3.4.1. Состав документов Росавтодора

Управленческая деятельность Росавтодора в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Росавтодора, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и др.), и составляющих документационную базу Росавтодора.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Росавтодора, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Росавтодора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов. Порядок подготовки, согласования и заключения государственных контрактов, соглашений и иных гражданско-правовых договоров регулируется также отдельными нормативными правовыми и правовыми актами Росавтодора.

В зависимости от конкретных задач структурного подразделения в деятельности Росавтодора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного, информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.), положения (правила, инструкции) издаются Росавтодором и структурными подразделениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Росавтодоре могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы;

использование документа в качестве источника информации;

реальность исполнения документа;

возможность оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами, а также оформлены согласно требованиям настоящей Инструкции.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.

При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10 - 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланках Росавтодора, так и на стандартном листе бумаги, имеет следующий размер полей: верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см, если не оговорено иное (см. пункт 3.3.11 настоящей Инструкции).

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине листа.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа.

Заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля. Интервал между словами - один пробел.