3.4.6. Служебное (деловое) письмо

Служебные (деловые) письма Росавтодора готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавтодора;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как доклады о выполнении поручений Министра и заместителей Министра;

как исполнение поручений Министра и заместителей Министра по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавтодора;

как ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы (см. п. 3.1.2 настоящей Инструкции).

Правила оформления реквизитов документов отражены в приложении N 9 настоящей Инструкции.

Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Росавтодора, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Срок подготовки:

инициативных писем определяется начальниками структурных подразделений;

ответных писем устанавливается нормативными правовыми актами или указаниями Руководителя по исполнению документа.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа.

На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Заголовок к тексту документа", в котором в краткой форме формируется тема письма.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения, и "С уважением" в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.

Служебные (деловые) письма излагаются:

от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.);

от третьего лица единственного числа (Федеральное дорожное агентство не считает возможным..., Финансово-экономическое управление Федерального дорожного агентства предлагает рассмотреть возможность...);

на бланках должностного лица - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).

Служебные (деловые) письма проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Росавтодора. Служебное (деловое) письмо Руководителя визируется в установленном настоящей Инструкцией порядке (см. п. "Виза согласования" приложения N 9).

Служебные (деловые) письма подписываются Руководителем, заместителем Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником структурного подразделения (лицом, его замещающим) в случае соответствующего поручения руководства Росавтодора.

Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны, и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Начальник Спецотдела имеет право вносить предложения руководству Росавтодора и вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.