Хранение личных дел в организации
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение личных дел в организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Комментарий к Градостроительному кодексу РФ"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
Нормативные акты
Постановление Правительства РФ от 18.09.2017 N 1117
(ред. от 03.10.2022)
"Об утверждении норм и Правил обеспечения за счет средств федерального бюджета бесплатным питанием, бесплатным комплектом одежды, обуви и мягким инвентарем детей, находящихся в организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, и лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по образовательным программам основного общего, среднего общего образования за счет средств федерального бюджета, а также норм и Правил обеспечения выпускников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, специальных учебно-воспитательных учреждений открытого и закрытого типа, в которых они обучались и воспитывались за счет средств федерального бюджета, выпускников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, обучавшихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, - детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, за счет средств организаций, в которых они обучались и воспитывались, бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием"5. Выпускники учреждений открытого и закрытого типа, организаций, осуществляющих образовательную деятельность, - дети-сироты и лица из их числа обеспечиваются бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием на основании справки, выданной по запросу указанных учреждений и организаций органом опеки и попечительства по месту жительства несовершеннолетнего подопечного или хранения личного дела подопечного, достигшего 18-летнего возраста, содержащей реквизиты документов, свидетельствующих об обстоятельствах утраты (отсутствия) попечения родителей (единственного родителя).
(ред. от 03.10.2022)
"Об утверждении норм и Правил обеспечения за счет средств федерального бюджета бесплатным питанием, бесплатным комплектом одежды, обуви и мягким инвентарем детей, находящихся в организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, и лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, обучающихся по образовательным программам основного общего, среднего общего образования за счет средств федерального бюджета, а также норм и Правил обеспечения выпускников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, специальных учебно-воспитательных учреждений открытого и закрытого типа, в которых они обучались и воспитывались за счет средств федерального бюджета, выпускников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, обучавшихся по очной форме обучения по основным профессиональным образовательным программам за счет средств федерального бюджета, - детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц, потерявших в период обучения обоих родителей или единственного родителя, за счет средств организаций, в которых они обучались и воспитывались, бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием"5. Выпускники учреждений открытого и закрытого типа, организаций, осуществляющих образовательную деятельность, - дети-сироты и лица из их числа обеспечиваются бесплатным комплектом одежды, обуви, мягким инвентарем и оборудованием на основании справки, выданной по запросу указанных учреждений и организаций органом опеки и попечительства по месту жительства несовершеннолетнего подопечного или хранения личного дела подопечного, достигшего 18-летнего возраста, содержащей реквизиты документов, свидетельствующих об обстоятельствах утраты (отсутствия) попечения родителей (единственного родителя).
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Вопрос: Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?
(Консультация эксперта, 2025)Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации?
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно п. 32 Порядка приема в образовательную организацию на каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем(ями) (законным(ыми) представителем(ями)) ребенка или поступающим документы (копии документов).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно п. 32 Порядка приема в образовательную организацию на каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем(ями) (законным(ыми) представителем(ями)) ребенка или поступающим документы (копии документов).
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то копии документов, хранящихся в личных делах, необходимо заверять отметкой о заверении копии.
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то копии документов, хранящихся в личных делах, необходимо заверять отметкой о заверении копии.
Вопрос: Нужно ли вести журнал регистрации заявлений работников об увольнении и о приеме на работу и каков срок хранения таких заявлений?
(Консультация эксперта, 2025)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
(Консультация эксперта, 2025)Следует отметить, что заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно. При этом срок хранения документов, вошедших в личное дело работника организации, также составит 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня).
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы планируете хранить такое согласие в личном деле работника, рекомендуем установить такой порядок в локальном нормативном акте организации (например, в положении об обработке персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы планируете хранить такое согласие в личном деле работника, рекомендуем установить такой порядок в локальном нормативном акте организации (например, в положении об обработке персональных данных).
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документыХранение личных дел руководителей и работников организаций: законченные делопроизводством до 01.01.2003 хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 01.01.2003 хранятся 50 лет (ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Вопрос: Обязан ли работодатель хранить заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки и в течение какого периода?
(Консультация эксперта, 2025)При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 445 Перечня N 236, Сноски N N 1, 2 к Перечню N 236, п. 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция N 237)).
(Консультация эксперта, 2025)При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение (ст. 445 Перечня N 236, Сноски N N 1, 2 к Перечню N 236, п. 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция N 237)).