Служебные записки

37. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Службы отношения субординации структурных подразделений с руководством Службы и координации между структурными подразделениями.

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Службы.

38. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 шрифтом N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 36 Инструкции.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При направлении информации одновременно адресатам внутри центрального аппарата Службы и за ее пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов. Служебные записки массовой рассылки подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном п. 20 Инструкции.

Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются на последнем листе второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - адресанта, в порядке, предусмотренном пп. 9 и 11 п. 36 Инструкции.