Архивное хранение персональных данных
Подборка наиболее важных документов по запросу Архивное хранение персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Как Закон о защите персданных распространяется на архивные документы
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
(Храмцовская Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 9)В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" <1> предусмотрен ряд исключений: его действие не распространяется на отношения, возникающие при "организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации".
Статья: Плюсы и минусы онлайн-собеседований
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
(Васильева К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 7)4. Дебюрократизация кадрового документооборота. Если собеседование проводится очно, от кандидата, как правило, требуется очное же представление всех документов, сопровождающих подтверждение его профессиональных компетенций. Это документы от удостоверения личности (паспорта) и трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) до всевозможных сертификатов, подтверждающих дополнительные знания, умения, навыки и практический опыт кандидата. В случае успешного прохождения собеседования документы могут быть приобщены к личному делу работника. Но что делать со всей "макулатурой", если собеседование пройдено неудачно? Необходимо знание правил обработки персональных данных и архивного хранения документов и практики их применения.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 24.06.2025)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
(ред. от 24.06.2025)
"О персональных данных"2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
Приказ МИД России от 12.02.2020 N 2113
"Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.08.2020 N 59444)61. После вручения паспорта должностное лицо загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственное за выдачу паспорта, вносит в АИС информацию о выдаче паспорта и передает заявление с приложенными к нему документами должностному лицу загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственному за учет и хранение архивной документации, которое обеспечивает хранение поступивших документов в течение срока действия паспорта.
"Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.08.2020 N 59444)61. После вручения паспорта должностное лицо загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственное за выдачу паспорта, вносит в АИС информацию о выдаче паспорта и передает заявление с приложенными к нему документами должностному лицу загранучреждения, МИДа России или представительства, ответственному за учет и хранение архивной документации, которое обеспечивает хранение поступивших документов в течение срока действия паспорта.
Статья: Типичные ошибки оператора при обработке и обеспечении защиты персональных данных
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 2)Напомним, что документы архивного хранения, содержащие ПДн, уничтожаются по окончании сроков хранения в порядке, установленном законодательством в сфере архивного документооборота, а требования к оформлению установлены Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 "Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных".
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 2)Напомним, что документы архивного хранения, содержащие ПДн, уничтожаются по окончании сроков хранения в порядке, установленном законодательством в сфере архивного документооборота, а требования к оформлению установлены Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 "Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных".
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1>). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)Исключениями из требований данного принципа являются ситуации, когда законодательство или договор с участием субъекта персональных данных прямо предусматривает более длительный срок их хранения. Так, например, в случае увольнения работника формально отпадает основание для дальнейшей обработки его персональных данных, однако работодатель должен продолжать обрабатывать определенные данные о работнике в силу требований публичного права. Так, налоговым законодательством установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 5 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). Бухгалтерские документы подлежат хранению в течение не менее чем пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1>). Впоследствии личные дела работников подлежат архивному хранению, на которое законодательство о персональных данных уже не распространяется (см. комментарий к ст. 1 Закона). Обработка оператором персональных данных уволенных работников свыше 5 лет является нарушением законодательства о персональных данных (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15 января 2018 г. по делу N А40-81171/17-149-793). Помимо прочего, такого рода нарушение может выявляться в ходе проверки Роскомнадзора при визуальном осмотре СУБД, используемой кадровой службой (Апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2018 г. по делу N 33а-3957/2018).
Статья: Электронный архив компании: анализ проблем, создание и ведение
(Маевский Н., Воротынская Е.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимы повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельные протоколы работы.
(Маевский Н., Воротынская Е.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Электронный архив может хранить в себе любую документацию, в том числе и персональные данные граждан, которые требуют особого уровня защищенности. Как следствие, системе необходимы повышенное внимание служб информационной безопасности и отдельные протоколы работы.
Статья: Административные правоотношения в области рынка ценных бумаг в условиях цифровизации: проблемы правового регулирования
(Сладкова А.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Все чаще возникают новые электронные объекты, выполняющие функцию документа, нуждающиеся в управлении и обеспечении их архивного хранения. Появляются новые электронные услуги. Требуют правового решения вопросы использования больших данных (big date) и распределенные реестры.
(Сладкова А.В.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Все чаще возникают новые электронные объекты, выполняющие функцию документа, нуждающиеся в управлении и обеспечении их архивного хранения. Появляются новые электронные услуги. Требуют правового решения вопросы использования больших данных (big date) и распределенные реестры.
Статья: Работа с персональными данными. Отвечаем на вопросы
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 Закона о персданных действие закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
(Свистунова Н.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7)Согласно п. 2 ч. 2 ст. 1 Закона о персданных действие закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2025)Ответ: Если ИП осуществлял обработку персональных данных, то в случае прекращения предпринимательской деятельности он обязан уведомить Роскомнадзор о прекращении обработки персональных данных, направив уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2025)Ответ: Если ИП осуществлял обработку персональных данных, то в случае прекращения предпринимательской деятельности он обязан уведомить Роскомнадзор о прекращении обработки персональных данных, направив уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
"Комментарий к Федеральному закону от 22 июня 2024 г. N 145-ФЗ "О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов"
(постатейный)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)накопленный опыт работы российских консульских учреждений свидетельствует о том, что во многих странах практика истребования документов по дипломатическим каналам отсутствует - в предоставлении запрашиваемых документов отказывается, либо обращения российской стороны остаются без ответа (в том числе со ссылкой на защиту персональных данных). В ряде африканских, латиноамериканских стран и стран Юго-Восточной Азии отсутствуют архивы либо единая база хранения документов ЗАГС и иных личных документов;
(постатейный)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)накопленный опыт работы российских консульских учреждений свидетельствует о том, что во многих странах практика истребования документов по дипломатическим каналам отсутствует - в предоставлении запрашиваемых документов отказывается, либо обращения российской стороны остаются без ответа (в том числе со ссылкой на защиту персональных данных). В ряде африканских, латиноамериканских стран и стран Юго-Восточной Азии отсутствуют архивы либо единая база хранения документов ЗАГС и иных личных документов;
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2026)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.
Вопрос: Каков срок хранения согласия на обработку персональных данных клиента в гостинице?
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.