3. Составление описей дел (описей электронных документов) суда

3.1. Опись дел (опись электронных документов) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных документов) составляется на основе номенклатуры дел.

Объектом описания в описи дел (описи электронных документов) является дело (электронное дело).

3.2. Описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений (приложения N 3, 4, 5, 6, 7, 8 к настоящей Инструкции) составляются отдельно на:

гражданские дела постоянного хранения;

административные дела постоянного хранения;

уголовные дела постоянного хранения;

дела с судебными актами, изъятыми из гражданских дел и материалов, разрешаемых в порядке гражданского судопроизводства, в связи с истечением срока их хранения, постоянного хранения;

дела с судебными актами, изъятыми из административных дел, материалов, разрешаемых в порядке административного судопроизводства, в связи с истечением срока их хранения, постоянного хранения;

дела с судебными актами, изъятыми из уголовных дел, материалов судебного контроля, материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, в связи с истечением срока их хранения, постоянного хранения;

дела общего делопроизводства постоянного хранения;

гражданские дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

административные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

уголовные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела с судебными актами, изъятыми из дел, материалов об административных правонарушениях в связи с истечением срока их хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела общего делопроизводства временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела по личному составу;

дела со сроком хранения "До ликвидации суда" (в случае, предусмотренном пунктом 3.2.1 настоящей Инструкции).

3.2.1. Дела со сроком хранения "До ликвидации суда" в судах, выступающих источниками комплектования государственного архива, включаются в отдельную опись дел; в судах, не выступающих источниками комплектования государственного архива, включаются в опись дел постоянного срока хранения.

3.2.2. Аналогичные описи составляются на электронные дела.

3.3. На судебные дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи дел ведутся в произвольной форме в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении.

В случае передачи на хранение в архив суда дел временных (до 10 лет) сроков хранения (в соответствии с пунктом 7.5 настоящей Инструкции), описи дел в электронном виде ведутся также на другие дела временных (до 10 лет) сроков хранения (дела общего делопроизводства: наряды, книги, журналы и т.д.).

При уничтожении таких дел в графе "Примечание" описи дел проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда составляются по установленной форме (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда осуществляется по описям дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции).

3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись полностью;

каждое дело, том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий.

3.5.1. Основным элементом описи дел является описательная статья, в которую входят: номер дела по порядку, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов, примечания.

3.5.2. Порядковый номер дела присваивается после его включения в опись и расположения в описи в соответствии с принятой схемой систематизации.

В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Дела, внесенные в опись под литерными номерами, вносятся в нее с добавлением к номеру дела букв алфавита (к примеру: 4, 5, 5а, 5б, 6).

3.5.3. Индекс дела предназначен для простановки номенклатурных номеров дел. По решению соответствующей ЭПК архивного учреждения данная графа может использоваться для иных отметок.

3.5.4. Заголовок дела содержит информацию о включенных в дело видах документов или решаемых ими вопросах.

В графе заголовка дела с новой строки может быть приведена дополнительная информация об особенностях документов, включенных в дело.

Каждый заголовок пишется полностью, сокращение "То же" не допускается.

При включении личных дел типовая часть заголовка ("Личное дело работника...") и индивидуальная отделяются друг от друга двоеточием, пробелом после него и абзацем. Например:

Аналогичным образом оформляются и иные заголовки дел, имеющие типовую и переменные части заголовков.

При внесении в опись заголовков судебных дел следует указывать в заголовке номер дела (УИД), номер производства по делу.

3.5.5. Графа "Крайние даты" содержит крайние даты (начальную и конечную) документов дела или событий, которые освещаются этими документами.

Крайние даты в описи могут быть представлены следующим образом:

имеются начальная и конечная даты: 08 января 2025 - 07 августа 2025;

начальная и конечная даты совпадают: 15 января 2025;

в одной из дат отсутствует число и/или месяц: январь 2025 - 03 марта 2025, 01 апреля 2025 - 2026;

начальная или конечная дата определяется по косвенным данным: [2025];

крайние даты установить не удалось: [б/д].

Сокращать даты (к примеру, 15 - 23 марта 2025, март - апрель 2025) не допускается.

К числам месяца от первого до девятого добавляется впереди стоящий ноль (03 марта, 06 сентября); слово "год" (сокращения "г.", "гг.") не используется.

3.5.6. В описях дел временных сроков хранения срок хранения дела указывается в соответствии с действующим на момент составления описи Перечнем документов.

3.5.7. В графе "Количество листов" вносится количество пронумерованных листов в деле (без количества листов внутренней описи). Количество листов в описательной статье должно совпадать с количеством листов, указанных в листе-заверителе дела.

3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.7. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии или структурном подразделении суда, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме, который подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и председателем судебной коллегии, судебного состава, уполномоченным лицом постоянного судебного присутствия, начальником структурного подразделения суда. Далее акт об утрате документов утверждается председателем суда и передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения суда работнику, ответственному за работу архива суда.

3.8. Описи дел, описи электронных документов (годовые разделы описей дел, описей электронных документов) (приложения N 5, 6, 7, 8 к настоящей Инструкции) составляются работником, ответственным за работу архива суда, на основании описей дел, описей электронных документов судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда.

3.9. Первому годовому разделу описи дел присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

3.10. Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

При достижении максимального количества статей или приближении к этому числу, когда количество дел в следующем годовом разделе может превысить данное ограничение, опись закрывается и начинается новая опись со следующим свободным номером.

Также опись дел закрывается, если новые дела в нее поступать больше не будут (например в связи с упразднением суда).

Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, каждый том описи дел должны иметь лист-заверитель.

3.11. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

При закрытии описи оформляется единая итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) обобщающие сведения по всем годовым разделам, вошедшим в данную опись.

Например: Первый годовой раздел: в данную опись внесено 130 дел с N 1 по N 130, в том числе: литерные номера - нет, пропущенные номера - N 113.

Второй годовой раздел: в данную опись внесено 100 дел с N 131 по N 230, в том числе: литерные номера - 138а, пропущенных номеров - нет.

Заключительный годовой раздел, опись закрывается: в данную опись внесено 500 дел с N 1 по N 500, в том числе: литерные номера - 138а, пропущенные номера - N 113.

Для каждого годового раздела описи дел необходимо указывать год описи, за который представлены документы.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

3.12. В справочный аппарат к описи дел входят: титульный лист; перечень переименований суда (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

3.13. На титульном листе описи дел указываются: полное наименование государственного архива (если суд выступает его источником комплектования); полное наименование суда; номер архивного фонда; номер и название описи; крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование суда указывается по последнему году включения документов в опись дел.

3.14. В предисловии к описи дел указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись: об изменениях в наименовании суда; о структуре суда; об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел; о содержании и полноте дел; о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.

3.15. Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).

3.16. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу согласовываются с экспертной комиссией суда, после чего если суд выступает источником комплектования государственного архива, либо на основании договора с архивным учреждением, представляются на утверждение соответствующей ЭПК архивного учреждения.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются на ЭПК архивного учреждения в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

Перед направлением описей дел на утверждение проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

3.17. После утверждения описей дел (годовых разделов описей) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.