2.6. Перечень вопросов, по которым помощник руководителя федерального органа вправе или обязан самостоятельно принимать определенные решения

В соответствии со своей компетенцией принимает участие в подготовке следующего перечня документов:

2.6.1. Инструкция (участие в подготовке) - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности федерального ведомства (например, "Инструкция по технике безопасности", "Инструкция по ведению делопроизводства", "Инструкция по работе с документами для служебного пользования" и т.д.). Утверждается руководителем федерального ведомства или по его поручению заместителем Руководителя федерального ведомства.

2.6.2. Протокол - документ, фиксирующий обсуждение вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Протокол может быть кратким, если записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения; полным, когда кроме вопросов и решений в нем содержится краткая запись выступления докладчиков и участников; стенографическим, когда ход обсуждений записывается дословно. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов (например, коллегий федеральных ведомств).

2.6.3. Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (например, заседании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

2.6.4. Заключение (участие в подготовке) - документ, содержащий мнение, экспертную оценку, вывод учреждения, комиссии или специалиста по вопросам компетенции федерального органа исполнительной власти.

2.6.5. Докладная записка - документ, адресованный Руководителю данного или вышестоящего федерального органа исполнительной власти, содержащий обстоятельное изложение какого-нибудь вопроса с изложением выводов и предложений составителя.

Докладная записка может быть: инициативной, информационной, отчетной, профессионально-инициативной, отчетно-инициативной. Она может быть внутреннего и внешнего обращения. Внешнюю докладную подписывает руководитель или заместитель Руководителя федерального ведомства, внутреннюю - ее составитель.

В докладной записке могут констатироваться как позитивные, так и негативные факты, а также излагаются предложения действий, которые необходимо предпринять в конкретном случае.

2.6.6. Справка - документ, содержащий описание тех или иных фактов или событий. В справке обычно содержится сообщение об определенных проверках, обследованиях, командировках и т.д. Справки бывают служебного и личного характера. Служебные составляются по указанию, запросу должностного лица или вышестоящей организации.

2.6.7. Сводка - документ, представляющий собой сообщение сведений по одному вопросу (сводки значений предложений и т.д.).

2.6.8. Предложение - разновидность докладной, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

2.6.9. Список - документ, составляемый для регистрации лиц, предметов и т.д. Составляет в определенном порядке в целях регистрации или информационных целях.

2.6.10. Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм и требований.

2.6.11. Правила (участие в подготовке) - служебные документы, регламентирующие или предписывающие какие-либо действия, вытекающие из каких-либо норм (например, Основные правила работы ведомственных архивов).