Хранение личных дел
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение личных дел (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Госслужащие: персональные данные, личное дело
(КонсультантПлюс, 2025)"...Н. обратилась в суд с административным исковым заявлением к Управлению делами... о признании... действий по хранению, обращению, предоставлению и ведению личного дела, содержащего персональные данные Н. ...незаконными... также истица просит взыскать компенсацию морального вреда... за нарушение режима обращения и хранения личного дела...
(КонсультантПлюс, 2025)"...Н. обратилась в суд с административным исковым заявлением к Управлению делами... о признании... действий по хранению, обращению, предоставлению и ведению личного дела, содержащего персональные данные Н. ...незаконными... также истица просит взыскать компенсацию морального вреда... за нарушение режима обращения и хранения личного дела...
Позиции судов по спорным вопросам. Корпоративное право: Хранение документов акционерного общества
(КонсультантПлюс, 2025)....обществу выдано предписание... которым указано на необходимость в срок до 01.11.2020: обеспечить описание дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999 - 2015 годы; обеспечить составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы в части предоставления на рассмотрение актов на заседании... обеспечить розыск 976 дел по личному составу за 1930 - 1991 годы в установленном порядке, в случае обнаружения обеспечить их сохранность.
(КонсультантПлюс, 2025)....обществу выдано предписание... которым указано на необходимость в срок до 01.11.2020: обеспечить описание дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999 - 2015 годы; обеспечить составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы в части предоставления на рассмотрение актов на заседании... обеспечить розыск 976 дел по личному составу за 1930 - 1991 годы в установленном порядке, в случае обнаружения обеспечить их сохранность.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2025)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документыХранение личных дел руководителей и работников организаций: законченные делопроизводством до 01.01.2003 хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 01.01.2003 хранятся 50 лет (ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Готовое решение: Как оформить замену части неиспользованного отпуска денежной компенсацией
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Характеристика на работника в контексте достоинства человека
(Мотина Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 2)В 2019 году в Трудовом кодексе Республике Беларусь (далее - ТК) был расширен перечень документов, которые наниматель имеет право (или обязан) истребовать при приеме на работу работника (ст. 26). В число этих документов была добавлена характеристика с предыдущих мест работы гражданина, которую затребует наниматель. Рассматриваемая новация первоначально была закреплена в ч. 1 п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5). Цель принятия этого Декрета определена в его названии и преамбуле. Перенесение в ТК нормы о характеристике из Декрета N 5 фактически спустя пять лет ее практического применения обусловлено усилением дисциплинарной ответственности. Легальное определение характеристики содержалось в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2. Это официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. В характеристике могли указываться, кроме прочего, деловые и моральные качества работника, оценка трудовой деятельности (п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Однако в 2021 году в Декрет N 5 были внесены изменения, согласно которым под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь. В развитие данного положения было принято Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2021 г. N 585 "О форме характеристики" (далее - Постановление N 585). Таким образом, характеристика содержит в себе сведения:
(Мотина Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 2)В 2019 году в Трудовом кодексе Республике Беларусь (далее - ТК) был расширен перечень документов, которые наниматель имеет право (или обязан) истребовать при приеме на работу работника (ст. 26). В число этих документов была добавлена характеристика с предыдущих мест работы гражданина, которую затребует наниматель. Рассматриваемая новация первоначально была закреплена в ч. 1 п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5). Цель принятия этого Декрета определена в его названии и преамбуле. Перенесение в ТК нормы о характеристике из Декрета N 5 фактически спустя пять лет ее практического применения обусловлено усилением дисциплинарной ответственности. Легальное определение характеристики содержалось в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2. Это официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. В характеристике могли указываться, кроме прочего, деловые и моральные качества работника, оценка трудовой деятельности (п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Однако в 2021 году в Декрет N 5 были внесены изменения, согласно которым под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь. В развитие данного положения было принято Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2021 г. N 585 "О форме характеристики" (далее - Постановление N 585). Таким образом, характеристика содержит в себе сведения:
Вопрос: Если вуз проводит вступительные испытания на вебинарной площадке, записи потом нужно хранить? И что хранить в личном деле абитуриента?
("Официальный сайт Минобрнауки России", 2022)"Официальный сайт Минобрнауки России minobrnauki.gov.ru", 2022
("Официальный сайт Минобрнауки России", 2022)"Официальный сайт Минобрнауки России minobrnauki.gov.ru", 2022
Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)- справка об архивном хранении личных дел уволенных работников;
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)- справка об архивном хранении личных дел уволенных работников;
"Комментарий к Градостроительному кодексу РФ"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
Статья: О сроках хранения документов в нормативных правовых актах
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Статья: Электронная персонализация кадрового обеспечения государственно-служебной деятельности
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В соответствии с Федеральным законом от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ "О занятости населения в Российской Федерации" <14> единая цифровая платформа обеспечивает в том числе ведение и хранение личных дел граждан в электронной форме (п. 7 ч. 2 ст. 17). Бумажные выписки электронных кадровых документов могут быть получены работником посредством личного кабинета единой цифровой платформы. В трудовых отношениях работодателем может осуществляться электронный учет в отношении более чем 123 формализованных кадровых документов в случае соответствия единым требованиям <15> Минтруда России к составу и форматам таких документов.
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В соответствии с Федеральным законом от 12 декабря 2023 г. N 565-ФЗ "О занятости населения в Российской Федерации" <14> единая цифровая платформа обеспечивает в том числе ведение и хранение личных дел граждан в электронной форме (п. 7 ч. 2 ст. 17). Бумажные выписки электронных кадровых документов могут быть получены работником посредством личного кабинета единой цифровой платформы. В трудовых отношениях работодателем может осуществляться электронный учет в отношении более чем 123 формализованных кадровых документов в случае соответствия единым требованиям <15> Минтруда России к составу и форматам таких документов.