Приложение 5. Пример составления акта об утрате документов
Приложение 5.
ПРИМЕР СОСТАВЛЕНИЯ АКТА ОБ УТРАТЕ ДОКУМЕНТОВ
УТВЕРЖДАЮ
директор ООО "Светосервис"
Беляева
В.Н. Беляева
03.02.2025
ООО "Светосервис"
АКТ
24.01.2025
N 1
ОБ УТРАТЕ ДОКУМЕНТОВ
Акт составлен комиссией в составе:
председатель комиссии - заместитель директора Чернов В.Н.
члены комиссии:
заведующий общим отделом Зайцев А.Н.
заведующий архивом Иванченко Т.В.
Комиссия провела проверку факта утраты и розыск дел отдела кадров в соответствии с номенклатурой дел отдела на 2023 год. Утрата была обнаружена заведующим отдела кадров Петровским К.Н. при подготовке документов к передаче в архив и составлении предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению за 2023 г.
Комиссия установила отсутствие следующих дел:
1.
Приказы и документы к ним (докладные записки, справки, заявления) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением за 2023 г. (срок хранения 5 л.)
2.
Отчеты работников о командировках за 2023 г. (срок хранения 5 л. ЭПК);
Документы были утрачены при переезде отдела кадров из помещения по адресу Москва, ул. Севастопольская, д. 2, корп. 1, комната 312 в помещение по адресу Москва, ул. Чертановская, д. 11, комната 415.
Также при полистном просмотре дел при подготовке их к передаче в архив было обнаружено отсутствие отдельных документов:
1.
Должностная инструкция механика, дело 02/04 "Должностные инструкции работников ремонтного цеха", л. 8 - 10;
2.
Должностная инструкция старшего механика, дело 02/04 "Должностные инструкции работников ремонтного цеха", л. 11 - 13.
Причина отсутствия документов не установлена.
Принятые комиссией совместно с Петровским К.Н. меры по розыску утраченных дел и документов положительных результатов не дали.
Утраченные дела, документы могут быть восполнены копиями, распечатанными из системы электронного документооборота.