VII. Формирование и хранение дел по обращениям граждан

7.1. Обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела и хранятся в ОДКО (отделе документационного обеспечения - в территориальном органе Россвязьнадзора). Обложка дела оформляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27.01.2006, регистрационный N 7418).

7.2. На каждом обращении после принятия окончательного решения проставляется отметка "В дело", дата и подпись исполнителя по данному обращению или руководителя структурного подразделения, в котором рассматривалось обращение.

7.3. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке копий ответов. Основания (письма-обращения) помещаются после материалов по рассмотрению обращения.

7.4. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

7.5. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

7.6. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан, законченных делопроизводством, возлагается на ОДКО, а находящихся на исполнении - на начальников структурных подразделений Россвязьнадзора и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

7.7. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

7.8. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.9. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией Россвязьнадзора (территориального органа Россвязьнадзора) может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений граждан, связанных с предложением по совершенствованию системы государственного надзора в сфере связи.

7.10. Решения экспертной комиссии об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителем Россвязьнадзора (территориального органа Россвязьнадзора).

7.11. Документы Россвязьнадзора по обращениям граждан, подлежащие постоянному хранению, передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Документы территориального органа Россвязьнадзора по обращениям граждан, подлежащие постоянному хранению, передаются на государственное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации.