3. Порядок применения перечня

3.1. Определение сроков хранения документов, образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, ее территориальных органов и подведомственных организаций, производится путем сверки соответствия содержания документов, подлежащих экспертизе, с соответствующими статьями Перечня.

3.2. Сроки хранения документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

3.3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу Перечня, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу Перечня.

3.4. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, о чем сделаны отметки в графе "Примечания" Перечня. В этой же графе - комментарии или уточнения сроков хранения и порядок их исчисления.

3.5. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями Роспотребнадзора независимо от их организационно-правовых форм. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

3.6. Предусмотренная Перечнем отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), сопровождающая в отдельных случаях сроки временного хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы из этой группы по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научно-историческую ценность. Данная отметка также означает, что документы подлежат обязательной экспертизе ценности после истечения установленного срока их хранения, по результатам которой может быть продлен срок их временного хранения, документы могут быть отобраны на постоянное хранение или выделены к уничтожению. Экспертиза ценности осуществляется экспертными комиссиями (ЭК) территориальных органов Роспотребнадзора и подведомственных организаций, центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Роспотребнадзора и для документов, отбираемых на постоянное хранение, - экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего федерального государственного архива. При проведении экспертизы ценности документов Перечень используется наряду с законодательными и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.

3.7. Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства.

Для организаций, не являющихся источниками комплектования Государственного архива Российской Федерации, срок хранения "Постоянно" - это срок "До ликвидации организации".

3.8. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.9. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение (например, правила, инструкции, отчеты, бюллетени, справочники, полученные от других органов власти или организаций для сведения) и по мере их использования или отмены выделяются к уничтожению. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

3.10. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются для использования в работе, и означает, что такие документы хранятся до их отмены и замены новыми.

3.11. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности;

3.12. Снижение сроков хранения и (или) снятие отметки "ЭПК", установленных Перечнем, не допускается.

3.13. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

3.14. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.

3.15. Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, ее территориальные органы и подведомственные организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, ее территориальных органов и подведомственных организаций.