Использование электронной подписи в кадровых документах
Подборка наиболее важных документов по запросу Использование электронной подписи в кадровых документах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Подписание кадровых документов электронной подписью
(КонсультантПлюс, 2025)...посредством программы по ведению кадровых документов... с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на имя генерального директора АО... О. подал заявление об увольнении по собственному желанию...
(КонсультантПлюс, 2025)...посредством программы по ведению кадровых документов... с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на имя генерального директора АО... О. подал заявление об увольнении по собственному желанию...
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 01.08.2024 N 88-14273/2024 (УИД 74RS0006-01-2022-003851-54)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате, компенсации за неиспользованный отпуск, оплаты за вынужденный прогул, компенсации за задержку выплат, компенсации морального вреда; 2) О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: В отношении истицы вынесены приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности за прогул, за неисполнение обязанности по своевременному информированию директора ООО о необходимости увеличения размера заработной платы сотрудников, за самовольный уход в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено.Отклоняя доводы ответчика о том, что сведения в социальный фонд и налоговый орган с размером начисленной заработной платы 45 977 руб. были представлены лично истцом без ведома работодателя, истец воспользовалась электронной цифровой подписью руководителя ООО ТА "Лягушка путешественница-М", похитила данную электронную цифровую подпись, а также свои кадровые документы, суд апелляционной инстанции указал, что данные обстоятельства ничем не подтверждены, поскольку вина истца в совершении преступления не устанавливалась, вступившего в законную силу приговора в отношении истца не имеется, а представленные УМВД России по г. Челябинску материалы проверки КУСП N 12257 от 26 мая 2022 года (N 8182 от 11 апреля 2023 года), КУСП N 22894 от 23 сентября 2022 года (N 8186 от 11 апреля 2023 года) виновность истца в совершенном деянии не предрешают, как и не подтверждают тот факт, что в организации не используется факсимиле при подписании документов.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате, компенсации за неиспользованный отпуск, оплаты за вынужденный прогул, компенсации за задержку выплат, компенсации морального вреда; 2) О признании незаконным решения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Обстоятельства: В отношении истицы вынесены приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности за прогул, за неисполнение обязанности по своевременному информированию директора ООО о необходимости увеличения размера заработной платы сотрудников, за самовольный уход в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено.Отклоняя доводы ответчика о том, что сведения в социальный фонд и налоговый орган с размером начисленной заработной платы 45 977 руб. были представлены лично истцом без ведома работодателя, истец воспользовалась электронной цифровой подписью руководителя ООО ТА "Лягушка путешественница-М", похитила данную электронную цифровую подпись, а также свои кадровые документы, суд апелляционной инстанции указал, что данные обстоятельства ничем не подтверждены, поскольку вина истца в совершении преступления не устанавливалась, вступившего в законную силу приговора в отношении истца не имеется, а представленные УМВД России по г. Челябинску материалы проверки КУСП N 12257 от 26 мая 2022 года (N 8182 от 11 апреля 2023 года), КУСП N 22894 от 23 сентября 2022 года (N 8186 от 11 апреля 2023 года) виновность истца в совершенном деянии не предрешают, как и не подтверждают тот факт, что в организации не используется факсимиле при подписании документов.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации
(КонсультантПлюс, 2025)5. Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов
(КонсультантПлюс, 2025)5. Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов
Статья: Электронные документы в кадровой работе органов исполнительной власти
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2024, N 7)Содержание документов в сфере трудовых отношений на гражданской службе не соответствует видам электронных подписей, используемых для кадровых документов, а также особенностям диспозитивного ведения электронного документооборота в организациях трудовой сферы с присущими им особенностями регулирования в отличие от органов государственной власти. Таким образом, предписания Трудового кодекса РФ не предназначены для ведения электронного кадрового документооборота в органах исполнительной власти.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2024, N 7)Содержание документов в сфере трудовых отношений на гражданской службе не соответствует видам электронных подписей, используемых для кадровых документов, а также особенностям диспозитивного ведения электронного документооборота в организациях трудовой сферы с присущими им особенностями регулирования в отличие от органов государственной власти. Таким образом, предписания Трудового кодекса РФ не предназначены для ведения электронного кадрового документооборота в органах исполнительной власти.
Нормативные акты
Приказ Росстата от 28.07.2025 N 364
(ред. от 17.11.2025)
"Об утверждении форм федерального статистического наблюдения и указаний по их заполнению для организации федерального статистического наблюдения за деятельностью в сфере образования, науки и инноваций"Раздел 29. Виды электронных подписей, которые использовали
(ред. от 17.11.2025)
"Об утверждении форм федерального статистического наблюдения и указаний по их заполнению для организации федерального статистического наблюдения за деятельностью в сфере образования, науки и инноваций"Раздел 29. Виды электронных подписей, которые использовали
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 03.02.2023 N 14-6/ООГ-771 <О применении электронного кадрового документооборота при взаимодействии с дистанционными работниками>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 5)То есть, если в компании введен кадровый ЭДО и стороны используют электронную подпись, заявление может быть подано в электронном формате. Ранее Минтруд России в Письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 сообщал, что работодатель не вправе оформлять в электронном формате документы, которые по ТК РФ должны быть составлены в письменной форме, подписаны лично или с ними нужно ознакомить работника под подпись. К таким документам относятся заявление и приказ об увольнении.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 5)То есть, если в компании введен кадровый ЭДО и стороны используют электронную подпись, заявление может быть подано в электронном формате. Ранее Минтруд России в Письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 сообщал, что работодатель не вправе оформлять в электронном формате документы, которые по ТК РФ должны быть составлены в письменной форме, подписаны лично или с ними нужно ознакомить работника под подпись. К таким документам относятся заявление и приказ об увольнении.
Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
(Суворова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 4)По поводу законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства существуют противоречивые мнения. Юристы говорили, что, используя нормы Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", вполне можно некоторые кадровые документы перевести в электронный формат. Чиновники были категорически против и отмечали, что, если ТК РФ предусматривает ознакомление в письменной форме, ничего, кроме бумаги, подписать нельзя. Однако пандемия внесла свои коррективы, и чиновники стали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником. В конце 2021 года Федеральным законом N 377-ФЗ <1> в Трудовой кодекс были внесены изменения, которые урегулировали правила электронного документооборота в организации.
(Суворова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 4)По поводу законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства существуют противоречивые мнения. Юристы говорили, что, используя нормы Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", вполне можно некоторые кадровые документы перевести в электронный формат. Чиновники были категорически против и отмечали, что, если ТК РФ предусматривает ознакомление в письменной форме, ничего, кроме бумаги, подписать нельзя. Однако пандемия внесла свои коррективы, и чиновники стали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником. В конце 2021 года Федеральным законом N 377-ФЗ <1> в Трудовой кодекс были внесены изменения, которые урегулировали правила электронного документооборота в организации.
Статья: Работа в России. Мнения
(Святенко И., Нилов Я., Ляшок В., Позднякова О., Починок Н.)
("Бюллетень Счетной палаты РФ", 2023, N 3)Рострудом создана система электронного кадрового документооборота, обеспечивающая возможность подписания кадровых документов между работодателем и работником. Система прошла апробацию в ходе промышленной эксплуатации подсистемы "Электронный кадровый документооборот" (ЭКДО) Единой цифровой платформы, осуществляемой с 1 октября 2020 года в рамках Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой". Итогом данного эксперимента стало принятие поправок в Трудовой кодекс РФ в части закрепления возможности использования ЭКДО. При этом функциональность предоставляется на безвозмездной основе как для работодателя, так и для работника. В том числе система предоставляет возможность подписания кадрового документа простой электронной подписью ЕСИА со стороны гражданина, что также не требует для него дополнительных затрат. Считаем, что данная подсистема должна использоваться в первую очередь малым и средним бизнесом, что позволит существенно сократить издержки малых предприятий, связанные с кадровым документооборотом.
(Святенко И., Нилов Я., Ляшок В., Позднякова О., Починок Н.)
("Бюллетень Счетной палаты РФ", 2023, N 3)Рострудом создана система электронного кадрового документооборота, обеспечивающая возможность подписания кадровых документов между работодателем и работником. Система прошла апробацию в ходе промышленной эксплуатации подсистемы "Электронный кадровый документооборот" (ЭКДО) Единой цифровой платформы, осуществляемой с 1 октября 2020 года в рамках Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой". Итогом данного эксперимента стало принятие поправок в Трудовой кодекс РФ в части закрепления возможности использования ЭКДО. При этом функциональность предоставляется на безвозмездной основе как для работодателя, так и для работника. В том числе система предоставляет возможность подписания кадрового документа простой электронной подписью ЕСИА со стороны гражданина, что также не требует для него дополнительных затрат. Считаем, что данная подсистема должна использоваться в первую очередь малым и средним бизнесом, что позволит существенно сократить издержки малых предприятий, связанные с кадровым документооборотом.
Вопрос: Можно ли использовать факсимиле руководителя организации для кадровых документов, в частности на приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и пр.)?
(Консультация эксперта, Межрегиональная территориальная государственная инспекция труда в Орловской и Брянской обл., 2025)Трудовым законодательством РФ возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в частности на приказах по личному составу, не предусмотрена.
(Консультация эксперта, Межрегиональная территориальная государственная инспекция труда в Орловской и Брянской обл., 2025)Трудовым законодательством РФ возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в частности на приказах по личному составу, не предусмотрена.
Статья: Полная материальная ответственность работника: анализ изменений
(Куролес И.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 9)Примечание. См. статьи "Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия" в N 6, 2024, на с. 55, "Как перейти на электронные кадровые документы" в N 1, 2022, на с. 11, "Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО" в N 6, 2022, на с. 11, "Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов" в N 2, 2022, на с. 10.
(Куролес И.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 9)Примечание. См. статьи "Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия" в N 6, 2024, на с. 55, "Как перейти на электронные кадровые документы" в N 1, 2022, на с. 11, "Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО" в N 6, 2022, на с. 11, "Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов" в N 2, 2022, на с. 10.
Статья: Об изменении порядка регулирования дистанционной работы в России
(Кудашкин А.В., Потапов А.В.)
("Оборонно-промышленный комплекс: управление, экономика и финансы, право", 2021, N 2)2. Порядок и способ подтверждения действий каждой из сторон, за исключением случаев, в которых в соответствии с ТК РФ предусмотрено использование УКЭП или УНЭП. Например, уведомление работника работодателем, подписание кадровых документов (приказа о направлении в командировку, отпуск и др.) и т.п. Такие документы могут быть подписаны с использованием простой электронной подписи, направлены по электронной почте или через системы электронного документооборота организации, что необходимо подробно изложить в локальном акте в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ.
(Кудашкин А.В., Потапов А.В.)
("Оборонно-промышленный комплекс: управление, экономика и финансы, право", 2021, N 2)2. Порядок и способ подтверждения действий каждой из сторон, за исключением случаев, в которых в соответствии с ТК РФ предусмотрено использование УКЭП или УНЭП. Например, уведомление работника работодателем, подписание кадровых документов (приказа о направлении в командировку, отпуск и др.) и т.п. Такие документы могут быть подписаны с использованием простой электронной подписи, направлены по электронной почте или через системы электронного документооборота организации, что необходимо подробно изложить в локальном акте в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ.
Вопрос: Можно ли в случае ведения электронного документооборота в организации по вопросам трудовых отношений оформить согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе и к работе в выходные и нерабочие праздничные дни посредством СМС-оповещения, в том числе после начала такой работы?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2022)Обоснование: Частью 4 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ (далее - Кодекс) предусмотрены информационные системы, используемые при электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а ст. 22.3 Кодекса предусмотрены виды электронных подписей, используемых при подписании тех или иных кадровых документов при электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2022)Обоснование: Частью 4 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ (далее - Кодекс) предусмотрены информационные системы, используемые при электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а ст. 22.3 Кодекса предусмотрены виды электронных подписей, используемых при подписании тех или иных кадровых документов при электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Статья: Цифровизация трудового права и трудовые отношения
(Лушников А.М.)
("Закон", 2022, N 10)С предыдущими проблемами связана и проблема цифровизации кадровой документации. В целом этот процесс можно только приветствовать с учетом разгрузки работников кадровых служб, освобождения работников от поисков нужной бумажки и др. Поэтому использование технологии блокчейн (в качестве распределенного протокола) и электронных подписей должно свести к минимуму поиск и предоставление сведений, справок и др. Первым шагом можно признать отказ России от оформления бумажных трудовых книжек для работников, поступающих на работу с 2020 года (новая редакция ст. 66 и новая ст. 66.1 ТК РФ).
(Лушников А.М.)
("Закон", 2022, N 10)С предыдущими проблемами связана и проблема цифровизации кадровой документации. В целом этот процесс можно только приветствовать с учетом разгрузки работников кадровых служб, освобождения работников от поисков нужной бумажки и др. Поэтому использование технологии блокчейн (в качестве распределенного протокола) и электронных подписей должно свести к минимуму поиск и предоставление сведений, справок и др. Первым шагом можно признать отказ России от оформления бумажных трудовых книжек для работников, поступающих на работу с 2020 года (новая редакция ст. 66 и новая ст. 66.1 ТК РФ).
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.03.2023 N 14-6/ООГ-1863 <О применении факсимильной подписи в кадровых документах, если такой порядок подписания закреплен в приказе>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 8)Когда можно использовать факсимильную подпись
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 8)Когда можно использовать факсимильную подпись
Статья: Комментарий к Письму Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 11.07.2023 N 27-161/076876@ <Возможно ли вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ на основании электронного заявления, подписанного простой подписью?>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Кадровый ЭДО: какие электронные подписи
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Кадровый ЭДО: какие электронные подписи