Хранение документов 4 года
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение документов 4 года (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам
(КонсультантПлюс, 2026)1.4. Документы со сроком хранения 6 лет
(КонсультантПлюс, 2026)1.4. Документы со сроком хранения 6 лет
"Годовой отчет - 2025"
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2025)Все эти документы необходимо хранить не менее 4 лет с даты последней записи.
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2025)Все эти документы необходимо хранить не менее 4 лет с даты последней записи.
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ
(ред. от 24.06.2025)
"О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 02.09.2025)обеспечивать запись в некорректируемом виде фискальных данных, в том числе в виде фискальных документов, а также их хранение в течение пяти лет с даты их записи (кроме документов, указанных в пункте 4.1 статьи 4.1 настоящего Федерального закона, и данных, содержащихся в этих документах);
(ред. от 24.06.2025)
"О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 02.09.2025)обеспечивать запись в некорректируемом виде фискальных данных, в том числе в виде фискальных документов, а также их хранение в течение пяти лет с даты их записи (кроме документов, указанных в пункте 4.1 статьи 4.1 настоящего Федерального закона, и данных, содержащихся в этих документах);
Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ
(ред. от 25.12.2023)
"Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования"4. Срок хранения органами Фонда документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, - не менее семидесяти пяти лет.
(ред. от 25.12.2023)
"Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования"4. Срок хранения органами Фонда документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, - не менее семидесяти пяти лет.
Вопрос: Как организовать делопроизводство, документооборот и хранение документов в организации?
(Консультация эксперта, 2026)Отметим, что сроки хранения бумажных и электронных документов одинаковые (п. 4.2 Инструкции N 237).
(Консультация эксперта, 2026)Отметим, что сроки хранения бумажных и электронных документов одинаковые (п. 4.2 Инструкции N 237).
Готовое решение: Как хранить счета-фактуры
(КонсультантПлюс, 2026)Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
(КонсультантПлюс, 2026)Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Статья: Правила уничтожения персональных данных
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)2. Определяет перечень документов (носителей), которые подлежат уничтожению. Причем следует учитывать специальные сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 <3>. Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет <4> и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)2. Определяет перечень документов (носителей), которые подлежат уничтожению. Причем следует учитывать специальные сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 <3>. Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет <4> и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
"Комментарий к Федеральному закону от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)7) неоднократное в течение пяти последовательных лет нарушение требований, предусмотренных ч. 4 ст. 13 комментируемого Закона (то есть запрета аудиторской организации, индивидуальному аудитору хранить документы (копии документов) на бумажном носителе и (или) электронные документы, полученные или составленные при оказании аудиторских услуг, а также данные, содержащиеся в таких документах (копиях документов), и размещать базы этих данных за пределами территории России) и (или) 5 ст. 13 комментируемого Закона (то есть обязанностей аудиторской организации вести свой сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, раскрывать информацию о своей деятельности на своем сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по перечню и в сроки, которые установлены уполномоченным федеральным органом).
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)7) неоднократное в течение пяти последовательных лет нарушение требований, предусмотренных ч. 4 ст. 13 комментируемого Закона (то есть запрета аудиторской организации, индивидуальному аудитору хранить документы (копии документов) на бумажном носителе и (или) электронные документы, полученные или составленные при оказании аудиторских услуг, а также данные, содержащиеся в таких документах (копиях документов), и размещать базы этих данных за пределами территории России) и (или) 5 ст. 13 комментируемого Закона (то есть обязанностей аудиторской организации вести свой сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, раскрывать информацию о своей деятельности на своем сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по перечню и в сроки, которые установлены уполномоченным федеральным органом).
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2026)Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п. 4.8 Инструкции, ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ):
(Консультация эксперта, 2026)Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п. 4.8 Инструкции, ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ):
Готовое решение: Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров
(КонсультантПлюс, 2026)Учтите, что срок хранения архивных документов исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили делопроизводство (ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Учтите, что срок хранения архивных документов исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили делопроизводство (ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Статья: Оформление, регистрация и учет аудиовизуальных документов
(Иритикова В.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 9)Рекомендуем также изучить разд. X - XII Правил 2023 года. Кроме того, вполне полезными являются требования к подготовке электронных документов на обособленных носителях к архивному хранению, которые были зафиксированы в п. 4.34 ранее действовавших Правил 2015 года <3>. Обратите внимание на оформление конвертов/футляров, их обложек и вкладышей, т.к. документы на обособленных носителях не могут просто "прикладываться" к делам (как минимум нужны конверты или футляры), а должны храниться отдельно, причем раздельно - основной и рабочий экземпляры, если организация предусматривает архивное хранение электронных документов.
(Иритикова В.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 9)Рекомендуем также изучить разд. X - XII Правил 2023 года. Кроме того, вполне полезными являются требования к подготовке электронных документов на обособленных носителях к архивному хранению, которые были зафиксированы в п. 4.34 ранее действовавших Правил 2015 года <3>. Обратите внимание на оформление конвертов/футляров, их обложек и вкладышей, т.к. документы на обособленных носителях не могут просто "прикладываться" к делам (как минимум нужны конверты или футляры), а должны храниться отдельно, причем раздельно - основной и рабочий экземпляры, если организация предусматривает архивное хранение электронных документов.
"Комментарий к Федеральному закону от 3 июля 2016 г. N 237-ФЗ "О государственной кадастровой оценке"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Эта обязанность бюджетного учреждения установлена по аналогии с тем, как в ст. 15 Закона 1998 г. об оценке (в ред. Закона 2014 г. N 225-ФЗ) закреплена обязанность оценщика хранить копии подписанных им отчетов, а также копии документов и материалов, на основании которых проводилась оценка, на бумажных или электронных носителях либо в форме электронных документов в течение трех лет с даты составления отчета. Как видно, в п. 4 комментируемой статьи установлен более длительный срок хранения соответствующих документов и материалов - не менее восьми лет со дня их составления. Кроме того, уточнена формулировка, обозначающая эти документы и материалы;
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)Эта обязанность бюджетного учреждения установлена по аналогии с тем, как в ст. 15 Закона 1998 г. об оценке (в ред. Закона 2014 г. N 225-ФЗ) закреплена обязанность оценщика хранить копии подписанных им отчетов, а также копии документов и материалов, на основании которых проводилась оценка, на бумажных или электронных носителях либо в форме электронных документов в течение трех лет с даты составления отчета. Как видно, в п. 4 комментируемой статьи установлен более длительный срок хранения соответствующих документов и материалов - не менее восьми лет со дня их составления. Кроме того, уточнена формулировка, обозначающая эти документы и материалы;
Вопрос: В 2024 г. физлицо приобрело ценную бумагу с материальной выгодой. Брокер не смог удержать НДФЛ. Может ли брокер при определении налоговой базы по НДФЛ по операции реализации ценной бумаги учесть в расходах сумму материальной выгоды при условии подтверждения физлицом факта уплаты налога?
(Консультация эксперта, 2025)При определении налоговым агентом налоговой базы по операциям с ценными бумагами налоговый агент на основании заявления налогоплательщика может учитывать фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы, которые связаны с приобретением и хранением соответствующих ценных бумаг и которые налогоплательщик произвел без участия налогового агента, в том числе до заключения договора с налоговым агентом, при наличии которого налоговый агент осуществляет определение налоговой базы налогоплательщика. Если иное не предусмотрено абз. 5 п. 4 ст. 226.1 НК РФ, в качестве документального подтверждения соответствующих расходов физическим лицом должны быть представлены оригиналы или надлежащим образом заверенные копии документов, на основании которых это физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерские отчеты, документы, подтверждающие факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов. В случае представления физическим лицом оригиналов документов налоговый агент обязан изготовить заверенные копии таких документов и хранить их в течение пяти лет (п. 4 ст. 226.1 НК РФ).
(Консультация эксперта, 2025)При определении налоговым агентом налоговой базы по операциям с ценными бумагами налоговый агент на основании заявления налогоплательщика может учитывать фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы, которые связаны с приобретением и хранением соответствующих ценных бумаг и которые налогоплательщик произвел без участия налогового агента, в том числе до заключения договора с налоговым агентом, при наличии которого налоговый агент осуществляет определение налоговой базы налогоплательщика. Если иное не предусмотрено абз. 5 п. 4 ст. 226.1 НК РФ, в качестве документального подтверждения соответствующих расходов физическим лицом должны быть представлены оригиналы или надлежащим образом заверенные копии документов, на основании которых это физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерские отчеты, документы, подтверждающие факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов. В случае представления физическим лицом оригиналов документов налоговый агент обязан изготовить заверенные копии таких документов и хранить их в течение пяти лет (п. 4 ст. 226.1 НК РФ).
Типовая ситуация: Номенклатура дел: бухгалтерия и кадры
(Издательство "Главная книга", 2026)срок хранения дела определяйте по сроку хранения содержащихся в нем документов. Можно указать его в годах (4 года, 5 лет и т.д.) или поставить дату, до которой надо хранить дело. Срок хранения отсчитывают с 1 января следующего года. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках
(Издательство "Главная книга", 2026)срок хранения дела определяйте по сроку хранения содержащихся в нем документов. Можно указать его в годах (4 года, 5 лет и т.д.) или поставить дату, до которой надо хранить дело. Срок хранения отсчитывают с 1 января следующего года. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках