнению контролирующих органов, возможно представление в налоговый орган информации по ТКС в виде скан-образа текста, подписанного главным бухгалтером, в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).
Статья: Штатное расписание в вопросах и ответах
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)С приказом ознакомляют под подпись (или способом, установленным для внедренного электронного документооборота) должностных лиц, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов (главного бухгалтера, руководителя кадровой службы и пр.). Всех работников с таким приказом знакомить необязательно, такого требования в законе нет.
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)С приказом ознакомляют под подпись (или способом, установленным для внедренного электронного документооборота) должностных лиц, которые будут отвечать за последующие действия и оформление документов (главного бухгалтера, руководителя кадровой службы и пр.). Всех работников с таким приказом знакомить необязательно, такого требования в законе нет.
Статья: Счет-фактура с 1 октября 2024 года. Важные нюансы
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 11)Что касается электронного формата, то, напомним, "цифровые" счета-фактуры с новой графой 14 были утверждены Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ и действуют с 9 февраля 2024 года. Этим же Приказом был утвержден и прежний формат без графы 14 (из отмененного Приказа ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820). Обратите внимание: обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота. Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. При этом ЭЦП главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 11)Что касается электронного формата, то, напомним, "цифровые" счета-фактуры с новой графой 14 были утверждены Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ и действуют с 9 февраля 2024 года. Этим же Приказом был утвержден и прежний формат без графы 14 (из отмененного Приказа ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820). Обратите внимание: обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота. Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. При этом ЭЦП главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.