Где хранить личные дела
Подборка наиболее важных документов по запросу Где хранить личные дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Приведенным законом не предусмотрена обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные указанным Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
"Комментарий к Федеральному закону от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации"
(постатейный)
(Шкатулла В.И., Маркин Н.С., Надвикова В.В.)
(под ред. В.И. Шкатуллы)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023)Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом Российской Федерации.
(постатейный)
(Шкатулла В.И., Маркин Н.С., Надвикова В.В.)
(под ред. В.И. Шкатуллы)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023)Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом Российской Федерации.
Статья: Обработка и защита персональных данных судей и государственных гражданских служащих судебной системы: взаимодействие публичных и частных интересов
(Серенко С.Б., Пугачева Н.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)В отличие от Закона о гражданской службе, Закон РФ "О статусе судей в Российской Федерации" <9> (далее - Закон о статусе судей) обходит вниманием вопросы обработки персональных данных судей и претендентов на должность судьи, несмотря на то что объем собираемых персональных данных достаточно велик. Так, ст. 5 от претендента на должность судьи требует представления сведений по достаточно обширному перечню, в частности биографических данных, информации о трудовой деятельности, характеристик с мест предыдущей работы или службы, сведений об имуществе, результатов медицинского освидетельствования. Анкета, заполняемая претендентом на должность судьи <10>, требует сообщить информацию не только о себе, но и о достаточно широком круге окружающих его лиц. Все эти сведения в случае назначения лица на должность судьи хранятся в личном деле судьи <11>. На судью, так же как и на гражданского служащего, возложена обязанность сообщать сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах, причем не только своих, но и членов своей семьи (ст. 8.1 Закона о статусе судей).
(Серенко С.Б., Пугачева Н.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)В отличие от Закона о гражданской службе, Закон РФ "О статусе судей в Российской Федерации" <9> (далее - Закон о статусе судей) обходит вниманием вопросы обработки персональных данных судей и претендентов на должность судьи, несмотря на то что объем собираемых персональных данных достаточно велик. Так, ст. 5 от претендента на должность судьи требует представления сведений по достаточно обширному перечню, в частности биографических данных, информации о трудовой деятельности, характеристик с мест предыдущей работы или службы, сведений об имуществе, результатов медицинского освидетельствования. Анкета, заполняемая претендентом на должность судьи <10>, требует сообщить информацию не только о себе, но и о достаточно широком круге окружающих его лиц. Все эти сведения в случае назначения лица на должность судьи хранятся в личном деле судьи <11>. На судью, так же как и на гражданского служащего, возложена обязанность сообщать сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах, причем не только своих, но и членов своей семьи (ст. 8.1 Закона о статусе судей).
Статья: Аттестация работников коммерческих организаций: что необходимо учесть при разработке ЛНА
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2022, N 10)С содержанием аттестационного листа комиссия знакомит работника под подпись. Аттестационный лист хранится в личном деле работника до очередной аттестации. Также зачастую копия (или один из экземпляров) аттестационного листа выдается работнику на руки.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2022, N 10)С содержанием аттестационного листа комиссия знакомит работника под подпись. Аттестационный лист хранится в личном деле работника до очередной аттестации. Также зачастую копия (или один из экземпляров) аттестационного листа выдается работнику на руки.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы планируете хранить такое согласие в личном деле работника, рекомендуем установить такой порядок в локальном нормативном акте организации (например, в положении об обработке персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Если вы планируете хранить такое согласие в личном деле работника, рекомендуем установить такой порядок в локальном нормативном акте организации (например, в положении об обработке персональных данных).
Статья: О сроках хранения документов в нормативных правовых актах
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
(Куткин А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)В актах Правительства РФ также устанавливаются сроки хранения отдельных видов документов. В качестве примера сравним статью 621 Перечня 2019 г. и Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423. Перечнем 2019 г. предписано хранить личные дела несовершеннолетних 75 лет, что соответствует вышеуказанному Постановлению, но не учитываются его требования полностью: во-первых, после истечения срока хранения личные дела подлежат экспертизе ценности, а во-вторых, они передаются на хранение в архив органа опеки по достижении подопечным 18 лет <8>. Отметим, что личные дела до достижения подопечным совершеннолетия в соответствии со статьей 21.1 ФЗ "Об архивном деле" считаются неоконченными <9>. Таким образом, срок хранения в Перечне 2019 г. согласно требованиям Постановления Правительства Российской Федерации должен выглядеть следующим образом (см. табл. 2).
"Комментарий к Градостроительному кодексу РФ"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
Статья: Административно-правовая регламентация электронного декларирования расходов и доходов государственных гражданских служащих
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)В качестве значимого аспекта трансформации государственно-служебной деятельности, связанной с переводом кадровой работы по противодействию коррупции в электронный вид, следует рассматривать обеспечение правовых и организационных условий для цифрового архивирования хранящихся в личных делах гражданских служащих сведений о доходах в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)В качестве значимого аспекта трансформации государственно-служебной деятельности, связанной с переводом кадровой работы по противодействию коррупции в электронный вид, следует рассматривать обеспечение правовых и организационных условий для цифрового архивирования хранящихся в личных делах гражданских служащих сведений о доходах в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле.
"Комментарий к Федеральному закону от 1 октября 2019 г. N 328-ФЗ "О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)- Приказом ФССП России от 01.01.2020 N 4 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностной инструкции лиц, проходящих службу в органах принудительного исполнения Российской Федерации, и ее примерной формы" (зарегистрирован в Минюсте России 23.01.2020 N 57254) <1>. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник знакомится под подпись. Первый экземпляр передается сотруднику, второй экземпляр хранится в личном деле;
(постатейный)
(под общ. ред. В.А. Гуреева)
("Статут", 2024)- Приказом ФССП России от 01.01.2020 N 4 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностной инструкции лиц, проходящих службу в органах принудительного исполнения Российской Федерации, и ее примерной формы" (зарегистрирован в Минюсте России 23.01.2020 N 57254) <1>. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, с каждым из которых сотрудник знакомится под подпись. Первый экземпляр передается сотруднику, второй экземпляр хранится в личном деле;
Готовое решение: Как оформить замену части неиспользованного отпуска денежной компенсацией
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.