Служебные письма

3.7.36. Служебное письмо - документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между Россельхознадзором и другими организациями, должностными лицами, гражданами.

3.7.37. Служебные письма Россельхознадзора готовятся:

как письма по исполнению поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как письма по исполнению поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым на рассмотрение в другие органы государственной власти и иные организации;

как указания территориальным управлениям Россельхознадзора и подведомственным ему организациям;

как сопроводительные письма к документам, отправляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и исполнения;

как запросы, направляемые в другие органы государственной власти и иные организации для предоставления необходимой информации;

как запросы, направляемые в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для предоставления необходимой информации;

как ответы на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, направляемым в территориальные управления Россельхознадзора и подведомственные ему организации для рассмотрения и ответа заявителям;

как сопроводительные письма к обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам, не относящимся к компетенции Россельхознадзора;

как уведомления, направляемые гражданам, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, о направлении их обращений по предназначению;

как инициативные письма.

3.7.38. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца (приложение N 7) шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал 18 пт).

Служебные письма, подписываемые руководителем Россельхознадзора совместно с одним или несколькими руководителями других федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом наименования органов власти - авторов документа, указываются в реквизите "Наименование должности".

3.7.39. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?", формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта N 12 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки длиною 8 - 9 см.

В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, то в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз либо в начале текста, либо в заголовке.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

3.7.40. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.7.41. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: "Наименование вида документа"; "Автор документа"; "Дата документа"; "Регистрационный номер документа"; "Заголовок к тексту".

Например:

Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору в соответствии с поручением Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23.08.2024 N 109203/18 рассмотрела письмо Министерства финансов Российской Федерации от 23.08.2024 N 14-05-05/79877 по вопросу ведения реестра функций (полномочий) федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении этих федеральных министерств, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации (далее - Реестр), и сообщает следующее,

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.)

от 3-го лица единственного или множительного числа:

"Россельхознадзор считает...", "Россельхознадзор рассмотрел...",

"Просим представить информацию...".

В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Россельхознадзор докладывает".

3.7.42. Проект письма, подготовленный в электронном виде, визируется должностными лицами Россельхознадзора с помощью СЭД Россельхознадзора путем формирования в данной системе листа согласования. Проект служебного письма, подготовленный на бумажном носителе, визируется путем проставления виз на его лицевой стороне (на лицевой стороне его последнего листа). При этом проект письма, подготовленный на бумажном носителе, в обязательном порядке визируется его исполнителем.

3.7.43. Обязательными участниками согласования проектов писем во внутреннем документообороте Россельхознадзора являются:

1. начальник отдела, заместитель начальника управления, начальник управления, ответственные за подготовку исходящего документа;

2. начальники (заместители начальников) управлений, которые являются соисполнителями по подготовке исходящего документа;

3. заместитель Руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

4. специалист, исполняющий функции корректора (для документов за подписью руководства Россельхознадзора).

Проекты писем, требующие правовой экспертизы, визируются также специалистом управления, ответственного за правовое обеспечение.

3.7.44. В целях сокращения сроков подготовки проекта письма при наличии технической возможности осуществляется совместная работа исполнителей над ним путем создания сообщений в регистрационной карточке проекта документа.

3.7.45. Общий срок согласования и подписания проекта письма составляет не менее второй половины срока исполнения документа. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок. При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

1. обычные документы - не более 2 дней;

2. срочные документы и документы с указанием "незамедлительно" - не более 5 часов;

3. документы с указанием "весьма срочно" - не более 2 часов.

Правовая экспертиза и согласование проектов писем проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (что определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение или лицом, курирующим это управление) - в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 - 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается (кроме документов с ограниченным сроком исполнения (1 - 3 дня):

4. в день поступления проекта письма в управление, ответственное за правовую экспертизу, в случае если проект документа поступил до 16 часов;

5. на следующий рабочий день после дня поступления в управление, ответственное за правовую экспертизу, проекта письма - по документам, поступившим после 16 часов.

При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект письма, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу ("Отказать") или положительную электронную визу ("Согласовать") с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

3.7.46. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту письма должны быть оформлены версией полученного файла или отдельным файлом и прикреплены к электронной карточке проекта документа. Файл направленного исполнителем проекта письма не редактируется, а редактируется его версия.

В соответствии с полученными замечаниями и при условии согласия с ними исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, прикрепить его к КП документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по его существу проект подлежит повторному визированию.

3.7.47. При наличии незначительных исправлений в проекте письма (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

Если имеются неурегулированные разногласия, то они в обязательном порядке докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Россельхознадзора проектов исходящих документов специалист управления, ответственного за правовое обеспечение, визирует проект документа в СЭД с отрицательной визой ("Отказать") с предоставлением соответствующего правового заключения.

Комментарии специалиста управления, ответственного за правовое обеспечение, в СЭД оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

3.7.48. На подпись руководству Россельхознадзора проект письма представляется исполнителем вместе с листом согласования (при согласовании в СЭД Россельхознадзора) или с его визовым экземпляром (при проставлении виз на самом документе). Кроме того, при наличии неучтенных при доработке проекта письма замечаний, особых мнений и дополнений руководству Россельхознадзора вместе с ними представляется служебная записка с обоснованием позиции управления, подготовившего данный проект.

3.7.49. В случае если при подписании проекта письма руководством Россельхознадзора возникает необходимость дополнительного его визирования, руководство соответствующего управления организует эту процедуру в суточный срок.

3.7.50. В случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите "Подпись" в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей,

например:

"И. о. Руководителя" или "Исполняющий обязанности Руководителя".

3.7.51. Контроль за правильностью оформления проектов писем осуществляет подразделение, ответственное за делопроизводство.

3.7.52. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.7.53. Письма, подписанные руководством Россельхознадзора, регистрируются в подразделении, ответственном за делопроизводство в Службе. Письма, подписанные руководством управлений Россельхознадзора, регистрируются в управлениях Службы.

3.7.54. Копии писем вместе с листами согласований (визовые экземпляры проектов писем) направляются на хранение в соответствующие дела управлений, определенные утвержденной номенклатурой дел Службы.

3.7.55. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, а также указаниями руководства Россельхознадзора и начальников управлений Россельхознадзора.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Россельхознадзора или начальниками управлений Россельхознадзора.