6.6. Регистрация внутренних документов

6.6.1. Внутренние документы - документы, создаваемые в управлениях центрального аппарата ФССП России и используемые федеральными государственными гражданскими служащими в управленческом процессе, регистрируются в РКФ электронных баз учета (журналах регистрации) внутренних документов управлений центрального аппарата ФССП России.

6.6.2. Регистрация внутренних документов управлений центрального аппарата ФССП России осуществляется работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

6.6.3. Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов РКФ электронных баз данных (регистрационных журналов) по учету внутренних документов управлений центрального аппарата ФССП России:

- регистрационный номер внутреннего документа, присвоенный по месту его исполнения;

- дата документа;

- корреспондент;

- адресат;

- наименование документа;

- краткое содержание (заголовок к тексту);

- дата поступления документа из другого управления центрального аппарата ФССП России;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения поручения, автор резолюции, дата принятия резолюции);

- отметка об исполнении (срок фактического исполнения);

- индекс дела, в которое документ вшит после исполнения поручения.

6.6.4. Регистрационный номер, присваиваемый внутреннему документу, состоит из кода управления центрального аппарата ФССП России и порядкового номера в РКФ по учету внутренних документов в пределах календарного года, разделенных дефисом.

6.6.5. При регистрации на внутреннем документе проставляются дата документа и его регистрационный номер.

На внутренних документах, исполненных по установленной форме, дата и регистрационный номер проставляются на предусмотренных для этих реквизитов местах.

Если документ исполнен в произвольной форме, дата и регистрационный номер проставляются на свободном от текста месте первого листа документа в левом верхнем углу текстового поля в одну строку и выравниваются по левой и верхней границам текстового поля.

Например: 11.04.2006 N 06-24, где:

11.04.2006 - дата документа;

06 - код управления центрального аппарата ФССП России (соответствует Управлению делопроизводства), в котором подготовлен и зарегистрирован внутренний документ;

24 - порядковый номер документа в РКФ по учету внутренних документов.

Регистрационный номер присваивается внутреннему документу один раз - в управлении центрального аппарата ФССП России, которым этот документ подготовлен.

6.6.6. Передача внутренних документов между управлениями центрального аппарата ФССП России осуществляется через Управление делопроизводства по реестрам установленной формы (Приложение N 28).

Поступившему из другого управления центрального аппарата ФССП России внутреннему документу новый регистрационный номер не присваивается, и этот документ учитывается в РКФ под ранее присвоенным номером.

Для обеспечения учета прохождения внутреннего документа в этом случае под регистрационным номером документа на свободном от текста месте в круглых скобках указывается сокращенное наименование структурного подразделения центрального аппарата ФССП России, в которое поступил документ, дата поступления и его порядковый номер по РКФ, разделенные косой чертой.

где 11.09.2006 N 05-348 - дата и регистрационный номер документа, исполненного и зарегистрированного в Организационно-контрольном управлении;

(УДП/12.09.2006/341) - отметка Управления делопроизводства на поступившем из Организационно-контрольного управления внутреннем документе с указанием даты поступления и его порядкового номера по РКФ базы учета данных Управления делопроизводства.

Внутренние документы, созданные в данном управлении центрального аппарата ФССП России и поступившие в его адрес из иных управлений центрального аппарата ФССП России, учитываются в раздельных базах данных.