5.3. Подготовка дел к передаче на архивное хранение

5.3.1. Процесс подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение состоит из:

экспертизы ценности документов;

оформления дел;

составления описей дел по результатам экспертизы их ценности;

5.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Россельхознадзора делопроизводителями структурных подразделений;

для организации и проведения экспертизы ценности документов в Россельхознадзоре создана центральная экспертная комиссия (далее ЦЭК) Россельхознадзора, действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК Россельхознадзора и утверждаемого правовым актом Россельхознадзора.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, ее территориальных органов и подведомственнх организаций, с указанием сроков их хранения, согласованного с Федеральным Архивным агентством, типовых и примерных номенклатур дел.

5.3.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу для передачи в архив Россельхознадзора;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Россельхознадзора.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

5.3.4. По результатам экспертизы ценности документов в Россельхознадзоре составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу, электронных документов, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Формы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу (приложение N 32), электронных документов (приложение N 33), составляемых в управлениях Службы, установлены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях".

5.3.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Россельхознадзора подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками Отдела делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений Россельхознадзора при методической помощи и под контролем архива Россельхознадзора.

5.3.6. Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив Россельхознадзора, а также для подготовки дел к передаче в государственный архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду), по договору могут привлекаться специализированные организации.