Архивное делопроизводство
Подборка наиболее важных документов по запросу Архивное делопроизводство (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиция ВС РФ: Копия доверенности представителя федерального органа исполнительной власти на обжалование судебного акта заверяется в соответствии с требованиями ГОСТов
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПорядок оформления копий документов регламентирован пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28), п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76). Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия, на которой проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Чтобы удостоверить соответствие копии документа подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись, включающую слово "Верно", должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации. Из изложенного следует, что светокопия доверенности является надлежащим документом, подтверждающим полномочия представителя федерального органа исполнительной власти на подачу апелляционной, кассационной или надзорной жалобы, только если она заверена в соответствии с приведенными выше требованиями.
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПорядок оформления копий документов регламентирован пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28), п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76). Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия, на которой проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Чтобы удостоверить соответствие копии документа подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись, включающую слово "Верно", должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации. Из изложенного следует, что светокопия доверенности является надлежащим документом, подтверждающим полномочия представителя федерального органа исполнительной власти на подачу апелляционной, кассационной или надзорной жалобы, только если она заверена в соответствии с приведенными выше требованиями.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Глава 4. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Глава 4. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77
"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 N 75119)Зарегистрировано в Минюсте России 6 сентября 2023 г. N 75119
"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 N 75119)Зарегистрировано в Минюсте России 6 сентября 2023 г. N 75119
"Комментарий к Федеральному закону от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)Следует отметить, что в данном случае законодатель не уточняет, каким образом должны быть заверены указанные копии судебных актов. Поэтому будут действовать общие правила заверения документов. Согласно п. 21 разд. 3.1 "Общие понятия" ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под термином "подлинник документа" необходимо понимать первый или единственный экземпляр документа. В свою очередь, заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость (п. 25 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)Следует отметить, что в данном случае законодатель не уточняет, каким образом должны быть заверены указанные копии судебных актов. Поэтому будут действовать общие правила заверения документов. Согласно п. 21 разд. 3.1 "Общие понятия" ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под термином "подлинник документа" необходимо понимать первый или единственный экземпляр документа. В свою очередь, заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость (п. 25 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Статья: Административно-правовая регламентация электронного декларирования расходов и доходов государственных гражданских служащих
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)Вместе с тем в отношении организации архивного делопроизводства по кадровым документам в органах публичной власти и организациях (за исключением государственной гражданской службы) такие правовые ограничения отсутствуют при условии соответствия требованиям об учете кадровых сведений с применением системы хранения электронных документов <19>, а также доработки органами публичной власти и организациями соответствующих информационных систем под типовые функциональные требования <20>, предъявляемые Росархивом к системам электронного документооборота. Соблюдение указанных условий позволит обеспечить юридическую значимость хранимых в электронном виде сведений о доходах.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)Вместе с тем в отношении организации архивного делопроизводства по кадровым документам в органах публичной власти и организациях (за исключением государственной гражданской службы) такие правовые ограничения отсутствуют при условии соответствия требованиям об учете кадровых сведений с применением системы хранения электронных документов <19>, а также доработки органами публичной власти и организациями соответствующих информационных систем под типовые функциональные требования <20>, предъявляемые Росархивом к системам электронного документооборота. Соблюдение указанных условий позволит обеспечить юридическую значимость хранимых в электронном виде сведений о доходах.
"Руководство по рассмотрению заявок в соответствии с Законом N 44-ФЗ"
(Гурин О.Ю.)
("НОК", "Печатный Двор", 2024)В силу ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" под копией документа понимается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
(Гурин О.Ю.)
("НОК", "Печатный Двор", 2024)В силу ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" под копией документа понимается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Статья: Работодатель потерял трудовые договоры с работниками: что делать?
(Кожевникова С.Н.)
("Кадровик-практик", 2025, N 5)"...Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника..." (п. 24 ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст).
(Кожевникова С.Н.)
("Кадровик-практик", 2025, N 5)"...Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника..." (п. 24 ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст).
Статья: Новое поколение выбирает (профессия документоведа глазами выпускников)
(Двоеносова Г.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)Сейчас, пройдя четыре года обучения, я поняла, насколько много должен знать документовед - делопроизводство, архивное дело, стандартизацию, информационные системы, законодательство разного уровня и многое другое... Когда я только поступала, казалось, что документационное обеспечение управления - это гораздо проще, а выяснилось, что это огромное множество связанных между собой подсистем. От этого и сложно, и интересно одновременно. Наш факультет однозначно развил нас всесторонне - это то, за что я люблю его больше всего. Мы коснулись истории, говорили о госучреждениях и коммерческих организациях, говорили о регламентах и конфиденциальности, узнавали больше про, казалось бы, простой термин "информация" и многое другое.
(Двоеносова Г.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 3)Сейчас, пройдя четыре года обучения, я поняла, насколько много должен знать документовед - делопроизводство, архивное дело, стандартизацию, информационные системы, законодательство разного уровня и многое другое... Когда я только поступала, казалось, что документационное обеспечение управления - это гораздо проще, а выяснилось, что это огромное множество связанных между собой подсистем. От этого и сложно, и интересно одновременно. Наш факультет однозначно развил нас всесторонне - это то, за что я люблю его больше всего. Мы коснулись истории, говорили о госучреждениях и коммерческих организациях, говорили о регламентах и конфиденциальности, узнавали больше про, казалось бы, простой термин "информация" и многое другое.
"Стадия возбуждения гражданского дела"
(Бортникова Н.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)<74> ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст // СПС "КонсультантПлюс".
(Бортникова Н.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)<74> ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст // СПС "КонсультантПлюс".
Готовое решение: Как хранить счета-фактуры
(КонсультантПлюс, 2025)Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Исходя из разъяснений Минфина России в отношении срока хранения аналогичных документов под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого вы в последний раз использовали счет-фактуру при расчете налога и для составления отчетности (Письмо от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Статья: Электронная персонализация кадрового обеспечения государственно-служебной деятельности
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В настоящий момент в Государственной Думе рассматривается законопроект N 1173189-7, предусматривающий приравнивание бумажных копий к цифровым документам. Можно предположить, что данная инициатива даст существенное ускорение процессам трансформации архивного делопроизводства в электронный вид, которые были инициированы Росархивом в 2023 году <12>.
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)В настоящий момент в Государственной Думе рассматривается законопроект N 1173189-7, предусматривающий приравнивание бумажных копий к цифровым документам. Можно предположить, что данная инициатива даст существенное ускорение процессам трансформации архивного делопроизводства в электронный вид, которые были инициированы Росархивом в 2023 году <12>.
Готовое решение: Как вести личную карточку работника
(КонсультантПлюс, 2025)Руководителю отдела кадрового учета Зиминой И.А. подготовить законченные делопроизводством личные карточки к архивному хранению в установленном законом порядке".
(КонсультантПлюс, 2025)Руководителю отдела кадрового учета Зиминой И.А. подготовить законченные делопроизводством личные карточки к архивному хранению в установленном законом порядке".
Готовое решение: Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров
(КонсультантПлюс, 2025)Учтите, что срок хранения архивных документов исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили делопроизводство (ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Учтите, что срок хранения архивных документов исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором вы закончили делопроизводство (ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).