5.4. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

5.4.1. Подготовка документов и дел на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.4.2. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения и документов, не подлежащих хранению, проводится на основании сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем Россельхознадзора.

5.4.3. Отбор дел с истекшими сроками хранения в управлениях проводится ежегодно одновременно с составлением описей дел за этот же период.

По результатам этого отбора управления составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляются акты.

Например:

Законченные в 2019 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в указанные акты, составленные не ранее 1 января 2023 года.

5.4.4. Акты в управлениях составляются по установленной форме (приложение N 34) и представляются на согласование в подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, вместе с согласованными и подписанными описями дел за этот же период.

5.4.5. Подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, на основе актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных другими управлениями Россельхознадзора, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за всю Службу (далее - сводный акт). При этом дела каждого управления, включенные в сводный акт, составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 35), производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и сводных описей дел по личному составу, а также сводных описей электронных дел за этот же период. После утверждения сводных описей дел постоянного хранения и согласования сводных описей дел по личному составу ЭПК ГА РФ сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на утверждение руководителю Россельхознадзора. Сводный акт, содержащий документы со сроками хранения 10 лет и более и отметкой "ЭПК", кроме того, до утверждения руководителем Россельхознадзора согласовывается с ЭПК ГА РФ.

После утверждения сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, руководителем Россельхознадзора управления передают вошедшие в акт дела в управление, отвечающее за обеспечение деятельности Россельхознадзора, для выполнения работ по их уничтожению.

Подразделение, ответственное за обеспечение деятельности Россельхознадзора, передает вошедшие в сводный акт дела на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Россельхознадзора проставляется отметка "Уничтожено" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

5.4.6. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

5.4.7. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.