Концепция «следующего действия» или как повысить свою продуктивность
Знакомимся с важным инструментом для управления задачами
Вопрос «Каково следующее действие?» – центральный инструмент для управления задачами и обязательствами в методе GTD (Getting Things Done), описанный в книге Дэвида Аллена, одного из ведущих экспертов в области тайм-менеджмента.
О работе с корзиной «Входящие» – другом инструменте метода GTD – мы уже рассказали. В этой статье мы рассмотрим, что такое «следующее действие», как его определить и почему этот подход уменьшает стресс и повышает продуктивность.
Что такое «следующее действие»?
«Следующее действие» — это конкретное физическое действие, которое необходимо выполнить, чтобы продвинуться к завершению задачи или проекта. Это не просто общее намерение или план, а четкое указание на то, какой именно шаг будет следующим. Например, вместо того чтобы сказать: «Мне нужно организовать встречу», правильным будет сформулировать следующее действие так: «Написать электронное письмо с предложением о встрече».
Важно понимать, что каждое следующее действие должно быть конкретным и выполнимым. Если не определен следующий шаг по задаче, то возникает барьер между текущим положением дел и желаемым результатом. Энергия мозга продолжает расходоваться на удержание задачи в памяти и ее обдумывание. Если вы не можете четко определить, что именно нужно сделать, возможно, вам нужно разбить задачу на более мелкие шаги.
Как определить следующее действие?
Определение следующего действия начинается с анализа задач, которые требуют вашего внимания. Необходимо собрать все свои обязательства в корзину «Входящие»*, рассмотреть каждую задачу и решить, что она для вас значит и какие действия необходимо предпринять. Чтобы определить следующее действие, задайте себе два вопроса:
- Каков желаемый результат?
- Что конкретно нужно сделать для его достижения?
Зафиксируйте это действие в контекстном списке или внесите в календарь.
Разберемся на примерах.
Сломалась дужка на ваших очках. Очевидно, что вам нужны исправные очки – это желаемый результат. Что нужно сделать для его достижения? Попробовать отремонтировать или купить новые. Следующее действие – зайти в мастерскую. Заносим задачу в список «По пути домой» и кладем очки в сумку. Вероятность того, что завтра вы снова сможете пользоваться очками, многократно повышается.
Друг прислал приглашение на велофестиваль. Вы не против пойти и классно провести время с друзьями, но пока не знаете, будут ли у вас другие дела в этот день. Каково следующее действие? Создать напоминание в календаре, чтобы вернуться к этому вопросу ближе к дате. Таким образом вы не забудете вовремя ответить другу и освободите мозг от необходимости помнить, что решение не принято.
В списке задач «Курсовая» у вас есть пункт «Написать обзор литературы до конца месяца». Каков желаемый результат? Он уже сформулирован в требованиях к курсовой работе: «не менее десяти страниц с анализом актуального состояния вопроса на основе 5-7 источников». Значит, записываем рядом с задачей следующее действие: «Найти источники в системе КонсультантПлюс». Такая формулировка позволит вам сразу приступить к работе в подходящее время, а не прокрастинировать перед чистым листом с заголовком «Обзор литературы».
Размышляя о предстоящих каникулах, вы достали папку «Когда-нибудь» и снова увидели флаер с рекламой автошколы. Да, кажется, пришло время для осуществления задуманного! Желаемый результат представляется очень живо и сразу возникает много вопросов: «Сколько стоит? Как долго? Механика или автомат?» Каково ваше следующее действие? Позвонить в автошколу. Если время для звонка неподходящее, прикрепляем флаер к списку «Позвонить» и записываем вопросы, которые хотели задать. В нужное время вашему мозгу не придется заново возвращаться к обдумыванию этой задачи.
Вы собрали оргкомитет «Дня первокурсника» на первый мозговой штурм и отлично поработали: набросали много классных идей для встречи на ступеньках, вечернего шоу, рекламной компании и дизайна мерча. Василиса сделала фото доски с идеями и отправила в общий чат. Усталые, но довольные расходитесь по домам? Нет. Задайте вопрос «Каково следующее действие?». – Сделать из фото текстовый документ и отправить начальнику курса на согласование. Кто сделает? К какому сроку? Фиксируем поручение в чате, и делаем пометку в «листе ожидания», что ждете ответ из учебной части. Таким образом, команда понимает, что сейчас происходит, кто и что делает по проекту.
Почему это повышает продуктивность?
Применяя концепт следующего действия, вы получаете множество преимуществ.
Создаете ощущение контроля. Определив и зафиксировав следующие действия для всех своих задач, вы получаете полный обзор того, что предстоит сделать. Мозг больше не работает в режиме многозадачности: всё, что нужно помнить, надежно хранится на внешних ресурсах, решения по следующим шагам приняты. Каждый раз вы осознанно выбираете для выполнения задачу, соответствующую контексту, количеству доступного сейчас времени и уровню вашей энергии, и понимаете, почему не выбрали другую. Это помогает избежать чувства перегруженности и позволяет вам сосредоточиться на конкретной задаче.
Снижаете уровень стресса. Определяя следующий шаг сразу же при расчистке корзины «Входящие», вы избегаете откладывания дел на потом и снижаете вероятность возникновения стресса из-за упущенных сроков.
Повышаете мотивацию. Четкое понимание того, что нужно сделать, увеличивает скорость выполнения задач. Вы начинаете видеть прогресс в своей работе, это способствует повышению мотивации и удовлетворенности.
Развиваете проактивное поведение. Практика определения следующих действий способствует формированию проактивного подхода к работе и жизни в целом. Вы начинаете действовать заранее вместо того, чтобы ждать последнего момента или давления со стороны окружающих.
Улучшаете работу команды. Ясность в определении следующих действий способствует улучшению взаимодействия между членами команды. Каждый знает свои обязанности и шаги к их выполнению, что создает более эффективную рабочую атмосферу.
Концепция «следующего действия» предлагает нам мощный инструмент для управления задачами. Определяя конкретные шаги к выполнению своих обязательств, мы можем значительно повысить свою продуктивность и улучшить качество жизни в целом. Начните применять эти принципы уже сегодня — задавайте себе вопрос «Каково следующее действие?» и наблюдайте за тем, как ваша жизнь становится более организованной и продуктивной!
По книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
* Подробно о корзине «Входящие» и создании контекстных списков мы рассказали в статье «Корзина «Входящие»: надежная система по управлению временем»
Документ КонсультантПлюс по теме: Списки документов по темам курсовых и дипломных работ (нормативные правовые акты, статьи, учебники, судебная практика)