Протокол совещания, постановление коллегии

3.31. Протокол совещания, проводимого руководителем Агентства, заместителем руководителя Агентства, составляется на основании записей, произведенных во время совещания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению структурными подразделениями Агентства.

3.32. Осуществление записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня заседания.

3.33. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

председательствующий;

секретарь;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.34. Протокол совещания подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

3.35. Постановление и протокол заседания коллегии Агентства подписывается руководителем Агентства. Подготовка и оформление указанного документа осуществляются в соответствии с регламентом подготовки, проведения и оформления материалов заседания коллегии Агентства.

3.36. Поручения руководителя Агентства и его заместителей в виде резолюций на служебную корреспонденцию даются на листах установленного образца или непосредственно на самом рассматриваемом документе.

3.37. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись, дата.

3.38. В резолюциях, как правило, устанавливаются сроки (календарные даты) исполнения рассматриваемых документов, а если срок исполнения документа превышает один месяц, то и сроки представления информации о ходе его исполнения.