Главная

Материалы журнала "Главная книга"

20 июля 2018 года

Содержание

ОТПУСКА: ИНДЕКСАЦИЯ В СВЯЗИ С ПОВЫШЕНИЕМ МРОТ И НЕ ТОЛЬКО

В конце мая мы провели на нашем сайте интернет-конференцию о правилах предоставления отпуска и о расчете отпускных. Приводим ответы наших экспертов на самые интересные вопросы.

Доплата отпускных до МРОТ

@ Когда и на основании каких документов нужно доплачивать отпускные до МРОТ?

- Все зависит от того, какая зарплата была у работника в расчетном периоде.

С 1 мая 2018 г. средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетном периоде норму рабочего времени и выполнившего трудовые обязанности, не может быть меньше федерального МРОТ - 11 163 руб. <1>

Если зарплата в течение расчетного периода была ниже 11 163 руб., то велика вероятность, что доплачивать отпускные придется. Даже если на момент выплаты отпускных зарплата выше МРОТ. Действуйте по такому алгоритму.

Шаг 1. Рассчитайте средний дневной (часовой) заработок работника по такой формуле:

Сумма среднего дневного заработка работника = Выплаты за расчетный период, учитываемые при расчете среднего дневного заработка / 12 мес. / 29,3 дн.

Шаг 2. Рассчитайте средний месячный заработок работника за расчетный период. Имейте в виду, что делается это только для сравнения с МРОТ. Определяется он по такой формуле:

Средний месячный заработок за расчетный период = Средний дневной заработок (из шага 1) x 29,3 дн.

Шаг 3. Сравните средний месячный заработок работника из шага 2 с суммой 11 163 руб.:

- если средний месячный заработок из шага 2 больше 11 163 руб. или равен этой сумме, то отпускные рассчитывайте исходя из среднего дневного заработка работника (из шага 1);

- если средний месячный заработок из шага 2 меньше 11 163 руб., то отпускные выплачивайте исходя из суммы за месяц 11 163 руб.:

Сумма отпускных = МРОТ, действующий в период отпуска (11 163 руб.) / Количество календарных дней в месяце, на который приходится отпуск x Количество календарных дней отпуска работника

Если предположить, что работник уходит в отпуск с 01.06.2018 на 28 календарных дней, то сумма отпускных за июнь, рассчитанная исходя из МРОТ, должна составить не менее 10 418,80 руб. (11 163 руб. / 30 дн. x 28 дн.). Если у вас получилось меньше, придется доплатить до этой суммы.

Справка. Если работник не выработал норму рабочего времени либо не выполнил в полном объеме нормы труда, то средний заработок может быть ниже МРОТ. Такое возможно, например, у тех, кто работал неполный день, болел, был в отпуске.

По сути, доплата отпускных до МРОТ - это составная часть самих отпускных, а не стимулирующая и не компенсационная выплата. Просто у работников, которые получали зарплату ниже действующего МРОТ, расчет суммы отпускных имеет свою специфику.

Сумму доплаты можно обосновать бухгалтерской справкой, в которой и приведите расчет отпускных.

Индексация в связи с повышением МРОТ

@ Подскажите, нужно ли индексировать отпускные в связи с повышением с 1 мая МРОТ?

- Индексировать средний заработок для отпускных нужно только в том случае, когда было повышение зарплаты всем работникам организации или структурного подразделения, где числится работник <2>.

Если же в связи с увеличением МРОТ с 1 мая 2018 г. до 11 163 руб. была увеличена зарплата лишь отдельным работникам (а не всем), то выплаты в расчетном периоде, учитываемые для среднего заработка, индексировать не нужно <3>.

Кстати, если увеличение окладов не коснулось тех, кто находится в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком, то нельзя говорить о том, что оклады повысили всем работникам. Следовательно, в тех подразделениях, где есть такие работники, увеличение окладов не приведет к индексации среднего заработка при расчете отпускных.

Также имейте в виду: если средний заработок в пересчете на полный месяц получился меньше 11 163 руб., то отпускные нужно пересчитать и при необходимости доплатить до МРОТ (см. ответ на предыдущий вопрос).

Справка. Штраф на организацию за опоздание с выплатой отпускных составляет 30 - 50 тыс. руб., а за повторное нарушение - 50 - 100 тыс. руб. <4>

Кроме того, за задержку отпускных надо выплатить работнику компенсацию <5>.

Срок для выплаты отпускных

@ Правда ли, что если бухгалтер выдает отпускные строго за 3 дня до начала отпуска, то он рискует нарваться на штрафы?

- Отпускные надо выдать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска <6>.

Однако из нормы ТК и разъяснений Роструда неясно, как посчитать срок "за 3 дня". Нет единого мнения на сей счет и у судей.

Так, одни судьи считают, что сам день выплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок <7>.

Другие уверены, что между датами оплаты и начала отпуска должно пройти 3 полных дня. То есть выплатить отпускные необходимо фактически за 4 дня до отпуска <8>.

Таким образом, безопаснее платить отпускные так, чтобы между датой их выплаты и датой начала отпуска было не менее 3 полных календарных дней.

Расчет отпускных при срочных контрактах

@ Сотрудник уволился 26 апреля, с 27 апреля снова устроился на работу в ту же организацию (в организации у сотрудников годовые контракты). В июне он идет в отпуск. В мае была выплачена премия за I квартал (то есть за период до увольнения). Включается ли эта премия в расчет отпускных, раз доход получен в мае?

- При увольнении сотрудника 26 апреля ваша организация должна была выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты <9>. В том числе и премии за отработанное время, для расчета которых имелись все данные на день увольнения <10>.

При приеме на работу того же работника 27 апреля отпускной стаж начинает считаться заново <11>. Таким образом, если в июне работник идет в отпуск, то при расчете отпускных должны учитываться только выплаты в рамках нового годового контракта. Поскольку майская премия к таким выплатам не относится (она выплачена за работу в I квартале - по старому трудовому договору), то ее не надо включать в расчет среднего заработка.

Отпуск с 1 июля

@ Работник идет в отпуск с 1 июля. Какой взять расчетный период, если за июнь еще не рассчитана заработная плата?

- Если работник уходит в отпуск с 01.07.2018, расчетным будет период с 01.07.2017 по 30.06.2018 <12>. Каких-либо исключений для отпусков, начинающихся с 1-го числа месяца, не предусмотрено.

Выплатить отпускные работнику необходимо не позднее чем за 3 дня до начала отпуска <13>. Получается, что в случае, когда дата начала отпуска приходится на 1-е число месяца, отпускные должны быть исчислены и выплачены еще до окончания расчетного периода.

Можно предложить два варианта расчета отпускных в такой ситуации.

Вариант 1. Изначально сумму отпускных вы рассчитываете, учитывая последний месяц расчетного периода как не полностью отработанный. Напомним: чтобы посчитать количество календарных дней в неполном календарном месяце, нужно среднемесячное число календарных дней (29,3) разделить на количество календарных дней в этом месяце и умножить на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время <14>. Таким образом, при подсчете среднего заработка отработанное время вы определяете на дату расчета отпускных. А в сумме выплат учитываете суммы, причитающиеся сотруднику за время работы в последнем месяце расчетного периода с 1-го числа по день расчета отпускных.

Неудобство в том, что уже после окончания последнего месяца расчетного периода придется делать перерасчет и при необходимости доплачивать отпускные работнику.

Вариант 2. Зарплату за еще не отработанные дни вы считаете авансом и последний месяц расчетного периода учитываете как полностью отработанный. Однако если после выплаты отпускных работник, например, заболеет перед отпуском или, скажем, ему будет начислена премия, отпускные придется пересчитать.

Отпуск после длительного больничного

@ Работник находился на больничном по уходу за ребенком весь 2017 г. и часть 2018 г. Начислений заработной платы не было. Больничный он закрывает в июне и уходит в очередной отпуск с конца июня.

Зарплата в июне выплачена за 4 дня. Как посчитать отпускные?

- Расчетный период - это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск <15>. То есть в вашем случае период с 01.06.2017 по 31.05.2018.

Однако в это время начислений не было - период больничного и оплата по нему в расчет не берутся <16>. Поэтому для расчета нужно взять предшествующий больничному период, равный 12 месяцам, когда были выплаты <17>.

Если же начислений вообще не было, то тогда средний заработок для оплаты отпуска нужно определить исходя из зарплаты, начисленной за 4 дня июня <18>.

Дополнительные отпуска для северян

@ Наш работник проживает в местности с особыми климатическими условиями (в Республике Коми, г. Сыктывкар), работает вахтовым методом - ездит в обособленное подразделение, расположенное в местности без особых климатических условий (в Вологодской области). Наша организация зарегистрирована в Краснодарском крае. Положен ли работнику дополнительный северный отпуск? И обязаны ли мы оплатить поездку к месту отдыха и обратно такому работнику?

- Дополнительный оплачиваемый отпуск полагается лицам, работающим в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним <19>. Как вы пишете, ОП, в которое ездит на вахтовую работу ваш сотрудник и которое указано в трудовом договоре в качестве места его работы, не находится в названных районах или местностях. Таким образом, северный отпуск ему не положен. Место проживания сотрудника значения не имеет.

Право на оплату проезда к месту отпуска и обратно (один раз в 2 года) также имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях <20>. Таким образом, вы не обязаны оплачивать работнику-вахтовику проезд к месту отпуска и обратно.

Отпускные при районном коэффициенте

@ Зарплата работника всегда была равна МРОТ, однако:

- в 2017 г. мы ее платили без учета районного коэффициента;

- в 2018 г. зарплату увеличили на районный коэффициент 1,3.

Как теперь рассчитать работнику отпускные?

- При расчете среднего заработка для отпускных вы должны учесть и выплаты в виде районного коэффициента <21>. То есть вы берете все фактически начисленные работнику суммы за расчетный период.

При этом средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетном периоде норму рабочего времени и выполнившего трудовые обязанности, должен быть не меньше федерального МРОТ (сейчас он составляет 11 163 руб.) <22>.

Оснований индексировать прошлые выплаты у вас нет, такое правило применяется, только если было повышение окладов в целом по организации <23>.

Однако если вы ошибочно не применяли в 2017 г. районный коэффициент к МРОТ, средний заработок безопаснее рассчитать исходя из сумм, равных МРОТ x 1,3.

Совпадение ежегодного и учебного отпусков

@ Ежегодный отпуск по графику совпал с учебным отпуском.

Как нужно переносить ежегодный отпуск - автоматически или по заявлению работника? Ежегодный отпуск необходимо предоставить сразу после окончания учебного отпуска?

- Если учебный отпуск целиком или частично совпадет с ежегодным оплачиваемым отпуском сотрудника по графику, то на основании его заявления и справки-вызова из вуза ежегодный отпуск (его часть) нужно перенести на другое время <24>.

Если вы договоритесь с работником о переносе отпуска, то возьмите у него соответствующее заявление, где будут указаны даты нового отпуска. В графике отпусков в разделе о перенесении отпуска укажите дату предполагаемого отпуска и основание его переноса (заявление работника и реквизиты справки-вызова).

Обязанности присоединить ежегодный отпуск к учебному у вас нет, но это можно сделать по договоренности с работником <25>.

Отпуска за предыдущие годы

@ У сотрудника накопились отпуска за предыдущие периоды. За какой период сначала давать отпуск: за старый или за новый? И как сделать расчет отпускных за старые периоды?

- Организация обязана предоставить работнику все неиспользованные оплачиваемые отпуска. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо вне графика, по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы.

Внимание. Запрещено <26>:

- непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд;

- непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Законодательство не регулирует вопрос, за какой рабочий период вначале предоставлять отпуск: за старый или за новый. Так что работодатель вправе самостоятельно определить порядок.

Каких-либо особенностей расчета отпускных за старые рабочие периоды нет. В любом случае расчетный период зависит от того, когда начнется отпуск работника. И неважно, за какой год (рабочий период) он предоставлен.

Сокращение расчетного периода для увеличения отпускных

@ В связи с увеличением МРОТ у нас в организации увеличивается зарплата. Следовательно, при расчете отпускных исходя из расчета начислений за последние 12 месяцев работники, которые идут в отпуск в январе - марте, получают значительно меньше тех, кто пойдет в отпуск летом. Можем ли мы, чтобы хоть как-то сократить эту разницу, уменьшить расчетный период? Например, сделать его равным 3 месяцам и закрепить это документально?

- Вы можете установить иной расчетный период для расчета среднего заработка в коллективном договоре или в локальном нормативном акте <27>. Главное условие - это не должно ухудшать положение работников по сравнению с требованиями ТК.

Поэтому вам придется каждый раз делать двойной расчет и сравнивать, не будет ли для конкретного работника расчетный период 12 месяцев более выгодным, чем предусмотренный вашим локальным нормативным актом расчетный период 3 месяца. При положительном ответе надо будет рассчитать отпускные исходя из правил ТК. В противном случае трудинспектор может оштрафовать вас за нарушение ТК <28>.

Уведомление сотрудника, находящегося в командировке, об отпуске

@ Если работник находится в командировке в другом городе, как уведомить его о дате начала отпуска? Считается ли электронное письмо уведомлением?

- Работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись <29>, поэтому очевидно, что электронное письмо не подходит.

Отметим, что Роструд, признавая право работодателя на самостоятельный выбор формы и способа извещения работника о времени начала отпуска, также рекомендует только те формы, где работник может лично расписаться на бумаге, - ознакомительные листы, ведомости, приказ. Также Роструд считает допустимым добавить в форму N Т-7 дополнительные графы <30>.

Лучше извещайте об отпуске в таких случаях заблаговременно, например за 3 недели или за месяц. А еще можно уведомить работника посредством телеграммы.

--------------------------------

<1> п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение); Закон от 07.03.2018 N 41-ФЗ

<2> Письмо Минтруда от 12.05.2016 N 14-1/В-447; п. 16 Положения

<3> Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5920-ТЗ

<4> ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ

<5> ст. 236 ТК РФ

<6> ст. 136 ТК РФ; Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 3)

<7> Определения Кемеровского облсуда от 26.01.2017 N 33-942/2017; Ленинградского облсуда от 06.08.2015 N 33-3731/2015; Решение Мосгорсуда от 18.02.2014 N 7-764/14

<8> Решение Пермского крайсуда от 23.01.2018 N 21-46/2018; Определение Челябинского облсуда от 17.09.2015 N 11-11043/2015

<9> ст. 127 ТК РФ

<10> ст. 140 ТК РФ

<11> ст. 121 ТК РФ

<12> ст. 139 ТК РФ; пп. 4, 10 Положения

<13> ст. 136 ТК РФ

<14> п. 10 Положения

<15> п. 4 Положения

<16> подп. "б" п. 5 Положения

<17> п. 6 Положения; Письмо Минтруда от 25.11.2015 N 14-1/В-972

<18> п. 7 Положения

<19> ст. 321 ТК РФ

<20> ст. 325 ТК РФ; п. 4 мотивировочной части Постановления КС от 09.02.2012 N 2-П

<21> подп. "л" п. 2 Положения

<22> п. 18 Положения

<23> п. 16 Положения

<24> ст. 124 ТК РФ

<25> ст. 177 ТК РФ

<26> ч. 4 ст. 124 ТК РФ

<27> ст. 139 ТК РФ

<28> ст. 5.27 КоАП РФ

<29> ст. 123 ТК РФ

<30> Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 4)

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга", N 12, 2018

ЕСЛИ К ВАМ ПРИШЛИ СТУДЕНТЫ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ

М.Г. Суховская, старший юрист

Летом многие компании открывают свои двери для практикантов - учащихся вузов и средних учебных заведений. Это обоюдовыгодное мероприятие: одни получают практический опыт, другие присматривают себе перспективные кадры на будущее. При этом оформлять отношения с практикантами трудовым договором вовсе не обязательно.

Что нужно сделать в первую очередь

Как правило, студенты проходят практику в тех организациях, с которыми у их учебного заведения (вуза или техникума) заключены соответствующие договоры <1>. И даже если студент самостоятельно найдет себе подходящее место для прохождения практики, учебное заведение, скорее всего, потребует от него представить письмо-подтверждение от этой организации и тоже заключит с ней договор о практике.

Компания, где учащиеся будут практиковаться (далее мы будем называть ее профильной), из числа работников назначает руководителя практики, а также <2>:

- предоставляет обучающимся рабочие места;

- обеспечивает безопасные условия прохождения практики.

Также нужно провести для практикантов необходимые инструктажи (по охране труда <3>, по пожарной безопасности, по технике безопасности) и ознакомить их с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в профильной организации <2>. В период прохождения практики учащиеся обязаны подчиняться этим правилам <4>.

Надо ли заключать с практикантами трудовые договоры

Это право, а не обязанность профильной организации <5>. Ведь по сути те поручения, которые студенты выполняют в период прохождения практики, являются их учебным заданием, а не оплачиваемой работой.

Внимание. Если прохождение практики предусматривает выполнение работ, при которых обязательны предварительный и/или периодические медосмотры, учащихся надо направить на такой осмотр <6>. По общему правилу эти медосмотры проводятся за счет работодателя <7>.

Но если в компании есть вакантные должности, работа по которым соответствует требованиям программы производственной практики, то можно заключить с учащимися срочные трудовые договоры <8>.

Только надо понимать, что в этом случае организация должна будет не только оплачивать выполняемую студентами работу и оформить на них трудовые книжки, но и соблюдать все гарантии и льготы, установленные ТК, в частности для несовершеннолетних (сокращенное рабочее время, запрет на некоторые виды работ и т.д.) <9>.

А если вы будете заключать срочный договор со студентом - иностранным гражданином, то, помимо соблюдения трудовых норм, на ваши плечи также ляжет исполнение "миграционных" обязанностей. Даже если учащийся из страны, входящей в состав ЕАЭС (Беларусь, Армения, Казахстан и Киргизия), гражданам которого не нужны разрешительные документы для работы в РФ <10>, вам как минимум придется в 3-дневный срок уведомлять орган МВД о заключении и о расторжении трудового договора с таким учащимся <11>.

* * *

Если надо документально оформить нахождение практикантов в компании (в частности, чтобы их пропускали в офисное здание), можно издать в произвольной форме приказ, например: "О прохождении производственной (учебной) практики следующими студентами...".

--------------------------------

<1> п. 8 Положения, утв. Приказом Минобрнауки от 27.11.2015 N 1383 (далее - Положение N 1383); п. 11 Положения, утв. Приказом Минобрнауки от 18.04.2013 N 291 (далее - Положение N 291)

<2> п. 13 Положения N 1383; п. 15 Положения N 291

<3> п. 2.1.2 Порядка обучения по охране труда, утв. Постановлением Минтруда, Минобразования от 13.01.2003 N 1/29

<4> п. 18 Положения N 1383

<5> ст. 59 ТК РФ

<6> п. 20 Положения N 1383

<7> ст. 213 ТК РФ

<8> п. 15 Положения N 1383; п. 15 Положения N 291

<9> статьи 92, 265 ТК РФ

<10> п. 1 ст. 97 Договора о ЕАЭС (подписан в г. Астане 29.05.2014)

<11> п. 8 ст. 13 Закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга", N 12, 2018

ККТ-ВЫЧЕТ У ИП С РАБОТНИКАМИ, ПРИМЕНЯЮЩЕГО ЕНВД

Л.А. Елина, ведущий эксперт

Предприниматели на вмененке могут уменьшить ЕНВД на расходы по приобретению онлайн-ККТ. Тем ИП, у которых имеются наемные работники, надо учитывать определенные особенности.

Предприниматель, у которого есть работники, может уменьшать исчисленный ЕНВД <1>:

- на сумму страховых взносов, уплаченных как за себя, так и за своих работников (в пределах начисленных сумм);

- на выплаченные работникам больничные за дни, оплачиваемые за счет работодателя;

- на взносы по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности.

Причем общая сумма вышеуказанных платежей (для краткости далее в этой статье мы будем называть их "страховые взносы") уменьшает ЕНВД не более чем на 50% <2>.

Кроме того, с 2018 г. все ИП, применяющие вмененку, могут уменьшить ЕНВД на расходы на покупку онлайн-ККТ. Максимальная сумма такого вычета на одну онлайн-кассу, зарегистрированную в ИФНС, - 18 000 руб. (но не более реальных затрат на ее приобретение). Вычет предоставляется по расходам <3>:

- на покупку новой онлайн-ККТ, фискального накопителя, необходимого программного обеспечения;

- на сопутствующие работы, например по настройке ККТ;

- на модернизацию старой ККТ до онлайн-версии.

Норма НК, регулирующая ККТ-вычет у ИП, говорит о том, что на расходы по приобретению ККТ можно уменьшить сумму ЕНВД, исчисленную с учетом п. 2.1 ст. 346.32 НК РФ. В этом пункте сказано о 50%-ном ограничении для уменьшения ЕНВД. Уже появилось два подхода к прочтению нормы.

Подход 1. Отсылка к п. 2.1 ст. 346.32 НК РФ говорит лишь о том, что ККТ-вычет применяется уже после того, как ЕНВД уменьшен на сумму страховых взносов. На ККТ-вычет 50%-ное ограничение не распространяется.

Подход 2. ЕНВД у ИП, имеющих работников, не может быть уменьшен более чем на 50% - даже при применении ККТ-вычета.

Некоторые предприниматели уже направляли в инспекцию декларацию с суммой ЕНВД, уменьшенной на сумму ККТ-вычета. Причем ЕНВД был уменьшен более чем на 50%, что встретило сопротивление инспекции. Она сочла это ошибкой и попросила представить уточненную декларацию.

Какой же подход верный? Минфин считает, что первый. Ведь НК не содержит каких-либо ограничений для уменьшения на ККТ-расходы суммы ЕНВД, оставшейся после уменьшения на страховые взносы <4>. После применения ККТ-вычета сумма ЕНВД, указанная в декларации, не может быть лишь отрицательной.

Уменьшение ЕНВД на расходы по приобретению ККТ

КОСОЛАПОВ Александр Ильич. Государственный советник РФ 1 класса

- Предприниматель, у которого есть работники, при применении ЕНВД:

- сначала уменьшает единый налог на сумму страховых взносов, уплаченных за себя и за работников, но не более чем на 50% суммы исчисленного ЕНВД <5>;

- затем полученную сумму, к примеру оставшиеся 50% единого налога, вправе уменьшить на расходы по приобретению ККТ <6>. Причем без каких-либо процентных ограничений - вплоть до нуля. Главное, чтобы при этом соблюдались иные условия, предусмотренные Налоговым кодексом для уменьшения ЕНВД на расходы по приобретению онлайн-ККТ.

* * *

Одновременно с представлением налоговой декларации по ЕНВД предприниматели должны направлять в инспекцию пояснительную записку о своих расходах на приобретение ККТ. Рекомендуемую форму такой записки ФНС привела в одном из своих писем <7>. Пример ее заполнения - на с. 28.

Если предприниматель указал в декларации сумму ЕНВД без уменьшения ее на ККТ-вычет и уплатил такой налог в бюджет, он может подать уточненку <8>. После ее проверки инспекцией образовавшуюся переплату ИП может вернуть или зачесть в счет предстоящих платежей <9>.

--------------------------------

<1> п. 2 ст. 346.32 НК РФ

<2> п. 2.1 ст. 346.32 НК РФ

<3> п. 2.2 ст. 346.32 НК РФ

<4> Письмо Минфина от 20.04.2018 N 03-11-11/26722

<5> пп. 2, 2.1 ст. 346.32 НК РФ

<6> п. 2.2 ст. 346.32 НК РФ

<7> Письма ФНС от 20.02.2018 N СД-4-3/3375@; Минфина от 20.04.2018 N 03-11-11/26722

<8> Письмо ФНС от 21.02.2018 N СД-3-3/1122@ (п. 3)

<9> ст. 78 НК РФ

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга", N 13, 2018

ПЕРЕНОС ОТПУСКА: КОГДА ВОЗМОЖЕН И КАК ОФОРМИТЬ

Хорошо, когда работники ходят в отпуск строго по графику - все предсказуемо и понятно. А если работник просит перенести его отпуск на другой период?

Или в связи с производственной необходимостью руководитель просит работника сходить в отпуск в другое время? Или работник во время отпуска или перед отпуском заболел? Во всех этих случаях надо будет оформить перенос отпуска и, возможно, пересчитать уже выплаченные суммы.

Как перенести или отменить отпуск?

Ни работодатель, ни работник не вправе менять уже запланированную в графике дату предоставления отпуска в одностороннем порядке без согласования с другой стороной <1>. Однако по согласованию отпуск может быть перенесен на другое время даже в ситуации, когда работник и работодатель договорились о таком переносе накануне запланированного отпуска. Ведь это не противоречит положениям трудового законодательства и не нарушает права работника <2>.

Внимание. Совсем отменить отпуск нельзя. Но его можно перенести по обоюдному согласию, например в случае болезни работника <3>.

Если инициатор переноса отпуска работник, он должен написать заявление о таком переносе, указав новые даты отпуска. Если руководитель согласен с таким переносом, на основании заявления работника надо оформить приказ, который подписывает руководитель.

Если же инициатор - работодатель, то надо заручиться письменным согласием работника на перенос отпуска. В частности, можно издать соответствующий приказ, в котором работник поставит подпись в строке "Согласен".

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника можно перенести отпуск на следующий рабочий год. В случае такого переноса отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется <3>.

Оформляем перенос

Реквизиты приказа о переносе отпуска работника надо указать в графе 8 графика отпусков. Также в графике надо указать новую дату начала отпуска (графа 9).

Если информация об отпуске уже была внесена в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника, то надо зачеркнуть даты начала и окончания отпуска (графы 5 и 6) и вписать новые. При этом в графе 7 надо указать реквизиты приказа о переносе отпуска.

До отпуска открыт больничный - что делать?

Самая распространенная причина изменения даты отпуска - болезнь работника. Рассмотрим такую ситуацию. Работник ушел на больничный. Уведомление о начале отпуска за 2 недели получил.

Но на дату начала отпуска его больничный лист все еще не закрыт.

Заявления работника о переносе отпуска нет. Каковы действия работодателя?

В общем случае при временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника <4>.

В рассматриваемой ситуации период временной нетрудоспособности работника наступил до начала ежегодного оплачиваемого отпуска. И порядок действий в этом случае законодательно не определен. Лучший вариант - связаться с работником и узнать, что хочет работник: перенести отпуск на другой срок или продлить его на дни болезни. Если перенести - согласуйте с работником период переноса <5>.

Если же переносить отпуск работник не собирается, то отпуск продлевается на дни болезни. То есть отпуск работника будет считаться со дня, следующего за днем окончания больничного, и продлится то количество календарных дней, на которое день начала отпуска был сдвинут. Так же следует поступить, если связаться с работником и узнать его планы на перенос отпуска не удалось.

Внимание. При составлении графика отпусков работодатель может учесть пожелания работника о периоде отпуска. После утверждения график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для работника. Работодатель не обязан переносить отпуск по просьбе работника, кроме случаев, установленных ТК РФ <6>. Так что у организации нет обязанности подстраиваться под работника. Руководитель может отказать в переносе отпуска.

Предположим, работник собирался в отпуск на неделю, но перед отпуском заболел.

Что касается выплаты отпускных, то отпускные в любом случае должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до начала фактического ухода в отпуск. В нашем примере - за 3 дня до 10 августа, то есть не позднее 6 августа.

Придется ли делать пересчет отпускных при болезни работника

В общем случае, если работник заболел уже в отпуске и отпуск продлен, пересчет делать не придется. Но есть исключения.

Ситуация 1. Отпускные были выплачены исходя из полной зарплаты за месяц, предшествующий отпуску, без учета дней, которые сотрудник не доработал из-за болезни. Например, работник собирался в отпуск со 2 июля. 25 июня ему были выплачены отпускные (в расчет среднего заработка была включена и полная зарплата за июнь), но с 27 июня работник взял больничный. Тогда зарплату за 27 - 29 июня из расчета нужно исключить. Также надо убрать при расчете исключаемые дни болезни.

Ситуация 2. Работник проболел больше месяца, и его отпуск перенесен на следующий месяц. Например, работник планировал пойти в отпуск со 2 июля, но весь июль проболел и ушел в отпуск только с 3 августа. По общему правилу отпускные должны быть пересчитаны с учетом другого расчетного периода: август 2017 г. - июль 2018 г. Поскольку законодательством этот момент не урегулирован, мы уточнили его в Роструде. Читайте ответ в ближайших номерах ГК.

Как отразить уменьшение отпускных в 6-НДФЛ

Если работник заболел в отпуске и часть отпуска перенесена на другое время, часть излишне выплаченных отпускных можно зачесть в счет пособия по болезни.

УФНС по г. Москве разъясняло, что если при перерасчете сумма отпускных уменьшается, то в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных <7>.

А вот ФНС указывала, что при перерасчете отпускных в текущем календарном году не нужно подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ, все перерасчеты нужно сделать в текущем периоде. И это логично, ведь в разделе 1 расчета 6-НДФЛ, который заполняется нарастающим итогом с начала года, отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета <8>.

В то же время ни ФНС, ни УФНС не давали разъяснений о том, как отражать перерасчет отпускных в сторону уменьшения в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Давайте разбираться. В принципе вся выплаченная работнику сумма отпускных как была его доходом, так и осталась. Только она частично превратилась в другой вид дохода - в пособие по болезни. Причем дата получения этих доходов одинаковая - день выплаты работнику <9>. И с суммы выплаченного дохода НДФЛ был удержан и своевременно перечислен в бюджет.

Кстати, срок перечисления НДФЛ с этих доходов тоже единый - не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные и больничные <10>.

Учитывая это, полагаем, что в разделе 2 расчета 6-НДФЛ можно показать только операцию по выплате первоначальной суммы отпускных и все.

Но чтобы по итогам года данные расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ сходились, вам придется в справке 2-НДФЛ показать больничные, в счет которых были зачтены ранее выплаченные отпускные, как доход того месяца, когда выплачены отпускные. Даже если на самом деле зачет произошел в следующем месяце. То есть у вас будет два вида дохода:

- по коду 2012 - отпускные;

- по коду 2300 - больничные.

Предъявить претензии по поводу того, что НДФЛ неверно исчислен или не вовремя уплачен в бюджет, налоговики не смогут. То есть не смогут оштрафовать за неудержание и неуплату налога. Но есть вероятность, что они могут посчитать, что вы неверно заполнили расчет 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ. Поскольку доходы в виде больничных надо все-таки показывать в расчете 6-НДФЛ отдельно, причем на дату зачета излишне выплаченных отпускных в счет пособия. И, учитывая позицию московского УФНС, налоговики могут потребовать от вас уточненку, в которой нужно будет отразить уменьшение суммы отпускных после перерасчета и сумму пособия.

Штраф за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ и в справке 2-НДФЛ - по 500 руб. за отчет <11>. Но и этот штраф можно оспорить.

Ведь порядок заполнения справки 2-НДФЛ и раздела 2 расчета 6-НДФЛ в нашем случае никак не урегулирован - ни Порядком заполнения справки и расчета, ни разъяснениями налоговиков. А в этом случае все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогового агента <12>.

* * *

Если отпуск полностью или частично перенесен на другой месяц, то отпускные за новый отпуск рассчитываются уже с учетом нового расчетного периода.

--------------------------------

<1> Апелляционное определение Мосгорсуда от 20.01.2016 N 33-1792/2016

<2> Решение ВС Удмуртской Республики от 25.01.2016 N 7-8/2016

<3> ст. 124 ТК РФ

<4> ст. 124 ТК РФ

<5> п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 N 169

<6> ч. 1, 2 ст. 123, ст. 124 ТК РФ

<7> Письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 N 20-15/049940

<8> Письма ФНС от 13.10.2016 N БС-4-11/19483@, от 24.05.2016 N БС-4-11/9248

<9> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ

<10> п. 6 ст. 226 НК РФ

<11> п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 (п. 3)

<12> п. 7 ст. 3 НК РФ

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга", N 13, 2018