Что нужно хранить в личном деле сотрудника
Подборка наиболее важных документов по запросу Что нужно хранить в личном деле сотрудника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Приведенным законом не предусмотрена обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные указанным Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Не предусмотрена законом и обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
Ситуация: Как принять (оформить поступление) гражданина на муниципальную службу
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Один экземпляр трудового договора (контракта) передается муниципальному служащему, другой хранится в его личном деле (ч. 1 ст. 67 ТК РФ, ч. 4 ст. 30 Закона о муниципальной службе).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Один экземпляр трудового договора (контракта) передается муниципальному служащему, другой хранится в его личном деле (ч. 1 ст. 67 ТК РФ, ч. 4 ст. 30 Закона о муниципальной службе).
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то копии документов, хранящихся в личных делах, необходимо заверять отметкой о заверении копии.
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то копии документов, хранящихся в личных делах, необходимо заверять отметкой о заверении копии.
Готовое решение: Можно ли отменить ежегодный отпуск работника
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
(КонсультантПлюс, 2025)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
"Комментарий к Федеральному закону от 24 апреля 2008 г. N 48-ФЗ "Об опеке и попечительстве"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5. Часть 5 комментируемой статьи устанавливает, что отчет опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении имуществом подопечного хранится в личном деле подопечного. Это же устанавливалось и в Правилах Минпроса РСФСР 1969 г., но в указанном документе говорилось об утвержденном отчете. Личное дело подопечного, являющееся одним из важнейших документов делопроизводства в сфере опеки и попечительства, наряду с ч. 5 комментируемой статьи упоминается в ч. 2 и 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 18 комментируемого Закона. В последней из указанных норм упоминается, что дело подопечного ведет ООиП.
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5. Часть 5 комментируемой статьи устанавливает, что отчет опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении имуществом подопечного хранится в личном деле подопечного. Это же устанавливалось и в Правилах Минпроса РСФСР 1969 г., но в указанном документе говорилось об утвержденном отчете. Личное дело подопечного, являющееся одним из важнейших документов делопроизводства в сфере опеки и попечительства, наряду с ч. 5 комментируемой статьи упоминается в ч. 2 и 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 18 комментируемого Закона. В последней из указанных норм упоминается, что дело подопечного ведет ООиП.
Статья: Административно-правовая регламентация электронного декларирования расходов и доходов государственных гражданских служащих
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)В качестве значимого аспекта трансформации государственно-служебной деятельности, связанной с переводом кадровой работы по противодействию коррупции в электронный вид, следует рассматривать обеспечение правовых и организационных условий для цифрового архивирования хранящихся в личных делах гражданских служащих сведений о доходах в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)В качестве значимого аспекта трансформации государственно-служебной деятельности, связанной с переводом кадровой работы по противодействию коррупции в электронный вид, следует рассматривать обеспечение правовых и организационных условий для цифрового архивирования хранящихся в личных делах гражданских служащих сведений о доходах в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Готовое решение: Что нужно знать о служебном контракте с гражданским служащим
(КонсультантПлюс, 2025)На контракте проставьте печать и подпишите его у гражданского служащего. Один экземпляр контракта передайте служащему, второй храните в его личном деле (ч. 6 ст. 24 Закона о государственной гражданской службе).
(КонсультантПлюс, 2025)На контракте проставьте печать и подпишите его у гражданского служащего. Один экземпляр контракта передайте служащему, второй храните в его личном деле (ч. 6 ст. 24 Закона о государственной гражданской службе).