Хранение личных дел в организации
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение личных дел в организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Комментарий к Градостроительному кодексу РФ"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
Нормативные акты
Постановление Правительства РФ от 18.09.2017 N 1117
(ред. от 03.10.2022)
"Об утверждении норм и Правил обеспечения за счет средств федерального бюджета бесплатным питанием, бесплатным комплектом одежды, обуви и мягким инвентарем детей, находящихся в организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, и лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по образовательным программам основного общего, среднего общего образования за счет средств федерального бюджета, а также норм и Правил обеспечения выпускников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, специальных учебно-воспитательных учреждений открытого и закрытого типа, в которых они обучались и воспитывались за счет средств федерального бюджета, выпускников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, обучавшихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, - детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, за счет средств организаций, в которых они обучались и воспитывались, бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием"5. Выпускники учреждений открытого и закрытого типа, организаций, осуществляющих образовательную деятельность, - дети-сироты и лица из их числа обеспечиваются бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием на основании справки, выданной по запросу указанных учреждений и организаций органом опеки и попечительства по месту жительства несовершеннолетнего подопечного или хранения личного дела подопечного, достигшего 18-летнего возраста, содержащей реквизиты документов, свидетельствующих об обстоятельствах утраты (отсутствия) попечения родителей (единственного родителя).
(ред. от 03.10.2022)
"Об утверждении норм и Правил обеспечения за счет средств федерального бюджета бесплатным питанием, бесплатным комплектом одежды, обуви и мягким инвентарем детей, находящихся в организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, и лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по образовательным программам основного общего, среднего общего образования за счет средств федерального бюджета, а также норм и Правил обеспечения выпускников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, специальных учебно-воспитательных учреждений открытого и закрытого типа, в которых они обучались и воспитывались за счет средств федерального бюджета, выпускников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, обучавшихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, - детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, за счет средств организаций, в которых они обучались и воспитывались, бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием"5. Выпускники учреждений открытого и закрытого типа, организаций, осуществляющих образовательную деятельность, - дети-сироты и лица из их числа обеспечиваются бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием на основании справки, выданной по запросу указанных учреждений и организаций органом опеки и попечительства по месту жительства несовершеннолетнего подопечного или хранения личного дела подопечного, достигшего 18-летнего возраста, содержащей реквизиты документов, свидетельствующих об обстоятельствах утраты (отсутствия) попечения родителей (единственного родителя).
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки и в течение какого периода?
(Консультация эксперта, 2025)При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 445 Перечня N 236, Сноски N N 1, 2 к Перечню N 236, п. 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция N 237)).
(Консультация эксперта, 2025)При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 445 Перечня N 236, Сноски N N 1, 2 к Перечню N 236, п. 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция N 237)).
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы планируете хранить такое согласие в личном деле работника, рекомендуем установить такой порядок в локальном нормативном акте организации (например, в положении об обработке персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы планируете хранить такое согласие в личном деле работника, рекомендуем установить такой порядок в локальном нормативном акте организации (например, в положении об обработке персональных данных).
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно п. 32 Порядка приема в образовательную организацию на каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем(ями) (законным(ыми) представителем(ями)) ребенка или поступающим документы (копии документов).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно п. 32 Порядка приема в образовательную организацию на каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем(ями) (законным(ыми) представителем(ями)) ребенка или поступающим документы (копии документов).
Статья: Характеристика на работника в контексте достоинства человека
(Мотина Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 2)В 2019 году в Трудовом кодексе Республике Беларусь (далее - ТК) был расширен перечень документов, которые наниматель имеет право (или обязан) истребовать при приеме на работу работника (ст. 26). В число этих документов была добавлена характеристика с предыдущих мест работы гражданина, которую затребует наниматель. Рассматриваемая новация первоначально была закреплена в ч. 1 п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5). Цель принятия этого Декрета определена в его названии и преамбуле. Перенесение в ТК нормы о характеристике из Декрета N 5 фактически спустя пять лет ее практического применения обусловлено усилением дисциплинарной ответственности. Легальное определение характеристики содержалось в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2. Это официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. В характеристике могли указываться, кроме прочего, деловые и моральные качества работника, оценка трудовой деятельности (п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Однако в 2021 году в Декрет N 5 были внесены изменения, согласно которым под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь. В развитие данного положения было принято Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2021 г. N 585 "О форме характеристики" (далее - Постановление N 585). Таким образом, характеристика содержит в себе сведения:
(Мотина Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 2)В 2019 году в Трудовом кодексе Республике Беларусь (далее - ТК) был расширен перечень документов, которые наниматель имеет право (или обязан) истребовать при приеме на работу работника (ст. 26). В число этих документов была добавлена характеристика с предыдущих мест работы гражданина, которую затребует наниматель. Рассматриваемая новация первоначально была закреплена в ч. 1 п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5). Цель принятия этого Декрета определена в его названии и преамбуле. Перенесение в ТК нормы о характеристике из Декрета N 5 фактически спустя пять лет ее практического применения обусловлено усилением дисциплинарной ответственности. Легальное определение характеристики содержалось в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2. Это официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. В характеристике могли указываться, кроме прочего, деловые и моральные качества работника, оценка трудовой деятельности (п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Однако в 2021 году в Декрет N 5 были внесены изменения, согласно которым под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь. В развитие данного положения было принято Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2021 г. N 585 "О форме характеристики" (далее - Постановление N 585). Таким образом, характеристика содержит в себе сведения:
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)И чтобы завершить трудовой цикл, кратко рассмотрим обработку ПДн уволенных работников, которые работодатель вправе обрабатывать в случаях и в сроки, которые предусмотрены федеральным законодательством, в том числе в целях бухгалтерского и налогового учета, то есть согласие в рамках соблюдения законодательства для такой обработки не требуется. Напомним лишь, что по истечении сроков, определенных законодательством РФ, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих ПДн работников, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)И чтобы завершить трудовой цикл, кратко рассмотрим обработку ПДн уволенных работников, которые работодатель вправе обрабатывать в случаях и в сроки, которые предусмотрены федеральным законодательством, в том числе в целях бухгалтерского и налогового учета, то есть согласие в рамках соблюдения законодательства для такой обработки не требуется. Напомним лишь, что по истечении сроков, определенных законодательством РФ, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих ПДн работников, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия.
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2025)На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника из данной организации.
(Консультация эксперта, 2025)На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника из данной организации.
Вопрос: Обязательно ли работодателю регистрироваться на портале "Работа в России"?
(Консультация эксперта, 2025)создание, использование и хранение электронных документов в сфере занятости населения, формирование, ведение и хранение личных дел граждан и учетных дел работодателей в электронной форме;
(Консультация эксперта, 2025)создание, использование и хранение электронных документов в сфере занятости населения, формирование, ведение и хранение личных дел граждан и учетных дел работодателей в электронной форме;
Вопрос: Нужно ли вести журнал регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу и каков срок хранения таких заявлений?
(Консультация эксперта, 2025)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
(Консультация эксперта, 2025)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
Вопрос: Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Какие кадровые документы необходимо оформить в связи с реорганизацией организации?
(Консультация эксперта, 2025)Какие кадровые документы необходимо оформить в связи с реорганизацией организации?