Докладная (служебная) записка

3.7.56. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю или руководителю структурного подразделения и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

3.7.57. Служебная записка - документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями.

В случаях, когда вопрос может быть решен в устном порядке либо иным способом, служебные записки не создаются.

Докладные, служебные записки относятся к внутренним документам Россельхознадзора.

3.7.58. Согласование проекта внутреннего документа осуществляется исполнителем в электронном виде посредством системы электронного документооборота.

Согласование проекта документа оформляется электронной визой на электронном листе согласования в системе электронного документооборота.

При согласовании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Россельхознадзора используются следующие способы подтверждения действий с электронными документами:

1. квалифицированная электронная подпись;

2. встроенные средства системы электронного документооборота, которые позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее документ.

Проекты документов визируются участниками согласования по вопросам своей компетенции в соответствии с распределением полномочий и (или) должностными регламентами.

В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременное параллельное согласование проекта документа, т.е. одновременная рассылка сообщения на согласование.

3.7.59. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены отдельным файлом и прикреплены к электронной карточке проекта документа.

При наличии незначительных исправлений в документе (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

3.7.60. Если имеются неурегулированные разногласия, то они в обязательном порядке докладываются руководителю, подписывающему документ.

В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

3.7.61. После завершения согласования, исполнитель направляет проект внутреннего документа на подпись посредством системы электронного документооборота. Внутренние документы подписываются начальниками управлений и их заместителями, заместителями Руководителя Россельхознадзора.

3.7.62. Подписание проекта внутреннего документа осуществляется в электронном виде в системе электронного документооборота. При подписании проектов внутренних документов в СЭД во внутреннем документообороте Россельхознадзора используются следующие способы подтверждения действий с электронными документами:

1. квалифицированная электронная подпись;

2. встроенные средства системы электронного документооборота, которые позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее документ.

В случае если у подписанта имеются замечания по документу, поступившему ему на подпись, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель вносит изменения в документ согласно полученным замечаниям, прикрепляет файл исправленного документа к КП документа в СЭД и направляет исправленный документ на подпись посредством СЭД.

3.7.63. После подписания проекта внутреннего документа исполнитель направляет его на регистрацию гражданскому служащему, ответственному за делопроизводство соответствующего управления.

Регистрация внутренних документов, адресованных руководству Россельхознадзора, осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство, в едином электронном журнале регистрации внутренних документов Россельхознадзора.

Регистрация внутренних документов, адресованных начальникам управлений, осуществляется в электронных журналах регистрации внутренних документов управлений.

Регистрация внутреннего документа в СЭД осуществляется на основе электронной карточки проекта внутреннего документа.

3.7.64. После регистрации внутреннего документа сотрудник, зарегистрировавший документ, направляет его на исполнение внутреннему адресату посредством СЭД.

Зарегистрированный внутренний документ поступает внутреннему адресату в электронном виде посредством СЭД.

3.7.65. Рассмотрение внутренних документов и внесение резолюций (поручений) осуществляется в электронном виде в системе электронного документооборота.

3.7.66. Резолюции (поручения) по внутренним документам доводятся до исполнителей посредством СЭД.

3.7.67. Постановка на общий контроль внутреннего документа осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство.

3.7.68. Постановку на внутренний контроль поручений (резолюций) по документу осуществляют начальники управлений, которые рассматривают документ, или уполномоченные на то специалисты.

3.7.69. Исполнитель получает документ для исполнения в электронном виде посредством СЭД. Исполнитель может перенаправить поручение по исполнению документа своим подчиненным в системе электронного документооборота.

3.7.70. Факт исполнения поручений (резолюций) по документу фиксируется в ЭРК документа системы электронного документооборота путем создания исполнителем отчета об исполнении.

3.7.71. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения - автора документа, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

В переписке между управлениями, как правило, используются сокращенные наименования структурных подразделений.

При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

- во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

- в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Регистрация служебных записок осуществляется в СЭД в журнале структурного подразделения, являющегося автором документа.

3.7.72. Докладные и служебные записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде с использованием СЭД.