3.4. Общие требования к изготовлению документов

3.4.1. Оформление документов - это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

3.4.2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов в Россельхознадзоре установлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст. "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

3.4.3. Документы, издаваемые Россельхознадзором совместно с одним или несколькими органами, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех органов, участвующих в издании документа.

3.4.4. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.4.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.4.6. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты размеров N 12, 13, 14.

3.4.7. Используемая для создания документов гарнитура шрифтов должна реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов.

3.4.8. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

3.4.9. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.4.10. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

3.4.11. Строки реквизитов выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

3.4.12. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.4.13. Не допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста. Использовать курсив при оформлении реквизитов документа не рекомендуется.

3.4.14. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) оформляется титульный лист.

3.4.15. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

3.4.16. Обязательной составной частью метаданных документа являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее - ЭРК).