3.3. Бланки документов

3.3.1. Документы Россельхознадзора на бумажном носителе изготавливаются на бланках на бумаге формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), электронные документы - на основе электронных шаблонов и имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.3.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

3.3.4. Порядок работы с бланками документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Россельхознадзоре осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

На бланках документов Россельхознадзора изображается Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение щита помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".

3.3.5. Для изготовления документов в Россельхознадзоре используются:

- бланк приказа (приложение N 2);

- бланк протокола заседания Коллегии (приложение N 3);

- угловой бланк письма (приложение N 4);

- электронный бланк письма (приложение N 5);

- общий бланк (приложение N 6);

- угловой бланк письма управления (приложение N 7);

- общий двусторонний бланк письма для переписки с иностранными корреспондентами (приложение N 8);

- бланк протокола совещания у Руководителя, заместителя Руководителя (приложение N 9);

- бланк протокола заседания Комиссии (приложение N 10);

- бланк резолюции руководства (приложение N 11).

3.3.6. При подготовке документов в центральном аппарате Россельхознадзора используются как бланки документов, изготовленные типографским способом, так и электронные шаблоны бланков документов.

При изготовлении бланков Россельхознадзора на них указываются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации", утвержденные приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

3.3.7. Для переписки с иностранными корреспондентами используют продольный бланк письма на двух языках - русском и английском, где слева расположены реквизиты на русском языке, а справа на английском.

3.3.8. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа.

3.3.9. Документы, подготовленные Россельхознадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, оформляют без бланка.

3.3.10. Использование копий бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации и бланков произвольной формы не допускается, такие бланки юридической силы не имеют.

3.3.11. При переписке между управлениями Россельхознадзора бланки не используются.

3.3.12. Для создания документов в электронном виде создаются электронные бланки в соответствии с приложением к Инструкции, для создания документов на бумажном носителе - бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации, которые хранятся в подразделении, ответственном за делопроизводство, и выдаются в необходимом количестве структурным подразделениям. Учет выдачи бланков Россельхознадзора с изображением Государственного герба Российской Федерации производится в журнале раздельно по каждому виду. Образец журнала учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации приведен в приложении N 12.

3.3.13. Обязанности по хранению, выдаче и учету бланков Россельхознадзора возлагаются на сотрудника, ответственного за делопроизводство в управлении и самостоятельном отделе и указываются в его должностном регламенте.

3.3.14. За нарушение правил изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлена административная ответственность.

3.3.15. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.3.16. Введение новых бланков документов при необходимости осуществляется в соответствии с разрешением (поручением) Руководителя на основании предложений структурных подразделений. Соответствующие предложения вносятся Руководителю на рассмотрение вместе с образцами предлагаемых бланков и оформляются приказом.