3.4.5. Протокол заседания (совещания)

3.4.5.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях.

Решения коллегии Росавтодора оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Росавтодора (Научно-технический совет и т.п.) - в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых Руководителем или заместителями Руководителя, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

3.4.5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Росавтодоре протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.

3.4.5.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части от границы левого поля указываются инициалы, фамилии председательствующего, секретаря, а также слово "присутствовали", которое подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Справа перечисляются инициалы, фамилии лиц, присутствующих на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание), последние буквы фамилии ограничиваются правым полем. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих на заседании (совещании) печатаются через один межстрочный интервал, например:

Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.4.5.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего, секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в порядке их выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.4.5.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 или на общем бланке Росавтодора и имеют следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;

наименование вида документа - если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом, размером шрифта N 17 и выравнивается по центру документа;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа.

Образцы оформления протоколов представлены в Приложениях N 15 - 16.

3.4.5.6. Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого Руководителем, визируется заместителем Руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.

Визы проставляются на листе согласования, прилагаемого к проекту протокола.

Визирование проекта постановления коллегии осуществляется аналогично визированию протоколов.

3.4.5.7. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем, протокол совещания - лицом, проводившим совещание. Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.4.5.8. Проект протокола представляется на подпись руководству Росавтодора, как правило, в течение трех суток после окончания совещания.

3.4.5.9. После подписания руководством Росавтодора протокол (его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью Руководителя - в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения;

за подписью заместителя Руководителя - в соответствующий секретариат заместителя Руководителя;

за подписью руководства Росавтодора (как председателей советов, комиссий, рабочих групп и др.) - в секретариаты советов, комиссий, рабочих групп и др.;

за подписью начальника структурного подразделения - в секретариат соответствующего структурного подразделения.

3.4.5.10. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: постановления заседаний коллегии Росавтодора, протоколы оперативных совещаний, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Росавтодоре.

3.4.5.11. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

3.4.5.12. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем документа и начальником структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания.

Если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола (Приложение N 17), которые оформляются без воспроизведения подписи председательствовавшего (лица, проводившего совещание) и заверяются печатью.

После регистрации протокола структурное подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий протокола (выписок из протокола) структурным подразделениям Росавтодора, подведомственным организациям, принимавшим участие в заседании (совещании), а также заинтересованным организациям и должностным лицам. Рассылка осуществляется в течение суток после регистрации протокола, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

После рассылки копий протокола (выписок из протокола) совещания, проводимого Руководителем, указатель рассылки (копия) представляется в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.

Рассылку постановления коллегии всем членам коллегии Росавтодора осуществляет секретарь коллегии в пятидневный срок с момента его подписания.

3.4.5.13. Подлинники протоколов совещаний, проводимых Руководителем, хранятся в Отделе делопроизводства.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых заместителями Руководителя, хранятся в соответствующем секретариате заместителя Руководителя.

Подлинники постановлений коллегии хранятся у секретаря коллегии.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководством Росавтодора как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.

3.4.5.14. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Росавтодора, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

3.4.5.15. Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если Руководитель указан первым, после подписи на подлинниках ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.