4.6. Перечень вопросов, по которым специалист вправе или обязан самостоятельно принимать определенные решения

В соответствии со своей компетенцией согласовывает основные официальные документы согласно следующему перечню:

4.6.1. Инструкция (участие в подготовке) - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности федерального ведомства (например, "Инструкция по технике безопасности", "Инструкция по ведению делопроизводства", "Инструкция по работе с документами для служебного пользования" и т.д.). Утверждается руководителем федерального ведомства или по его поручению заместителем Руководителя федерального ведомства.

4.6.2. Протокол - документ, фиксирующий обсуждение вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Протокол может быть кратким, если записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения; полным, когда кроме вопросов и решений в нем содержится краткая запись выступления докладчиков и участников; стенографическим, когда ход обсуждений записывается дословно. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов (например, коллегий федеральных ведомств).

4.6.3. Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (например, заседании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

4.6.4. Заключение (участие в подготовке) - документ, содержащий мнение, экспертную оценку, вывод учреждения, комиссии или специалиста по вопросам компетенции федерального органа исполнительной власти.

4.6.5. Докладная записка - документ, адресованный Руководителю данного или вышестоящего федерального органа исполнительной власти, содержащий обстоятельное изложение какого-нибудь вопроса с изложением выводов и предложений составителя.

Докладная записка может быть: инициативной, информационной, отчетной, профессионально-инициативной, отчетно-инициативной. Она может быть внутреннего и внешнего обращения. Внешнюю докладную подписывает руководитель или заместитель Руководителя федерального ведомства, внутреннюю - ее составитель.

В докладной записке могут констатироваться как позитивные, так и негативные факты, а также излагаются предложения действий, которые необходимо предпринять в конкретном случае.

4.6.6. Справка - документ, содержащий описание тех или иных фактов или событий. В справке обычно содержится сообщение об определенных проверках, обследованиях, командировках и т.д. Справки бывают служебного и личного характера. Служебные составляются по указанию, запросу должностного лица или вышестоящей организации.

4.6.7. Обзор - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о научных и других работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.

4.6.8. Сводка - документ, представляющий собой сообщение сведений по одному вопросу (сводки значений предложений и т.д.).

4.6.9. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, предложений и предназначений, в основном, для устного прочтения.

4.6.10. Предложение - разновидность докладной, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

4.6.11. Пояснительная записка - введение или заключение к какому-либо основному документу (плану, отчету, проекту и т.п.). Объяснительная записка - письменное изложение причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступления от установленных правил работы и т.д.

4.6.12. Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения, специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

4.6.13. Список - документ, составляемый для регистрации лиц, предметов и т.д. Составляет в определенном порядке в целях регистрации или в информационных целях.

4.6.14. Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм и требований.

4.6.15. Правила (участие в подготовке) - служебные документы, регламентирующие или предписывающие какие-либо действия, вытекающие из каких-либо норм (например, Основные правила работы ведомственных архивов).

4.6.16. Тезисы - сформулированная основная мысль, положение доклада, лекции, статьи первичного документа. Могут быть краткими и развернутыми. Не содержат пояснений.