1. Организация комплектования архива (технического архива) организации научно-технической документацией

1.

Задачи и функции архива (технического архива) должны определяться положением, утверждаемым руководителем организации

п. 10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 N 155 (далее - Правила НТД)

Организация разрабатывает положение об архиве (техническом архиве) в соответствии с примерным Положением об архиве, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 N 42. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями. После согласования положение об архиве организации утверждается руководителем организации.

2

Научно-техническая документация (далее - НТД) должна включаться в состав архивного фонда органа государственной власти, органа местного самоуправления и подлежать хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения

п. 12 Правил НТД

НТД включается в состав архивного фонда органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения (ч. 1 ст. 17 125-ФЗ).

3

Подлинники, контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов; дубликаты; извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений) НТД должны поступать в архив (технический архив) организации-разработчика

п. 80 Правил НТД

4

Подлинники, дубликаты и копии НТД, выполненной организациями-разработчиками, соразработчиками, субподрядчиками, должны поступать в архивы (технические архивы) данных организаций в соответствии с договором (государственным контрактом) в порядке, утверждаемом руководителем головной организации

п. 81 Правил НТД

Порядок передачи в архив (технический архив) организации подлинников, дубликатов и копий НТД (научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, программной документации), выполненной организациями-разработчиками, соразработчиками, субподрядчиками, должен быть определен документом, утвержденным руководителем головной организации. Порядок должен быть разработан в соответствии с действующими национальными стандартами (пп. 4.1, 4.3 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения"; пп. 4.3, 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"; п. 5.3 ГОСТ Р 15.101-2021 "Система разработки и постановки продукции на производство. Порядок выполнения научно-исследовательских работ"; пп. 2.1, 2.2 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения") и договором (государственным контрактом), а также утвержден руководителем головной организации.

5

НТД должна поступать в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД, на основании и в соответствии с договором (государственным (муниципальным) контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление, после подписания акта приема-сдачи выполненных работ

п. 13 Правил НТД

В архив (технический архив) органа (государственного органа, органа местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов) НТД (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная документация) поступает на основании и в соответствии с договором и приложениями к нему (государственным, муниципальным контрактом), оформленным в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 16.04.2022) "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ (пп. 4.1, 4.3 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения"; пп. 4.3, 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"; пп. 4.1, 5.3 ГОСТ Р 15.101-2021 "Система разработки и постановки продукции на производство. Порядок выполнения научно-исследовательских работ"; пп. 2.1, 2.2 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения"; части 1 - 4 ст. 3.1-3 Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ (ред. от 14.07.2022) "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц"; ч. 1 ст. 34 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 16.04.2022) "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

6

Передача НТД в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления, выступающего заказчиком НТД, должна осуществляться в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение с приложением копии договора (государственного, муниципального контракта), а также копии акта приема-сдачи выполненных работ при передаче в архив с обязательной регистрацией в книге учета (поступления)

п. 14 Правил НТД

7

Передача НТД (в том числе электронной) в архив (технический архив) организации из других организаций (кроме организаций, указанных в п. 14 Правил НТД) должна осуществляться на основании акта приема-передачи НТД

п. 86 Правил НТД

8

Передача электронной НТД в архив (технический архив) организации из структурных подразделений организации, между ее филиалами и представительствами устанавливается локальными нормативными актами организации, из других организаций - соглашениями об электронном взаимодействии

п. 82 Правил НТД

Порядок передачи электронной НТД внутри организации, между ее филиалами и представительствами устанавливается локальными нормативными актами организации, в том числе определяющими права доступа работников к НТД, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии, составляемыми в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и примерной формой, установленной приказом Минэкономразвития России от 19.04.2021 N 205. Порядок передачи разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами (Глава XVIII Правил 2023, п. 3.34 Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 (далее - ТФТ), п. 8 приказа Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций"), которые предусматривают, что передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах. Прием электронных документов по защищенным каналам связи должен осуществляться в форме транспортных контейнеров установленного нормативным актом или соглашением состава. При этом порядок приема-передачи электронной НТД должен включать процедуры, предусмотренные п. 89 Правил НТД.

9

В процессе приема на хранение в архив (технический архив) организации НТД на бумажных и пленочных носителях архив (технический архив) должен проверять полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями, описями, актами, номенклатурами и иными документами, свидетельствующими об НТД, составляющей один комплект документов, проверять правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, наличие и нумерацию листов, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей

пп. 15, 88 Правил НТД

10

При приеме в архив (технический архив) электронной НТД архивом (техническим архивом) должны проводиться:

проверка пакета электронных данных; проверка комплектности электронной НТД по ведомостям (реестрам, перечня) электронных документов; проверка наличия и действительности аналогов собственноручных подписей; сверка основной и реквизитной частей электронной НТД; проверка на воспроизводимость; проверка на отсутствие вредоносного программного обеспечения (вирусов). После проверки в зависимости от ее результата должна формироваться квитанция (подтверждение) о приеме или уведомление об ошибке

п. 89 Правил НТД

11

Перед передачей НТД в архив (технический архив) должен осуществляться ее нормоконтроль

п. 84 Правил НТД

Перед передачей НТД (научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, программной документации) в архив (технический архив) должен осуществляться нормоконтроль (проверка правильности оформления документов в соответствии с нормативными требованиями). Порядок осуществления нормоконтроля устанавливается в соответствии с требованиями стандартов (см. ГОСТ 3.1116-2011 "Единая система технологической документации. Нормоконтроль"; ГОСТ 2.111-2013 "Единая система конструкторской документации. Нормоконтроль"; ГОСТ 21.002-2014 "Система проектной документации для строительства. Нормоконтроль проектной и рабочей документации"). Процедуры проверки правильности оформления осуществляются нормоконтролером или иным работником, на которого возложены такие полномочия в соответствии с локальными нормативными актами организации. Лицо, ответственное за нормоконтроль, подписывает подлинники НТД (в т.ч. электронной) в соответствии с ГОСТ п. 4.6 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения"; и п. 5.1.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации". При осуществлении нормоконтроля следует помнить, что внесение изменений в НТД, поступившую в архив (технический архив), разрешается только по извещениям об изменении (разрешениям на изменение) в соответствии с нормативными актами (см. часть 5.2 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, постановление Правительства РФ от 01.03.2022 N 278 "Об установлении особенностей внесения изменений в проектную документацию и (или) результаты инженерных изысканий, получившие положительное заключение государственной экспертизы, в том числе в связи с заменой строительных ресурсов на аналоги, особенностей и случаев проведения государственной экспертизы проектной документации") и стандартами (см. ГОСТ 2.503-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений").

12

При проведении конвертирования и миграции электронной НТД архив (технический архив) должен организовать процедуру подписания электронной НТД электронной подписью в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом организации.

При преобразовании НТД не должны изменяться наименование документа и его вид в зависимости от способа выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия). Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга

п. 85 Правил НТД

13

Электронная НТД должна передаваться на хранение в архив (технический архив) организации в составе пакета электронных документов

п. 87 Правил НТД

14

НТД должна быть возвращена разработчику, если при приеме в архив (технический архив) выявлены некомплектность документов, отсутствие подписей и дат, ошибки в оформлении, отсутствие листов, неудовлетворительное физическое состояние документов

п. 91 Правил НТД

15

При передаче в архив (технический архив) для электронных копий бумажных документов должно проверяться соответствие документа, представленного в электронном виде, документу, выполненному на бумаге

п. 92 Правил НТД

Поступающие на хранение электронные копии бумажных документов должны быть сверены с бумажным оригиналом путем визуального просмотра или с помощью программных средств. Для сверки могут быть привлечены специалисты по данному виду документации, разработчики НТД. Результат сверки удостоверяется актом или делается отметка в учетных документах (п. 4.6 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения").

16

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны обеспечить подготовку и передачу в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в соответствующие государственные (муниципальные) архивы НТД, отнесенную к составу Архивного фонда Российской Федерации

п. 115 Правил НТД

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации, включенные в списки источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, обеспечивают подготовку и передачу в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в соответствующие государственные (муниципальные) архивы НТД, отнесенную к составу Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с ч. 2 ст. 23 125-ФЗ, главой VII Правил НТД по истечении сроков хранения НТД в организации, указанных в ст. 22 125-ФЗ.

17

Обязательной передаче на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы подлежат документы, относящиеся к государственной или муниципальной форме собственности, в том числе содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, учтенные в Единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ

п. 116 Правил НТД

На постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив подлежат обязательной передаче организациями - источниками комплектования документы, относящиеся к государственной или муниципальной форме собственности, в том числе содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, учтенных в Единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ в соответствии с п. 3 Положения о Единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 12.04.2013 N 327, и получившие номер государственной регистрации.

18

Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива должно осуществляться по решению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации

п. 118 Правил НТД

В случае необходимости продления сроков временного хранения НТД, отнесенной к составу Архивного фонда Российской Федерации, указанных в ст. 22 125-ФЗ (см п. 19), в организации - источнике комплектования, данная организация должна направить запрос ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, включенной в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.12.2016 N 2800-р. Продление сроков хранения осуществляется на основании решения соответствующей ЭПК (п. 221 Правил 2023).

19

НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должна храниться в организации временно до передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, в течение установленных сроков:

проектная документация по капитальному строительству, конструкторская и технологическая документация, патентная документация на изобретения, полезные модели, промышленные образцы - 20 лет;

научная документация - 15 лет

п. 117 Правил НТД

20

Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, а также условия использования указанных документов, должны устанавливаться в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

п. 119 Правил НТД

Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, а также условия использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства в соответствии с ч. 2 ст. 18 125-ФЗ.

21

НТД, относящаяся к государственной или муниципальной форме собственности, подлежащая передаче в государственный (муниципальный) архив, должна формироваться в единицы хранения в соответствии с требованиями Правил НТД и учитываться в описи единиц хранения НТД постоянного хранения

п. 121 Правил НТД

НТД (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная документация), подлежащая передаче в государственный (муниципальный) архив, формируется в единицы хранения и учитывается в описи единиц хранения НТД постоянного хранения. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в описи единиц хранения НТД постоянного хранения (см. пп. 37 - 39) и других учетных документах архива. Единицы хранения в пределах фонда подлежат систематизации. При проведении систематизации учитываются видовой, хронологический, предметно-тематический, объектный, географический признаки (п. 21 Правил НТД).

22

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов должны составлять и согласовывать с соответствующим государственным (муниципальным) архивом план-график отбора, подготовки и передачи документов на постоянное хранение

п. 120 Правил НТД.

План-график отбора, подготовки и передачи НТД на постоянное хранение утверждается руководителем соответствующего государственного (муниципального) архива по согласованию с передающей организацией - источником комплектования (п. 120 Правил НТД).

23

В единице хранения, сформированной из документов на бумажных носителях, для передачи в государственный (муниципальный) архив не должно быть более 50 листов чертежей, приведенных к формату A4, или 200 листов текстовой документации, толщина дела не должна превышать 4 см

п. 122 Правил НТД

24

При подготовке НТД, относящейся к государственной или муниципальной форме собственности, к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив должно осуществляться техническое оформление дел НТД в установленном порядке, включающее фальцовку чертежей; переплет (подшивку) документов текстовой документации; нумерацию листов единицы хранения; составление внутренней описи; заполнение листа-заверителя; оформление обложки

пп. 123 - 128 Правил НТД

25

На обложку единиц хранения, относящихся к государственной или муниципальной форме собственности, подлежащих обязательной передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, должны выноситься следующие реквизиты:

наименование организации-разработчика и соразработчика;

название вышестоящей организации;

местонахождение организации-разработчика;

шифр и название проекта (объекта), проблемы, темы;

стадия разработки;

название единицы хранения;

год окончания разработки документов;

количество листов в единице хранения и количество листов внутренней описи

п. 129 Правил НТД

26

Прием-передача НТД на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив должна осуществляться по утвержденным описям единиц хранения НТД постоянного хранения на основании акта приема-передачи документов на постоянное хранение

п. 131 Правил НТД

27

п. 132 Правил НТД

При передаче документов ограниченного доступа, а также объектов интеллектуальной собственности (статьи 1226, 1240.1 Гражданского кодекса Российской Федерации от 18.12.2006 N 230-ФЗ, п. 4.2 Методических рекомендаций по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов) организация определяет условия доступа к ним и их использования. Решение организации оформляется официальным письмом, в котором перечисляются наименования документов и виды ограничений. При передаче документов, сроки ограничения доступа к которым истекли, организация осуществляет снятие соответствующих грифов (отметок) или устанавливает срок, на который продлеваются ограничения доступа.

28

Электронная НТД должна передаваться на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии в соответствии с описями электронной НТД постоянного хранения. К описям должны составляться реестры файлов. Передача должна осуществляться на физически обособленных носителях в двух экземплярах и/или по информационно-телекоммуникационным сетям. Способ передачи, вид и количество экземпляров физически обособленных носителей должны согласовываться государственным (муниципальным) архивом. Форматы файлов, формат передачи данных и состав сопроводительной документации, необходимой для дальнейшего воспроизведения и обеспечения сохранности электронной НТД, должны согласовываться с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

На физически обособленных носителях и их футлярах должен быть указан архивный шифр электронной НТД, находящейся на носителях. Архивный шифр должен указываться способами, не повреждающими носитель при нанесении, хранении и использовании

п. 133 Правил НТД

29

При смене руководителя организации, руководителя архива (при наличии) прием-передача НТД, учетных документов и справочно-поисковых средств, а также помещений, инвентаря и оборудования архива (при наличии) должна производиться по акту приема-передачи архивных документов и материальных ценностей.

Для приема-передачи НТД от руководителя архива (при наличии) приказом организации должна назначаться комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия должна проверять наличие и состояние всех видов НТД, находящейся на учете в организации, учетных документов и справочно-поисковых средств, оборудования хранилищ, противопожарного оборудования, технических средств охраны, компьютерной и множительной техники, других материальных средств инвентарного учета

п. 134 Правил НТД

30

При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование и документов должно осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации

п. 135. Правил НТД

При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование и документов осуществляется в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 189.78 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)".

31

При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения НТД должны определяться учредителями этой организации или органами, уполномоченными на то учредительными документами

п. 136. Правил НТД

При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения НТД определяются учредителями этой организации или органами, уполномоченными на то учредительными документами, (ч. 9 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

32

В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации НТД должна передаваться организации-правопреемнику

п. 137 Правил НТД

33

При ликвидации государственной (муниципальной) организации, НТД, включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии должны передаваться на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив

п. 138 Правил НТД

34

Упорядочение НТД ликвидируемой организации должна организовать ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий)

п. 139 Правил НТД

Упорядочение НТД (научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, программной документации) ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) (части 8, 10 ст. 23 125-ФЗ).

35

При смене формы собственности организации должна проводиться инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности.

п. 140 Правил НТД