Хранение документов работодателем
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение документов работодателем (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) - это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником (лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой, в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
(КонсультантПлюс, 2026)Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) - это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником (лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой, в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Статья: Регулирование электронного документооборота по трудовому праву России: актуальное состояние и перспективы развития
(Кондратенко А.М., Гиряева В.Н.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 3)В случае перехода на ЭКДО все расходы ложатся на работодателя. При выборе собственной цифровой платформы работодатель несет расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы, а также по созданию, использованию и хранению электронных документов. Помимо этого, работодатель несет расходы на получение и использование работниками электронной подписи;
(Кондратенко А.М., Гиряева В.Н.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 3)В случае перехода на ЭКДО все расходы ложатся на работодателя. При выборе собственной цифровой платформы работодатель несет расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы, а также по созданию, использованию и хранению электронных документов. Помимо этого, работодатель несет расходы на получение и использование работниками электронной подписи;
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 67 "Форма трудового договора" Трудового кодекса РФ"Исходя из положений статей 66, 67 Трудового кодекса Российской Федерации, обязанность по обеспечению хранения документов, образующихся в связи с трудовой деятельностью работников общества, их приемом на работу и увольнением, включая трудовые договоры, возложена на работодателя."
Нормативные акты
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 29.12.2025, с изм. от 15.05.2026)Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса.
(ред. от 29.12.2025, с изм. от 15.05.2026)Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Подтверждает такую позицию и судебная практика: так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и иных, даже при наличии согласия работника на обработку его ПДн (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Подтверждает такую позицию и судебная практика: так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и иных, даже при наличии согласия работника на обработку его ПДн (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
Статья: Спор о восстановлении на работе (на основании судебной практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)С 22.11.2021 ТК РФ предусматривает применение электронного документооборота в сфере трудовых отношений, под которым понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)С 22.11.2021 ТК РФ предусматривает применение электронного документооборота в сфере трудовых отношений, под которым понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
Готовое решение: Как исправить запись об увольнении в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности) работника
(КонсультантПлюс, 2026)Исправления производятся на основании соответствующего документа (абз. 2 - 3 п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Перечень документов бывшего работодателя работника, на основании которых вы должны внести исправления в трудовую книжку в этих случаях, нормативно не определен.
(КонсультантПлюс, 2026)Исправления производятся на основании соответствующего документа (абз. 2 - 3 п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Перечень документов бывшего работодателя работника, на основании которых вы должны внести исправления в трудовую книжку в этих случаях, нормативно не определен.
Статья: Утерянные трудовые документы - споры. Восстановление для пенсии и при трудовых спорах
(Веселов К.)
("Трудовое право", 2021, N 12)Работодатель обязан хранить документы о трудовой деятельности своих работников и обеспечивать их учет. Утрата таких документов влечет для организации не только излишние затраты времени кадровых служащих по восстановлению таких документов, но зачастую и материальные издержки. В меньшей степени такие риски несут работодатели, чьи работники перешли на электронные трудовые книжки. Однако, даже если ваши работники еще используют бумажные трудовые, то правильно избранная тактика взаимодействия с работниками, чьи документы утрачены, поможет сохранить денежные средства компании.
(Веселов К.)
("Трудовое право", 2021, N 12)Работодатель обязан хранить документы о трудовой деятельности своих работников и обеспечивать их учет. Утрата таких документов влечет для организации не только излишние затраты времени кадровых служащих по восстановлению таких документов, но зачастую и материальные издержки. В меньшей степени такие риски несут работодатели, чьи работники перешли на электронные трудовые книжки. Однако, даже если ваши работники еще используют бумажные трудовые, то правильно избранная тактика взаимодействия с работниками, чьи документы утрачены, поможет сохранить денежные средства компании.
"Право и виртуальное пространство: монография"
(отв. ред. Ю.А. Тихомиров)
("Проспект", 2025)По существу, законодательно был закреплен способ создания, оформления, обмена и хранения документов, создаваемых работником и работодателем в процессе реализации трудовых и иных отношений, тесно связанных с трудовыми. Возникает вопрос: необходимо ли данное регулирование на уровне ТК РФ или такого рода отношения должны быть урегулированы на уровне подзаконных актов. Возможно, для последних требуется инструкция, определяющая информационные системы для ведения электронного документооборота, порядок взаимодействия цифровых систем, работников и работодателей, содержание локального акта, устанавливающего электронный документооборот в организации, а также виды цифровых подписей, которые работодатель и работник могут применять для подписания документов, связанных с трудовыми отношениями.
(отв. ред. Ю.А. Тихомиров)
("Проспект", 2025)По существу, законодательно был закреплен способ создания, оформления, обмена и хранения документов, создаваемых работником и работодателем в процессе реализации трудовых и иных отношений, тесно связанных с трудовыми. Возникает вопрос: необходимо ли данное регулирование на уровне ТК РФ или такого рода отношения должны быть урегулированы на уровне подзаконных актов. Возможно, для последних требуется инструкция, определяющая информационные системы для ведения электронного документооборота, порядок взаимодействия цифровых систем, работников и работодателей, содержание локального акта, устанавливающего электронный документооборот в организации, а также виды цифровых подписей, которые работодатель и работник могут применять для подписания документов, связанных с трудовыми отношениями.
Вопрос: Работодатель выплатил зарплату умершего работника наследнику на основании свидетельства о праве на наследство. Правомерен ли отказ наследника в передаче подлинника свидетельства о праве на наследство для хранения у работодателя в качестве документа, подтверждающего произведенные выплаты?
(Консультация эксперта, 2025)Вопрос: Работодатель выплатил зарплату умершего работника наследнику на основании свидетельства о праве на наследство, в котором были указаны только данные выплаты. Правомерен ли отказ наследника в передаче подлинника свидетельства о праве на наследство для хранения у работодателя в качестве документа, подтверждающего произведенные выплаты?
(Консультация эксперта, 2025)Вопрос: Работодатель выплатил зарплату умершего работника наследнику на основании свидетельства о праве на наследство, в котором были указаны только данные выплаты. Правомерен ли отказ наследника в передаче подлинника свидетельства о праве на наследство для хранения у работодателя в качестве документа, подтверждающего произведенные выплаты?