3. Определение сроков хранения документов

3.1. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до введения в действие Перечня.

3.2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения документов, законченных в делопроизводстве в 2025 году, начинается с 1 января 2026 года.

Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и/или регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

3.3. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

3.4. Срок хранения "Постоянно" означает, что документы, с данным сроком хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Организации - источника комплектования государственных архивов, подлежат передаче в архив на постоянное хранение, после истечения сроков их временного хранения в Организациях. Срок хранения указанных документов в Организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, не может быть менее десяти лет.

3.5. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в Организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является она источником комплектования государственного архива. При ликвидации Организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.6. Срок хранения "До минования надобности" означает, что эти документы имеют практическое применение, срок их хранения может быть установлен самой Организацией, но не может быть менее 1 года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов Организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

3.7. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в Организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

3.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет;

- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности.

3.9. Отметки "ЭПК", "ЭК", проставленные у сроков хранения отдельных видов документов, означают, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или долговременное практическое значение. Данные документы в обязательном порядке изучаются Центральной экспертной комиссией Росрыболовства (далее - ЦЭК Росрыболовства) и экспертными комиссиями организаций, подведомственных Росрыболовству в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к их уничтожению. Передача таких документов на хранение в государственный архив согласовывается с экспертно-проверочными комиссиями федеральных архивов с целью отбора на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

3.10. Снижение сроков хранения документов, установленных настоящим Перечнем, не допускается.

3.11. С введением данного Перечня при определении сроков хранения документов, в том числе предшествующего периода, упорядочение которых еще не проведено, следует руководствоваться настоящим Перечнем.