Архивное хранение персональных данных
Подборка наиболее важных документов по запросу Архивное хранение персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Как Закон о защите персданных распространяется на архивные документы
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
Статья: Плюсы и минусы онлайн-собеседований
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 24.06.2025)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
(ред. от 24.06.2025)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
Приказ МИД России от 12.02.2020 N 2113
"Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.08.2020 N 59444)61. После вручения паспорта должностное лицо загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственное за выдачу паспорта, вносит в АИС информацию о выдаче паспорта и передает заявление с приложенными к нему документами должностному лицу загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственному за учет и хранение архивной документации, которое обеспечивает хранение поступивших документов в течение срока действия паспорта.
"Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.08.2020 N 59444)61. После вручения паспорта должностное лицо загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственное за выдачу паспорта, вносит в АИС информацию о выдаче паспорта и передает заявление с приложенными к нему документами должностному лицу загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственному за учет и хранение архивной документации, которое обеспечивает хранение поступивших документов в течение срока действия паспорта.
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Когда вы храните и используете архивные документы, включая кадровые, согласно законодательству об архивном деле, требования Закона о персональных данных соблюдать не нужно (п. 2 ч. 2 ст. 1 этого Закона);
(КонсультантПлюс, 2025)Когда вы храните и используете архивные документы, включая кадровые, согласно законодательству об архивном деле, требования Закона о персональных данных соблюдать не нужно (п. 2 ч. 2 ст. 1 этого Закона);
Готовое решение: Каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения применяйте общий порядок, о котором рассказывали выше. В том числе на уничтожение они отбираются по результатам экспертизы их ценности. А если такие документы содержат персональные данные работников, то учитывайте также требования к уничтожению персональных данных. В частности, способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных, п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения кадровых документов с истекшим сроком хранения применяйте общий порядок, о котором рассказывали выше. В том числе на уничтожение они отбираются по результатам экспертизы их ценности. А если такие документы содержат персональные данные работников, то учитывайте также требования к уничтожению персональных данных. В частности, способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных, п. 31 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
Статья: Административные правоотношения в области рынка ценных бумаг в условиях цифровизации: проблемы правового регулирования
(Сладкова А.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Все чаще возникают новые электронные объекты, выполняющие функцию документа, нуждающиеся в управлении и обеспечении их архивного хранения. Появляются новые электронные услуги. Требуют правового решения вопросы использования больших данных (big date) и распределенные реестры.
(Сладкова А.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Все чаще возникают новые электронные объекты, выполняющие функцию документа, нуждающиеся в управлении и обеспечении их архивного хранения. Появляются новые электронные услуги. Требуют правового решения вопросы использования больших данных (big date) и распределенные реестры.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Вопрос: Каков срок хранения согласия на обработку персональных данных клиента в гостинице?
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
Статья: 9 согласий на обработку персональных данных
(Краецкая Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 6)Если будущий работодатель перед приемом соискателя на работу мониторит его соцсети и ищет о нем данные в Интернете, то в согласие необходимо включить об этом данные тоже. В таком случае в согласии следует прописать следующую формулировку: "Даю согласие <наименование организации, ее адрес, ИНН, ОГРН> на обработку, предполагающую сбор (непосредственно от меня как соискателя, а также из общедоступных информационных ресурсов и архивов), запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение моих персональных данных в целях рассмотрения вопроса о соответствии моей кандидатуры имеющимся вакансиям".
(Краецкая Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 6)Если будущий работодатель перед приемом соискателя на работу мониторит его соцсети и ищет о нем данные в Интернете, то в согласие необходимо включить об этом данные тоже. В таком случае в согласии следует прописать следующую формулировку: "Даю согласие <наименование организации, ее адрес, ИНН, ОГРН> на обработку, предполагающую сбор (непосредственно от меня как соискателя, а также из общедоступных информационных ресурсов и архивов), запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение моих персональных данных в целях рассмотрения вопроса о соответствии моей кандидатуры имеющимся вакансиям".
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
Статья: Электронный архив компании: анализ проблем, создание и ведение
(Маевский Н., Воротынская Е.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимы повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельные протоколы работы.
(Маевский Н., Воротынская Е.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимы повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельные протоколы работы.
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Ответ: Если ИП осуществлял обработку персональных данных, то в случае прекращения предпринимательской деятельности он обязан уведомить Роскомнадзор о прекращении обработки персональных данных, направив уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Ответ: Если ИП осуществлял обработку персональных данных, то в случае прекращения предпринимательской деятельности он обязан уведомить Роскомнадзор о прекращении обработки персональных данных, направив уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.