Архивное хранение персональных данных
Подборка наиболее важных документов по запросу Архивное хранение персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Как Закон о защите персданных распространяется на архивные документы
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
Статья: Плюсы и минусы онлайн-собеседований
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 24.06.2025)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
(ред. от 24.06.2025)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
Приказ МИД России от 12.02.2020 N 2113
"Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.08.2020 N 59444)61. После вручения паспорта должностное лицо загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственное за выдачу паспорта, вносит в АИС информацию о выдаче паспорта и передает заявление с приложенными к нему документами должностному лицу загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственному за учет и хранение архивной документации, которое обеспечивает хранение поступивших документов в течение срока действия паспорта.
"Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.08.2020 N 59444)61. После вручения паспорта должностное лицо загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственное за выдачу паспорта, вносит в АИС информацию о выдаче паспорта и передает заявление с приложенными к нему документами должностному лицу загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственному за учет и хранение архивной документации, которое обеспечивает хранение поступивших документов в течение срока действия паспорта.
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Когда вы храните и используете архивные документы, включая кадровые, согласно законодательству об архивном деле, требования Закона о персональных данных соблюдать не нужно (п. 2 ч. 2 ст. 1 этого Закона);
(КонсультантПлюс, 2025)Когда вы храните и используете архивные документы, включая кадровые, согласно законодательству об архивном деле, требования Закона о персональных данных соблюдать не нужно (п. 2 ч. 2 ст. 1 этого Закона);
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковПри хранении документов, содержащих персональные данные работников, следует учитывать сроки хранения, установленные, в частности, в ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Порядок применения указанного Перечня установлен Инструкцией, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Порядок уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования"
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно абз. 2, 3 п. 31 Правил организации хранения архивных документов документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно абз. 2, 3 п. 31 Правил организации хранения архивных документов документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправлении, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Статья: Цифровизация корпоративного права: современные тенденции
(Олейник Е.В.)
("Гражданское право", 2023, N 4)Вопрос перехода корпорации на электронный документооборот является актуальным на сегодняшний день, который позволит упростить передачу и учет документов, снизить вероятность ошибок. Важно отметить, что каждая организация по своему усмотрению должна рассматривать вопрос о целесообразности и эффективности перехода на электронный документооборот. При положительном решении нужно: разработать план и систему авторизации корпорации; разработать и принять соответствующие внутренние документы; привлечь соответствующих специалистов и обучить сотрудников; систематизировать вопросы внутреннего и внешнего (с третьими лицами, государственными органами и др.) документооборота и создать технические условия для взаимодействия; сформировать электронное облако для хранения рабочих документов и архива неиспользуемых документов; разработать требования к доступу к информации, определить ответственных лиц; разработать средства защиты персональных данных; серьезно отнестись к вопросам цифровой безопасности. Правила электронного документооборота корпорации регулируются действующим законодательством <14>, локальными нормативными актами; между контрагентами возможно согласовать формы электронного взаимодействия, например, через электронную почту или через оператора документооборота (ОЭД).
(Олейник Е.В.)
("Гражданское право", 2023, N 4)Вопрос перехода корпорации на электронный документооборот является актуальным на сегодняшний день, который позволит упростить передачу и учет документов, снизить вероятность ошибок. Важно отметить, что каждая организация по своему усмотрению должна рассматривать вопрос о целесообразности и эффективности перехода на электронный документооборот. При положительном решении нужно: разработать план и систему авторизации корпорации; разработать и принять соответствующие внутренние документы; привлечь соответствующих специалистов и обучить сотрудников; систематизировать вопросы внутреннего и внешнего (с третьими лицами, государственными органами и др.) документооборота и создать технические условия для взаимодействия; сформировать электронное облако для хранения рабочих документов и архива неиспользуемых документов; разработать требования к доступу к информации, определить ответственных лиц; разработать средства защиты персональных данных; серьезно отнестись к вопросам цифровой безопасности. Правила электронного документооборота корпорации регулируются действующим законодательством <14>, локальными нормативными актами; между контрагентами возможно согласовать формы электронного взаимодействия, например, через электронную почту или через оператора документооборота (ОЭД).
"Доступ к цифровой информации: правовое регулирование: учебное пособие"
(Вершинин А.П.)
("ИНФРА-М", 2024)В целях обеспечения конфиденциальности и безопасности деятельности пользователя в Сети используются различные программные средства (анонимайзеры; VPN-сервисы <1>, англ. Virtual Private Network - виртуальная частная сеть). Охране прав личности служит складывающаяся практика, позволяющая пользователям загружать архив с данными о себе, которые хранятся на серверах социальных сетей. Во избежание проблем с законодательством о персональных данных сложилась также сетевая практика информирования пользователей и получения от них согласия по использованию cookie-файлов.
(Вершинин А.П.)
("ИНФРА-М", 2024)В целях обеспечения конфиденциальности и безопасности деятельности пользователя в Сети используются различные программные средства (анонимайзеры; VPN-сервисы <1>, англ. Virtual Private Network - виртуальная частная сеть). Охране прав личности служит складывающаяся практика, позволяющая пользователям загружать архив с данными о себе, которые хранятся на серверах социальных сетей. Во избежание проблем с законодательством о персональных данных сложилась также сетевая практика информирования пользователей и получения от них согласия по использованию cookie-файлов.
Статья: 9 согласий на обработку персональных данных
(Краецкая Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 6)Если будущий работодатель перед приемом соискателя на работу мониторит его соцсети и ищет о нем данные в Интернете, то в согласие необходимо включить об этом данные тоже. В таком случае в согласии следует прописать следующую формулировку: "Даю согласие <наименование организации, ее адрес, ИНН, ОГРН> на обработку, предполагающую сбор (непосредственно от меня как соискателя, а также из общедоступных информационных ресурсов и архивов), запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение моих персональных данных в целях рассмотрения вопроса о соответствии моей кандидатуры имеющимся вакансиям".
(Краецкая Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 6)Если будущий работодатель перед приемом соискателя на работу мониторит его соцсети и ищет о нем данные в Интернете, то в согласие необходимо включить об этом данные тоже. В таком случае в согласии следует прописать следующую формулировку: "Даю согласие <наименование организации, ее адрес, ИНН, ОГРН> на обработку, предполагающую сбор (непосредственно от меня как соискателя, а также из общедоступных информационных ресурсов и архивов), запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение моих персональных данных в целях рассмотрения вопроса о соответствии моей кандидатуры имеющимся вакансиям".
Вопрос: Об обработке персональных данных, содержащихся в первичной бухгалтерской отчетности (первичном учетном документе), при отзыве согласия на обработку.
(Письмо Минфина России от 24.04.2023 N 07-01-09/37355)Кроме того, в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных" его действие не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
(Письмо Минфина России от 24.04.2023 N 07-01-09/37355)Кроме того, в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных" его действие не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Статья: Работа с персональными данными. Отвечаем на вопросы
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 Закона о персданных действие закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 Закона о персданных действие закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.