Инструкция о передаче дел в архив
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция о передаче дел в архив (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Московского областного суда от 24.06.2024 по делу N 33-22327/2024 (УИД 50RS0021-01-2023-002853-56)
Категория спора: Дачные некоммерческие объединения.
Требования заявителя: 1) Об истребовании документов; 2) Об обязании совершить действия.
Обстоятельства: Истец указал, что он является членом правления ТСН, надлежащим образом заверенные копии требуемых документов ему не предоставлены, в том числе для составления особого мнения по вопросам, по которым он голосовал против или воздержался от голосования, по его требованиям собрания не проводятся, управление ТСН нарушает права собственников имущества.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Отказано.Разрешая спор по существу и удовлетворяя иск А.С.П., суд руководствовался положениями ст. 56 ГПК РФ, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от <данные изъяты> N 125-ФЗ и исходил из того, что ответчиком не представлено доказательств, отвечающих требованиям ст. ст. 59, 60 ГПК РФ, подтверждающих факт передачи истцу надлежащим образом заверенных копий протоколов собраний правления перечне от <данные изъяты> до <данные изъяты>, с приложенными к ним документами, в полном объеме.
Категория спора: Дачные некоммерческие объединения.
Требования заявителя: 1) Об истребовании документов; 2) Об обязании совершить действия.
Обстоятельства: Истец указал, что он является членом правления ТСН, надлежащим образом заверенные копии требуемых документов ему не предоставлены, в том числе для составления особого мнения по вопросам, по которым он голосовал против или воздержался от голосования, по его требованиям собрания не проводятся, управление ТСН нарушает права собственников имущества.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Отказано.Разрешая спор по существу и удовлетворяя иск А.С.П., суд руководствовался положениями ст. 56 ГПК РФ, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от <данные изъяты> N 125-ФЗ и исходил из того, что ответчиком не представлено доказательств, отвечающих требованиям ст. ст. 59, 60 ГПК РФ, подтверждающих факт передачи истцу надлежащим образом заверенных копий протоколов собраний правления перечне от <данные изъяты> до <данные изъяты>, с приложенными к ним документами, в полном объеме.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)хранение кадровой документации. Укажите порядок и сроки хранения кадровой документации, в том числе порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение. При этом рекомендуем руководствоваться, в частности, положениями Закона об архивном деле, Перечнем типовых управленческих архивных документов, Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, Руководством по соблюдению обязательных требований, утвержденным Приказом Росархива от 13.02.2024 N 19.
(КонсультантПлюс, 2026)хранение кадровой документации. Укажите порядок и сроки хранения кадровой документации, в том числе порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение. При этом рекомендуем руководствоваться, в частности, положениями Закона об архивном деле, Перечнем типовых управленческих архивных документов, Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, Руководством по соблюдению обязательных требований, утвержденным Приказом Росархива от 13.02.2024 N 19.
Статья: Порядок работы с документами для служебного пользования
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (п. 2.10 Положения о порядке обращения со служебной информацией).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (п. 2.10 Положения о порядке обращения со служебной информацией).
Формы
Форма: Инструкция по документообороту организации
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)3. Передача документов в архив
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)3. Передача документов в архив
"Договоры об оказании информационных услуг: монография"
(Дорохова Н.А.)
("Проспект", 2022)<2> Постановление Госстандарта России ГОСТ 7.0-99 от 07.10.1999 N 334-ст "Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу "Информационно-библиотечная деятельность, библиография". Термины и определения". М.: ИПК. Изд-во стандартов, 1999.
(Дорохова Н.А.)
("Проспект", 2022)<2> Постановление Госстандарта России ГОСТ 7.0-99 от 07.10.1999 N 334-ст "Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу "Информационно-библиотечная деятельность, библиография". Термины и определения". М.: ИПК. Изд-во стандартов, 1999.
Статья: Проблемы эффективности организационно-распорядительных функций и полномочий судебной власти РФ
(Шаманский Д.А.)
("Актуальные проблемы российского права", 2025, N 7)Следует отметить, что в системе арбитражных судов РФ применяются две основные системы организации делопроизводства: централизованная и децентрализованная. При централизованной системе создается отдельное подразделение, которое осуществляет все необходимые операции с делом и при необходимости передает готовое дело судье по запросу для проведения процессуальных действий. В данной системе секретарь судебного заседания работает не в составе офиса судьи, а в крупном отделе. При децентрализованной системе делопроизводство осуществляется непосредственно в офисе судьи помощником судьи, секретарем судебного заседания или специалистом. Здесь дело находится в офисе судьи до окончательного рассмотрения и последующей передачи его в архив. Термины "офис судьи", "децентрализованная" и "централизованная" системы делопроизводства впервые были закреплены в инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ <3>. На основании изложенного видится целесообразным отличать работников аппарата суда от работников офиса судьи. Традиционно в состав офиса судьи входят: судья, помощник судьи, секретарь судебного заседания и иные специалисты. К работникам аппарата суда наряду с вышеперечисленными следует относить: IT-специалистов; работников кадровых служб, бухгалтерии; специалистов судебной практики; иных специалистов, которые не работают в офисе судьи.
(Шаманский Д.А.)
("Актуальные проблемы российского права", 2025, N 7)Следует отметить, что в системе арбитражных судов РФ применяются две основные системы организации делопроизводства: централизованная и децентрализованная. При централизованной системе создается отдельное подразделение, которое осуществляет все необходимые операции с делом и при необходимости передает готовое дело судье по запросу для проведения процессуальных действий. В данной системе секретарь судебного заседания работает не в составе офиса судьи, а в крупном отделе. При децентрализованной системе делопроизводство осуществляется непосредственно в офисе судьи помощником судьи, секретарем судебного заседания или специалистом. Здесь дело находится в офисе судьи до окончательного рассмотрения и последующей передачи его в архив. Термины "офис судьи", "децентрализованная" и "централизованная" системы делопроизводства впервые были закреплены в инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ <3>. На основании изложенного видится целесообразным отличать работников аппарата суда от работников офиса судьи. Традиционно в состав офиса судьи входят: судья, помощник судьи, секретарь судебного заседания и иные специалисты. К работникам аппарата суда наряду с вышеперечисленными следует относить: IT-специалистов; работников кадровых служб, бухгалтерии; специалистов судебной практики; иных специалистов, которые не работают в офисе судьи.
"Комментарий к Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Исходя из этого в Определении СКЭС ВС России от 2 февраля 2016 г. N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014 <297> отмечено, что по смыслу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 <298>, и положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" организация обязана их хранить самостоятельно постоянно или передать на хранение в архив документы, определенные данным Перечнем; при этом, в случае ликвидации юридического лица, его документы не подлежат уничтожению безусловно. Кстати говоря, в этом же Определении указано, что исходя из буквального толкования норм ч. 1 комментируемой статьи и приведенного выше п. 1 ст. 17 Закона 1996 г. о бухгалтерском учете срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Исходя из этого в Определении СКЭС ВС России от 2 февраля 2016 г. N 302-ЭС15-14349 по делу N А33-16565/2014 <297> отмечено, что по смыслу ранее действовавшего Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 <298>, и положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" организация обязана их хранить самостоятельно постоянно или передать на хранение в архив документы, определенные данным Перечнем; при этом, в случае ликвидации юридического лица, его документы не подлежат уничтожению безусловно. Кстати говоря, в этом же Определении указано, что исходя из буквального толкования норм ч. 1 комментируемой статьи и приведенного выше п. 1 ст. 17 Закона 1996 г. о бухгалтерском учете срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
Статья: Ошибки при составлении номенклатуры дел
(Андреева В.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 12)- она заполняется по окончании календарного года (п. 8.15 Инструкции 2018 года);
(Андреева В.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 12)- она заполняется по окончании календарного года (п. 8.15 Инструкции 2018 года);
Статья: Утверждены новые правила хранения документов
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 36)Так же как и ранее, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 Правил, ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Кроме того, п. 5 Правил установлено, что организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. В старых Правилах такого положения не было.
(Солнцева М.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2023, N 36)Так же как и ранее, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 Правил, ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Кроме того, п. 5 Правил установлено, что организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. В старых Правилах такого положения не было.
Вопрос: Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Порядок применения указанного Перечня установлен Инструкцией, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237;
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Порядок применения указанного Перечня установлен Инструкцией, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237;
Статья: Соотношение кодификации и законотворчества в деятельности кодификационных органов Российской империи в XIX - начале XX века
(Шатковская Т.В.)
("Журнал российского права", 2025, N 2)Второе отделение постоянно занималось не только кодификацией, но и усовершенствованием российских законов. Эта цель достигалась в соответствии с Высочайшими указаниями двумя путями: исправлялись части законодательства составлением новых проектов, дополнением и изменением существенных недостатков отдельных узаконений, которые обнаруживались на практике при решении дел. Так, в сфере гражданского права Вторым отделением были разработаны постановления об отдаче на сохранение движимых имуществ; об описи, оценке и о продаже имуществ недвижимых; о мерах против злонамеренной передачи имений между супругами; о порядке учреждения заповедных имений; о заставных договорах в Западных губерниях; о земской давности; о взыскании по долговым обязательствам лиц, состоявших на службе; о вознаграждении за неправильное пользование чужой собственностью и за вред и убытки, причиняемые противозаконными деяниями; о последствиях незаконных браков и порядке рассмотрения и суждения возникающих от этого дел; о передаче имений между супругами в пожизненное владение и проекты, устава гражданского судопроизводства, положения об ипотеках, о нотариальной части и о духовных завещаниях <7>.
(Шатковская Т.В.)
("Журнал российского права", 2025, N 2)Второе отделение постоянно занималось не только кодификацией, но и усовершенствованием российских законов. Эта цель достигалась в соответствии с Высочайшими указаниями двумя путями: исправлялись части законодательства составлением новых проектов, дополнением и изменением существенных недостатков отдельных узаконений, которые обнаруживались на практике при решении дел. Так, в сфере гражданского права Вторым отделением были разработаны постановления об отдаче на сохранение движимых имуществ; об описи, оценке и о продаже имуществ недвижимых; о мерах против злонамеренной передачи имений между супругами; о порядке учреждения заповедных имений; о заставных договорах в Западных губерниях; о земской давности; о взыскании по долговым обязательствам лиц, состоявших на службе; о вознаграждении за неправильное пользование чужой собственностью и за вред и убытки, причиняемые противозаконными деяниями; о последствиях незаконных браков и порядке рассмотрения и суждения возникающих от этого дел; о передаче имений между супругами в пожизненное владение и проекты, устава гражданского судопроизводства, положения об ипотеках, о нотариальной части и о духовных завещаниях <7>.
Вопрос: Что такое историческая справка организации и как ее составить?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Историческая справка к фонду и дополнения к ней составляются в двух экземплярах: один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В случае если организация не является источником комплектования, историческая справка и дополнения к ней в единственном экземпляре включаются в дело фонда.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Историческая справка к фонду и дополнения к ней составляются в двух экземплярах: один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В случае если организация не является источником комплектования, историческая справка и дополнения к ней в единственном экземпляре включаются в дело фонда.
Статья: Судебная коллегия по уголовным делам Верховного Суда РФ дала оценку конфликту: следствие Мордовии vs руководитель следствия г. Ковылкино
(Колоколов Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 11)<5> Постановление судьи Верховного Суда Российской Федерации о передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании суда кассационной инстанции от 30 июня 2021 г. N 15-УД21-5-К1 // Электронный архив Верховного Суда Российской Федерации за 2021 г.
(Колоколов Н.А.)
("Российский судья", 2021, N 11)<5> Постановление судьи Верховного Суда Российской Федерации о передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании суда кассационной инстанции от 30 июня 2021 г. N 15-УД21-5-К1 // Электронный архив Верховного Суда Российской Федерации за 2021 г.