ВВЕДЕНИЕ

Деятельность по публикации архивных документов в электронном виде осуществляется архивами уже на протяжении десятилетий, в последние годы - все более активно. При этом реализуемые проекты отличаются многообразием по форме, концепции, структуре, используемым технологиям, а также по археографическому оформлению представленных в них архивных документов <1> (далее - Аналитический обзор 2022 г.).

--------------------------------

<1> Практика подготовки электронных публикаций архивных документов за период 2010 - 2021 гг. Аналитический обзор/Е.А. Романова [и др.]; ВНИИДАД. М., 2022.

Методические рекомендации по подготовке электронных публикаций архивных документов (далее - Методические рекомендации) разработаны с целью формирования единой научно-методической основы создания государственными и муниципальными архивами электронных документальных публикаций <2> разных видов и форм, их представления в составе различных интернет-проектов. Методические рекомендации предназначены преимущественно для подготовки на их основе научно-популярных, а также учебных электронных документальных публикаций. Особенности методики, обусловленные спецификой подготовки научных электронных документальных публикаций, отдельно оговариваются по тексту Методических рекомендаций.

--------------------------------

<2> Термины "электронная документальная публикация" и "электронная публикация архивных документов" используются в качестве синонимов.

Методические рекомендации выступают логическим продолжением и дополнением ранее подготовленных "Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде" <3> (далее - Методические рекомендации по публикации архивных документов в печатном виде). Взаимосвязь двух методических документов обеспечивается путем использования единого терминологического аппарата, сходством структуры, а также применением конкретных отсылок к ранее разработанным рекомендациям при рассмотрении аспектов, являющихся общими при их реализации как в традиционных, так и в электронных документальных публикациях.

--------------------------------

<3> Методические рекомендации по публикации архивных документов в печатном виде/Е.А. Романова [и др.]; ВНИИДАД. М., 2022. 314 с. URL: https://archives.gov.ru/documents/methodics/2022-recommendations-publikation.shtml?ysclid=mnhjlss048422013889 (дата обращения: 26.11.2025).

Термин "электронная документальная публикация" в контексте подготовки настоящих Методических рекомендаций понимается как документальная публикация в электронной форме, имеющая определенную информационно-технологическую конструкцию, обеспечивающую ее функциональность.

При этом "документальная публикация" - это "документ, сборник или иной комплекс документов, опубликованный в сопровождении элементов, которые содержат дополнительную информацию о документе, являющуюся результатом изучения содержания, внешних особенностей и контекста его создания и бытования" <4>. Документальная публикация, таким образом, предполагает опубликование архивных документов по определенным правилам, обеспечивающим точность передачи текста и изображения, и с археографическим сопровождением (т.е. в сопровождении указанных выше элементов).

--------------------------------

<4> ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. П. 166.

Под минимальным археографическим сопровождением при публикации архивных документов в электронной среде в настоящих Методических рекомендациях понимается наличие заголовка <5> и легенды <6> публикуемого документа <7>.

--------------------------------

<5> См. раздел 6 Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде.

<6> См. раздел 7 Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде.

<7> Минимальное археографическое сопровождение допустимо в научно-популярных и учебных электронных документальных публикациях, в том случае, когда публикуются изображения, аудио- и видеозаписи архивных документов.

Соответственно, размещение в сети Интернет копий архивных документов без заголовков и легенд не является "электронной документальной публикацией" в понимании разработчиков Методических рекомендаций, хотя, несомненно, это также одна из форм опубликования (обнародования) документов и содержащейся в них информации.

Информационно-технологическая конструкция электронной документальной публикации является результатом комплекса технологических процессов и программно-технологических средств <8>, обеспечивающих возможность воспроизведения публикуемых документов (в том числе аудиовизуальных), функциональность и долговечность электронной документальной публикации. Составными элементами информационно-технологической конструкции электронной документальной публикации является схема систематизации представленных документов и система навигации, включающая традиционный научно-справочный аппарат (НСА) и дополнительные инструменты, обеспечивающие удобство поиска и перемещения между различными элементами публикации, а также ее связь с другими электронными ресурсами при необходимости, и предоставляющие пояснения, касающиеся как самих документов, так и содержащихся в них сведений.

--------------------------------

<8> По аналогии с определением термина "информационно-технологическая конструкция электронного издания", данным в ГОСТ Р 7.0.83-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. П. 3.3.

Термин "электронная публикация" (и тем более специализированный термин "электронная документальная публикация") не идентичен термину "электронное издание", определяемому стандартом как "электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения" <9>. Под электронным документом при этом понимается документ, существующий в электронно-цифровой форме.

--------------------------------

<9> ГОСТ Р 7.0.60-2020. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения. П. 3.1.1; ГОСТ 7.83-2013. П. 3.2.

Электронная документальная публикация может быть, в частности, реализована в форме электронного издания или как его часть.

Фиксация издания на съемных физических носителях и регистрация в Научно-техническом центре "Информрегистр" (далее - Информрегистр) <10> обеспечит стабильность электронной документальной публикации и наличие постоянной, неизменяемой ссылки на нее, а также возможность ознакомления с публикацией в фондах библиотек.

--------------------------------

<10> Подробная информация о том, как осуществить регистрацию, содержится в разделах официального сайта Информрегистра "Общие сведения о регистрации электронных изданий сетевого распространения" (URL: https://inforeg.ru/sei/itemlist/category/190-obshhie-svedeniya-o-registraczii-elektronnyx-izdanij-setevogo-rasprostraneniya (дата обращения: 26.11.2025) и "Доставка электронных изданий сетевого распространения и заявительная документация" (URL: https://inforeg.ru/sei/itemlist/category/191-zayavitelnaya-dokumentacziya (дата обращения: 26.11.2025).

Так, согласно статьям 13.2, 13.3 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" <11> пять обязательных экземпляров электронных изданий должны быть доставлены в Информрегистр для последующего распределения между библиотечно-информационными организациями <12>, а один обязательный экземпляр - в Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина.

--------------------------------

<11> Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ//Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. N 1. Ст. 1.

<12> Исключение, в соответствии с законом, составляют электронные издания для слепых и слабовидящих, программы для электронных вычислительных машин и базы данных, аудиовизуальные и патентные документы, официальные документы, стандарты на электронных носителях.

Электронная документальная публикация - это одна из наиболее популярных среди архивов и востребованных у пользователей форм представления архивных документов и информации о них в электронной среде.

По сравнению с традиционными публикациями архивных документов в виде печатного издания, электронные документальные публикации (представленные в сети Интернет) имеют ряд преимуществ:

- они доступны для самого широкого круга пользователей, без ограничений по времени или расстоянию;

- не ограничены объемы публикации, что позволяет полностью представлять многостраничные, крупноформатные документы, а также целые комплексы документов;

- электронная среда дает возможность представления 3D объектов, использования мультипликации, наложения различных объектов (например, карт);

- в электронной публикации имеется возможность передачи звука и видеоряда, соответственно текстовые, изобразительные и фотодокументы могут публиковаться вместе с кино-, фоно- и видеодокументами; кроме того, имеется возможность создания аудиосопровождения к интернет-проектам;

- публикация изображений документов может сочетаться с гипертекстовой передачей текста, что не только облегчает его прочтение, но и позволяет копировать части текста, осуществлять по нему поиск;

- использование гипертекстовых ссылок позволяет связывать различные части публикации, а также обеспечивать взаимосвязь различных ресурсов;

- в электронной среде появляется возможность использования дополнительных инструментов поиска по опубликованным документам, помимо традиционного (НСА) (полнотекстового, по ключевым словам (тегам) и др.);

- имеется возможность увеличения/уменьшения представленного изображения документа;

- размещение публикаций в сети Интернет расширяет пользовательскую аудиторию, способствует популяризации деятельности архивов;

- публикация архивных документов в электронном виде может быть осуществлена с существенно меньшими затратами по сравнению с изданием традиционных печатных сборников, что позволяет вводить в научный оборот и популяризировать значительное количество документов;

- электронные публикации позволяют развивать современные формы взаимодействия с пользователями, в том числе привлекать их к атрибутированию документов, проводить викторины, создавать электронные книги отзывов и др.

Вместе с тем, существует проблема обеспечения долговременной доступности и неизменности электронной документальной публикации, стабильности ее адреса в сети Интернет, актуальности приведенных гиперссылок и т.п. Этот фактор следует учитывать при подготовке любой электронной документальной публикации и при необходимости принимать меры по поддержанию ее доступности и функциональности. При этом только представление документальной публикации в виде электронного издания на обособленных физических носителях может гарантировать ее стабильность.

Для повышения жизнеспособности и устойчивости онлайн-публикаций необходимо регулярное резервное копирование; систематическая миграция и конвертация данных (перевод в новые форматы и на другие платформы по мере устаревания технологий); фиксация версий публикаций и применение технологии цифровых слепков для контроля целостности контента и предотвращения несанкционированных изменений. В отдельных случаях могут также использоваться постоянные идентификаторы (Persistent Identifiers, PID) в дополнение к URL-адресам.

Таким образом, сочетание физического архивирования с современными подходами к цифровому хранению позволяет достичь баланса между стабильностью, доступностью и долговечностью электронных публикаций.

При этом следует учитывать, что отсутствие электричества, технических средств, необходимого программного обеспечения, а также низкая скорость или отсутствие интернет-подключения, блокировка сайтов могут быть препятствием для доступа к любой электронной публикации. Такие обстоятельства нельзя исключить, однако многие другие аспекты, которые влияют на качество, удобство использования, авторитетность и популярность электронной документальной публикации раскрыты в настоящих Методических рекомендациях.

На качество и востребованность электронной документальной публикации, помимо ее содержательного наполнения, влияют ее функционально-технологические характеристики. Современные технологии предоставляют целый ряд преимуществ по публикации архивных документов в сети Интернет, формированию связей между различными информационными единицами ресурса, созданию удобных инструментов поиска, эффективных способов продвижения ресурса и др. Возможности эффективного использования доступных в настоящее время технологических инструментов при подготовке электронных документальных публикаций продемонстрированы в настоящих Методических рекомендациях.

В Методических рекомендациях раскрываются вопросы представления архивных документов в сети Интернет в составе различных интернет-проектов (включая тематические подборки документов, оцифрованные и выложенные в сеть отдельные фонды, коллекции и др., виртуальные архивы, географические информационные системы, виртуальные выставки, фотографические и музыкальные альбомы, реестры документов и т.д.), а также в социальных сетях <13>.

--------------------------------

<13> При этом вопросы публикации документов на обособленных электронных носителях (CD-R) специально не рассматриваются, поскольку это направление работы в настоящее время мало востребовано в архивных учреждениях (в том числе из-за устаревания носителей, необходимости их периодических проверок, а также в связи с менее удобным доступом к ним по сравнению с интернет-публикациями). Так, по данным анкетирования, осуществленного в ходе подготовки Аналитического обзора 2022 г., число электронных публикаций на физически обособленных носителях составляет 0,1% от общего числа реализуемых архивами электронных документальных публикаций.

Не рассматриваются отдельно такие формы опубликования документов, как размещение в сети Интернет электронных макетов печатных изданий (сборников документов, путеводителей, выпусков журналов и др.), поскольку методика подготовки таких публикаций не отличается от подготовки традиционных печатных публикаций - по сути, это лишь их копии; могут варьироваться только форматы их представления в электронной среде.

Применение Методических рекомендаций на практике позволит повысить качество подготовки и представления электронных публикаций архивных документов в рамках реализации различных интернет-проектов. Наличие единых, актуальных рекомендаций, представляющих в том числе готовые методологические и технологические решения, позволит оптимизировать трудовые процессы в ходе создания электронных документальных публикаций государственными и муниципальными архивами. Методические рекомендации могут также использоваться иными организациями (научными, учебными, общественными и др.), а также частными лицами в деятельности по представлению архивных и иных исторических документов в сети Интернет.

Методические рекомендации подготовлены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Руководитель - канд. ист. наук Е.А. Романова.

Ответственный исполнитель - канд. ист. наук Е.М. Мягкова.

Члены авторского коллектива: Е.В. Боброва, М.А. Захарченко, канд. ист. наук А.С. Ловцов, доктор ист. наук М.И. Мельтюхов, доктор ист. наук А.В. Репников.