Использование электронной подписи в кадровых документах
Подборка наиболее важных документов по запросу Использование электронной подписи в кадровых документах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Подписание кадровых документов электронной подписью
(КонсультантПлюс, 2025)...посредством программы по ведению кадровых документов... с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на имя генерального директора АО... О. подал заявление об увольнении по собственному желанию...
(КонсультантПлюс, 2025)...посредством программы по ведению кадровых документов... с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на имя генерального директора АО... О. подал заявление об увольнении по собственному желанию...
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 01.08.2024 N 88-14273/2024 (УИД 74RS0006-01-2022-003851-54)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате, компенсации за неиспользованный отпуск, оплаты за вынужденный прогул, компенсации за задержку выплат, компенсации морального вреда; 2) О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: В отношении истицы вынесены приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности за прогул, за неисполнение обязанности по своевременному информированию директора ООО о необходимости увеличения размера заработной платы сотрудников, за самовольный уход в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено.Отклоняя доводы ответчика о том, что сведения в социальный фонд и налоговый орган с размером начисленной заработной платы 45 977 руб. были представлены лично истцом без ведома работодателя, истец воспользовалась электронной цифровой подписью руководителя ООО ТА "Лягушка путешественница-М", похитила данную электронную цифровую подпись, а также свои кадровые документы, суд апелляционной инстанции указал, что данные обстоятельства ничем не подтверждены, поскольку вина истца в совершении преступления не устанавливалась, вступившего в законную силу приговора в отношении истца не имеется, а представленные УМВД России по г. Челябинску материалы проверки КУСП N 12257 от 26 мая 2022 года (N 8182 от 11 апреля 2023 года), КУСП N 22894 от 23 сентября 2022 года (N 8186 от 11 апреля 2023 года) виновность истца в совершенном деянии не предрешают, как и не подтверждают тот факт, что в организации не используется факсимиле при подписании документов.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате, компенсации за неиспользованный отпуск, оплаты за вынужденный прогул, компенсации за задержку выплат, компенсации морального вреда; 2) О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: В отношении истицы вынесены приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности за прогул, за неисполнение обязанности по своевременному информированию директора ООО о необходимости увеличения размера заработной платы сотрудников, за самовольный уход в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено.Отклоняя доводы ответчика о том, что сведения в социальный фонд и налоговый орган с размером начисленной заработной платы 45 977 руб. были представлены лично истцом без ведома работодателя, истец воспользовалась электронной цифровой подписью руководителя ООО ТА "Лягушка путешественница-М", похитила данную электронную цифровую подпись, а также свои кадровые документы, суд апелляционной инстанции указал, что данные обстоятельства ничем не подтверждены, поскольку вина истца в совершении преступления не устанавливалась, вступившего в законную силу приговора в отношении истца не имеется, а представленные УМВД России по г. Челябинску материалы проверки КУСП N 12257 от 26 мая 2022 года (N 8182 от 11 апреля 2023 года), КУСП N 22894 от 23 сентября 2022 года (N 8186 от 11 апреля 2023 года) виновность истца в совершенном деянии не предрешают, как и не подтверждают тот факт, что в организации не используется факсимиле при подписании документов.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации
(КонсультантПлюс, 2025)5. Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов
(КонсультантПлюс, 2025)5. Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов
Статья: Электронные документы в кадровой работе органов исполнительной власти
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2024, N 7)Содержание документов в сфере трудовых отношений на гражданской службе не соответствует видам электронных подписей, используемых для кадровых документов, а также особенностям диспозитивного ведения электронного документооборота в организациях трудовой сферы с присущими им особенностями регулирования в отличие от органов государственной власти. Таким образом, предписания Трудового кодекса РФ не предназначены для ведения электронного кадрового документооборота в органах исполнительной власти.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2024, N 7)Содержание документов в сфере трудовых отношений на гражданской службе не соответствует видам электронных подписей, используемых для кадровых документов, а также особенностям диспозитивного ведения электронного документооборота в организациях трудовой сферы с присущими им особенностями регулирования в отличие от органов государственной власти. Таким образом, предписания Трудового кодекса РФ не предназначены для ведения электронного кадрового документооборота в органах исполнительной власти.
Нормативные акты
Приказ СФР от 17.11.2025 N 1461
"Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и порядка заполнения форм указанных сведений"
(Зарегистрировано в Минюсте России 18.12.2025 N 84666)Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации, при этом правильность указанных сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица.
"Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и порядка заполнения форм указанных сведений"
(Зарегистрировано в Минюсте России 18.12.2025 N 84666)Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации, при этом правильность указанных сведений заверяется личной подписью зарегистрированного лица.
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 03.02.2023 N 14-6/ООГ-771 <О применении электронного кадрового документооборота при взаимодействии с дистанционными работниками>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 5)То есть, если в компании введен кадровый ЭДО и стороны используют электронную подпись, заявление может быть подано в электронном формате. Ранее Минтруд России в Письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 сообщал, что работодатель не вправе оформлять в электронном формате документы, которые по ТК РФ должны быть составлены в письменной форме, подписаны лично или с ними нужно ознакомить работника под подпись. К таким документам относятся заявление и приказ об увольнении.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 5)То есть, если в компании введен кадровый ЭДО и стороны используют электронную подпись, заявление может быть подано в электронном формате. Ранее Минтруд России в Письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 сообщал, что работодатель не вправе оформлять в электронном формате документы, которые по ТК РФ должны быть составлены в письменной форме, подписаны лично или с ними нужно ознакомить работника под подпись. К таким документам относятся заявление и приказ об увольнении.
Статья: Полная материальная ответственность работника: анализ изменений
(Куролес И.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 9)Примечание. См. статьи "Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия" в N 6, 2024, на с. 55, "Как перейти на электронные кадровые документы" в N 1, 2022, на с. 11, "Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО" в N 6, 2022, на с. 11, "Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов" в N 2, 2022, на с. 10.
(Куролес И.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 9)Примечание. См. статьи "Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия" в N 6, 2024, на с. 55, "Как перейти на электронные кадровые документы" в N 1, 2022, на с. 11, "Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО" в N 6, 2022, на с. 11, "Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов" в N 2, 2022, на с. 10.
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321 <О вопросах ведения электронного документооборота>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 1)Работодатель для осуществления электронного документооборота будет использовать собственную информационную систему. Электронная подпись, необходимая для участия в электронном документообороте, будет оформлена Вам за счет Работодателя.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 1)Работодатель для осуществления электронного документооборота будет использовать собственную информационную систему. Электронная подпись, необходимая для участия в электронном документообороте, будет оформлена Вам за счет Работодателя.
Статья: Эксперимент по ЭКДО в органах исполнительной власти
(Шадрина Т.В.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2023, N 5)Электронные кадровые документы, подписанные такими электронными подписями, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
(Шадрина Т.В.)
("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2023, N 5)Электронные кадровые документы, подписанные такими электронными подписями, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Статья: Цифровизация трудового права и трудовые отношения
(Лушников А.М.)
("Закон", 2022, N 10)С предыдущими проблемами связана и проблема цифровизации кадровой документации. В целом этот процесс можно только приветствовать с учетом разгрузки работников кадровых служб, освобождения работников от поисков нужной бумажки и др. Поэтому использование технологии блокчейн (в качестве распределенного протокола) и электронных подписей должно свести к минимуму поиск и предоставление сведений, справок и др. Первым шагом можно признать отказ России от оформления бумажных трудовых книжек для работников, поступающих на работу с 2020 года (новая редакция ст. 66 и новая ст. 66.1 ТК РФ).
(Лушников А.М.)
("Закон", 2022, N 10)С предыдущими проблемами связана и проблема цифровизации кадровой документации. В целом этот процесс можно только приветствовать с учетом разгрузки работников кадровых служб, освобождения работников от поисков нужной бумажки и др. Поэтому использование технологии блокчейн (в качестве распределенного протокола) и электронных подписей должно свести к минимуму поиск и предоставление сведений, справок и др. Первым шагом можно признать отказ России от оформления бумажных трудовых книжек для работников, поступающих на работу с 2020 года (новая редакция ст. 66 и новая ст. 66.1 ТК РФ).
Вопрос: Если трудовой договор с дистанционным работником заключен в электронном виде, должен ли работодатель направить его бумажную копию работнику в целях соблюдения ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2023)Обоснование: Частью 1 ст. 312.3 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при подписании в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним и иных кадровых документов, указанных в данной части, используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2023)Обоснование: Частью 1 ст. 312.3 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при подписании в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним и иных кадровых документов, указанных в данной части, используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
Статья: Переходим на КЭДО
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 10)И, наконец, КЭП. Квалифицированная электронная подпись, которая дает возможность сотруднику подписывать любые кадровые документы.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 10)И, наконец, КЭП. Квалифицированная электронная подпись, которая дает возможность сотруднику подписывать любые кадровые документы.
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.03.2023 N 14-6/ООГ-1863 <О применении факсимильной подписи в кадровых документах, если такой порядок подписания закреплен в приказе>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 8)Когда можно использовать факсимильную подпись
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 8)Когда можно использовать факсимильную подпись
Статья: Факсимиле в кадровых документах: кадровая и судебная практика
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 6)В ряде случаев закон допускает использование сторонами трудовых отношений электронных подписей (ст. 22.2, ст. 22.3 ТК РФ и др.). А вот проставление вместо обычной подписи факсимиле трудовое законодательство не предусматривает.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 6)В ряде случаев закон допускает использование сторонами трудовых отношений электронных подписей (ст. 22.2, ст. 22.3 ТК РФ и др.). А вот проставление вместо обычной подписи факсимиле трудовое законодательство не предусматривает.