VI. Особенности оформления проектов служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

16. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя служебного письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Переписка без применения бланков, а также переписка на бланке (в многоцветном исполнении) (образец N 22 образцов бланков) оформляется следующим образом.

В правом верхнем углу служебного письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, "__" марта 2023 г.; Санкт-Петербург, "__" марта 2023 г. Максимальная длина строки не должна превышать 10 см. Строка ограничивается правой границей текстового поля. Регистрационный номер не проставляется.

Текст служебного письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После вступительного обращения следует текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Обращение центруется и первая строка текста служебного письма начинается с абзацного отступа.

Служебное письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения, при этом могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Служебные письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением".

В ответном служебном письме в порядке взаимности целесообразно употреблять формулы вежливости, аналогичные полученным. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "...в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Если в тексте служебного письма дается ссылка на прилагаемые к нему документы (программа, мероприятия и т.д.), то под текстом располагается отметка о наличии приложений.

Под текстом служебного письма следуют наименование должности лица, от имени которого посылается служебное письмо, его воинское звание (если у адресата имеется воинское звание), личная подпись, инициал имени и фамилия.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с абзацного отступа через 1 междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне строки воинского звания, а если оно не указывается - на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Реквизит "Адресат" включает следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") и (или) титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), инициал (инициалы) имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, организации, название города и страны. Все составные части реквизита печатаются от левого поля в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов служебного письма через 1 междустрочный интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Например:

Его Превосходительству

господину М.Андерсу

или

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва, Россия

17. При переписке с зарубежными адресатами с использованием бланков (в одноцветном исполнении) служебные письма оформляются следующим образом.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа служебного письма. Все составные части реквизита печатаются по левой его границе. Максимальная длина строки реквизита не должна превышать 10 см. Строка ограничивается правой границей текстового поля. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" включает следующие составные части: инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

На конверте указывается адрес, напечатанный на служебном письме. Адрес пишется (печатается) латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В письме, адресуемом организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Например:

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Дата служебного письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационной номер служебного письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

Ссылка на регистрационный номер и дату оформляется в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке. Сведения в реквизит переносятся с поступившего от зарубежного адресата письма.

Текст служебного письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке обычно используются следующие обращения:

Уважаемые господа - к организации в целом,

Уважаемый господин Блэк - к мужчине,

Уважаемая госпожа Вайт - к женщине,

Уважаемый господин Председатель (Директор) - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) обычно опускается, остается только фамилия.

В качестве заключительной формулы вежливости используются фразы в зависимости от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Отметка о наличии приложений и подпись должностного лица оформляются аналогично служебному письму, оформляемому без применения бланков.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии, остающейся в деле.

Образцы прилагаются.