Где хранить личные дела
Подборка наиболее важных документов по запросу Где хранить личные дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Госслужащие: персональные данные, личное дело
(КонсультантПлюс, 2025)"...Н. обратилась в суд с административным исковым заявлением к Управлению делами... о признании... действий по хранению, обращению, предоставлению и ведению личного дела, содержащего персональные данные Н. ...незаконными... также истица просит взыскать компенсацию морального вреда... за нарушение режима обращения и хранения личного дела...
(КонсультантПлюс, 2025)"...Н. обратилась в суд с административным исковым заявлением к Управлению делами... о признании... действий по хранению, обращению, предоставлению и ведению личного дела, содержащего персональные данные Н. ...незаконными... также истица просит взыскать компенсацию морального вреда... за нарушение режима обращения и хранения личного дела...
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Приведенным законом не предусмотрена обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные указанным Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
(Издательство "Главная книга", 2025)Хранить личные дела надо в течение 50 лет в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. После увольнения работника личное дело передайте в архив. Сделать это надо не ранее, чем через год, но не позднее 3 лет после окончания работы с личным делом (п. 15 Положения об обработке персональных данных, п. 47 Правил хранения документов).
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документыХранение личных дел руководителей и работников организаций: законченные делопроизводством до 01.01.2003 хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 01.01.2003 хранятся 50 лет (ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Готовое решение: Что нужно знать о служебном контракте с гражданским служащим
(КонсультантПлюс, 2025)На контракте проставьте печать и подпишите его у гражданского служащего. Один экземпляр контракта передайте служащему, второй храните в его личном деле (ч. 6 ст. 24 Закона о государственной гражданской службе).
(КонсультантПлюс, 2025)На контракте проставьте печать и подпишите его у гражданского служащего. Один экземпляр контракта передайте служащему, второй храните в его личном деле (ч. 6 ст. 24 Закона о государственной гражданской службе).
Статья: Обработка и защита персональных данных судей и государственных гражданских служащих судебной системы: взаимодействие публичных и частных интересов
(Серенко С.Б., Пугачева Н.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)В отличие от Закона о гражданской службе, Закон РФ "О статусе судей в Российской Федерации" <9> (далее - Закон о статусе судей) обходит вниманием вопросы обработки персональных данных судей и претендентов на должность судьи, несмотря на то что объем собираемых персональных данных достаточно велик. Так, ст. 5 от претендента на должность судьи требует представления сведений по достаточно обширному перечню, в частности биографических данных, информации о трудовой деятельности, характеристик с мест предыдущей работы или службы, сведений об имуществе, результатов медицинского освидетельствования. Анкета, заполняемая претендентом на должность судьи <10>, требует сообщить информацию не только о себе, но и о достаточно широком круге окружающих его лиц. Все эти сведения в случае назначения лица на должность судьи хранятся в личном деле судьи <11>. На судью, так же как и на гражданского служащего, возложена обязанность сообщать сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах, причем не только своих, но и членов своей семьи (ст. 8.1 Закона о статусе судей).
(Серенко С.Б., Пугачева Н.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)В отличие от Закона о гражданской службе, Закон РФ "О статусе судей в Российской Федерации" <9> (далее - Закон о статусе судей) обходит вниманием вопросы обработки персональных данных судей и претендентов на должность судьи, несмотря на то что объем собираемых персональных данных достаточно велик. Так, ст. 5 от претендента на должность судьи требует представления сведений по достаточно обширному перечню, в частности биографических данных, информации о трудовой деятельности, характеристик с мест предыдущей работы или службы, сведений об имуществе, результатов медицинского освидетельствования. Анкета, заполняемая претендентом на должность судьи <10>, требует сообщить информацию не только о себе, но и о достаточно широком круге окружающих его лиц. Все эти сведения в случае назначения лица на должность судьи хранятся в личном деле судьи <11>. На судью, так же как и на гражданского служащего, возложена обязанность сообщать сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах, причем не только своих, но и членов своей семьи (ст. 8.1 Закона о статусе судей).
Статья: Электронная персонализация кадрового обеспечения государственно-служебной деятельности
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В качестве значимого аспекта трансформации государственно-служебной деятельности, связанной с кадровой персонализацией гражданских служащих, следует рассматривать обеспечение правовых и организационных условий для цифрового архивирования хранящихся в личных делах сведений и соблюдения требований о защите персональных данных.
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В качестве значимого аспекта трансформации государственно-служебной деятельности, связанной с кадровой персонализацией гражданских служащих, следует рассматривать обеспечение правовых и организационных условий для цифрового архивирования хранящихся в личных делах сведений и соблюдения требований о защите персональных данных.
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)В частности, в личном деле хранятся копии свидетельства о рождении ребенка или выписки из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, содержащей реквизиты записи акта о рождении ребенка, документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя) ребенка, свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документа, содержащего сведения о месте пребывания, месте фактического проживания ребенка в случае отсутствия указанного свидетельства о регистрации (п. 9 Порядка приема в дошкольную образовательную организацию).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)В частности, в личном деле хранятся копии свидетельства о рождении ребенка или выписки из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, содержащей реквизиты записи акта о рождении ребенка, документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя) ребенка, свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документа, содержащего сведения о месте пребывания, месте фактического проживания ребенка в случае отсутствия указанного свидетельства о регистрации (п. 9 Порядка приема в дошкольную образовательную организацию).
"Комментарий к Градостроительному кодексу РФ"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)в) выписка из личного дела, выписка из послужного списка или справка, подтверждающая наличие у физического лица соответствующего стажа, выданная военным комиссариатом, иным органом или организацией, осуществляющими хранение личных дел физического лица, проходившего военную службу;
Готовое решение: Как оформить замену части неиспользованного отпуска денежной компенсацией
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказов о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не установлен. Полагаем, следует придерживаться тех же сроков хранения, которые установлены для хранения любых приказов, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков. Так, если заменяете денежной компенсацией дни отпуска работника с вредными и (или) опасными условиями труда - храните приказ 50 лет (если оформлен после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните приказ в личном деле работника. В остальных случаях - пять лет. Срок хранения исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Можно ли отменить ежегодный отпуск работника
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
"Комментарий к Федеральному закону от 24 апреля 2008 г. N 48-ФЗ "Об опеке и попечительстве"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5. Часть 5 комментируемой статьи устанавливает, что отчет опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении имуществом подопечного хранится в личном деле подопечного. Это же устанавливалось и в Правилах Минпроса РСФСР 1969 г., но в указанном документе говорилось об утвержденном отчете. Личное дело подопечного, являющееся одним из важнейших документов делопроизводства в сфере опеки и попечительства, наряду с ч. 5 комментируемой статьи упоминается в ч. 2 и 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 18 комментируемого Закона. В последней из указанных норм упоминается, что дело подопечного ведет ООиП.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5. Часть 5 комментируемой статьи устанавливает, что отчет опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении имуществом подопечного хранится в личном деле подопечного. Это же устанавливалось и в Правилах Минпроса РСФСР 1969 г., но в указанном документе говорилось об утвержденном отчете. Личное дело подопечного, являющееся одним из важнейших документов делопроизводства в сфере опеки и попечительства, наряду с ч. 5 комментируемой статьи упоминается в ч. 2 и 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 18 комментируемого Закона. В последней из указанных норм упоминается, что дело подопечного ведет ООиП.
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.