1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

103.

Инструкции по делопроизводству

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

104.

Сводные номенклатуры дел организации

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

105.

Описи дел организации (1):

(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей

а) постоянного хранения;

Постоянно (2)

Постоянно (2)

Постоянно (2)

Постоянно (2)

(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности

б) по личному составу;

50 лет (2)

50 лет (2)

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

в) временного (свыше 10 лет) хранения

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

(3) После уничтожения дел

106.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После снятия с контроля

107.

Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После замены новыми

108.

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 год

1 год

1 год

1 год

109.

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 года

3 года

3 года

3 года

110.

Журналы учета и выдачи печатей, штампов

До ликвидации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

111.

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) При отсутствии журналов учета и выдачи печатей, штампов - До ликвидации организации

112.

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями ограниченного доступа

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

(1) После замены новыми

113.

Соглашения (договоры) о неразглашении сведений ограниченного доступа

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)

114.

Расписки (обязательства) о неразглашении сведений ограниченного доступа

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После прекращения трудовых отношений

115.

Документы (отчеты, сведения, акты, переписка) о результатах проверки выполнения требований по порядку обращения со сведениями ограниченного доступа

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

116.

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом (2)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

117.

Учетные документы архива организации (книги учета поступления и выбытия дел, документов; выдачи дел, документов; списки фондов; листы фондов; описи дел, документов; реестры описей)

Постоянно (1)

До ликвидации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

118.

Топографические указатели

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После замены новыми

119.

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

120.

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет

121.

Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов.

При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно

122.

Журналы, базы данных учета запросов и выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

123.

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей, и документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

124.

Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

125.

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 год

1 год

1 год

1 год

126.

Документы (отчеты, сведения, акты, переписка) о результатах проверки состояния делопроизводства

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

127.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора (соглашения); после прекращения обязательств по договору2

128.

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об обеспечении взаимодействия центрального аппарата Рослесхоза, его территориальных органов и подведомственных организаций с операторами почтовой связи по организации приема-отправки корреспонденции, участию в работе по заключению государственных контрактов на оказание услуг почтовой связи и доставки письменной корреспонденции

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

129.

Акты об отсутствии (повреждении) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 года

3 года

3 года

3 года

130.

Переписка по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

131.

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;

Постоянно

Постоянно

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов - До ликвидации организации

б) распорядительных документов по личному составу;

50 лет ЭПК (2)

50 лет ЭПК (2)

50/75 лет ЭПК (2)

50/75 лет ЭПК (2)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

(2) О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет

г) поступающих и отправляемых документов, внутренней корреспонденции;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

д) исполнения документов;

3 года

3 года

3 года

3 года

е) обращений граждан;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

ж) телеграмм;

3 года

3 года

3 года

3 года

з) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;

1 год

1 год

1 год

1 год

и) использования съемных носителей информации;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

к) фото-, фоно-, видеодокументов

3 года

3 года

3 года

3 года

132.

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

а) личного приема граждан;

3 года

3 года

3 года

3 года

б) приема посетителей;

3 года

3 года

3 года

3 года

в) рассылки документов;

1 год

1 год

1 год

1 год

г) бланков строгой отчетности;

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После уничтожения бланков

д) копировальных работ;

1 год

1 год

1 год

1 год

е) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих сведения ограниченного доступа;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

ж) машинных носителей информации;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

з) выдачи справок

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

и) выдачи дел во временное пользование;

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

(2) После возвращения всех