4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Архив организует доступ пользователей к архивным делам, документам с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе "Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации", утвержденным приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017; регистрационный N 48765). Доступ обеспечивается путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, подлинников архивных документов или копий фонда пользования. Справочно-поисковые средства и копии документов могут быть предоставлены в форме электронных документов, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

- справочно-поисковых средств и информации об этих средствах;

- подлинников или копий документов;

- использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования

В организации должны быть разработаны локальные нормативные акты, определяющие порядок использования и доступа к архивным документам. Такие акты разрабатываются с учетом специфики деятельности организации, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Работа пользователя с архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним осуществляется в присутствии работника архива (лица, ответственного за архив).

Организации ограничивают доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Организации должны уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации:

- в анкете пользователя, работающего в читальном зале (в случае работы пользователя в читальном зале);

- в договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров;

- в ответах на запросы социально-правового характера - при подготовке и направлении таких ответов.

Порядок, установленный уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства о признании архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, установлен приказом Росархива от 25.06.2020 N 75 "Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии".

Организации обязаны предоставлять архивные документы ограниченного доступа до истечения срока доступа к ним:

- представителям органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, по письменному обращению в пределах исполнения служебных обязанностей;

- представителям организаций-фондообразователей (организаций-правопреемников), вышестоящих организаций;

- субъектам информации (физическим лицам, сведения о которых содержатся в документах).

Организации обязаны предоставлять архивные документы ограниченного доступа до истечения срока доступа к ним субъектам информации (физическим лицам, сведения о которых содержатся в документах) на основании соответствующего письменного заявления при предъявлении ими документа, удостоверяющего личность, только в отношении архивных документов, содержащих сведения, их касающиеся, и не содержащих сведения, составляющие другую или чужую тайну, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

Запросы социально-правового характера исполняются в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса и оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

Архивная справка

Архивная справка оформляется на бланке организации и содержит название "Архивная справка", подписывается руководителем или уполномоченным им лицом и заверяется печатью (приложение N 29 к Правилам 2023).

Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 22.12.2012 N 1382 "О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме" (далее - постановление 1382).

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов, а также указание на подлинность документов, включенных в единицу хранения.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

В архивной справке должны быть указаны архивные шифры и номера листов единиц хранения.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью организации.

Архивная выписка

Архивная выписка оформляется на бланке организации с обозначением названия ("Архивная выписка") и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номера(ов) листов единицы хранения. В архивной выписке также может оговариваться подлинность документов, включенных в единицу хранения.

Архивная выписка подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и заверяется печатью.

Архивная выписка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением 1382.

Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как в архивной справке.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой, оформление которой установлено п. 185 Правил 2023.

Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра и номеров листов.

Архивная копия на бумажном носителе подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, оформление ее осуществляется по аналогии с архивной справкой, в соответствии с п. 185 Правил 2023.

Архивная копия

Архивная копия, изготовленная в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением 1382. Имя файла архивной копии, предоставляемой в форме электронного документа, должно содержать архивный шифр документа.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям или выдаются под расписку заявителю (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или при предъявлении доверенности.

Формами использования документов архива организации являются:

- информационное обеспечение работников организации, информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

- выдача документов и дел во временное пользование;

- предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

Ответы на запросы оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии. Подготовленные ответы на запросы направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются под личную подпись при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке. По запросу пользователей архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются в электронном виде на электронном носителе либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям в форме электронных документов. Электронные документы заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица. Исполнение запросов работников организации осуществляется на основании внутреннего запроса (заявления) или служебной записки. Перечень, письмо, справка, предназначенные для использования внутри организации, подписываются руководителем архива. Информационное обеспечение работников организации может осуществляться также путем размещения электронных копий документов архива, сформированных и учитываемых в качестве фонда пользования или его части, на информационном ресурсе организации или в СХЭД.

Вопросы возврата архивных документов, изъятых в качестве вещественных доказательств, регулируются статьями 81, 81.1, 82, 84 УК РФ; статьями 71, 73 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации от 08.03.2015 N 21-ФЗ; статьями 72, 74 ГК РФ от 14.11.2002 N 138-ФЗ; ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации от 24.07.2002 N 95-ФЗ.

В соответствии со ст. 183 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации от 18.12.2001 N 174-ФЗ изъятие документов допускается только по решению судебных и (или) правоохранительных органов по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных вовремя подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.

При изъятии документов с них должны быть изготовлены копии. Копии изымаемых документов заверяются подписью работника архива (лица, ответственного за архив) и руководителя организации. Копии должны быть приобщены к единице хранения, из которой они изъяты.

В зависимости от вида носителя документа копия изготавливается на бумажном носителе или (при изъятии физически обособленного носителя электронных документов) создается экземпляр содержимого носителя в электронном виде.

При изъятии всего дела (единицы хранения), содержащего документы на бумажном носителе, допускается создавать его копию в электронном виде и размещать в СХЭД.

В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются. Созданные экземпляры электронных архивных документов в электронном виде могут использоваться в качестве фонда пользования.

Подлинные личные документы выдаются на основании письменного обращения владельца или его родственника и с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. При этом степень родства Правилами 2023 не устанавливается. Подлинные личные документы выдаются только при предъявлении владельцем паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику при предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копии с подлинных личных документов не изготавливаются.

Каждое изъятие и возврат архивных документов должно быть оформлено актом. Акт составляется в произвольной форме и может содержать следующие основные сведения:

- дату и номер акта;

- заголовки и количество изымаемых документов, архивные шифры единиц хранения, к которым они отнесены;

- название государственного органа, организации, изымающей документы;

- цели изъятия документов;

- дата изъятия (возврата);

- подписи соответствующих должностных лиц.

Факты изъятия фиксируются в следующих учетных архивных документах:

- в графе "Примечание" внутренней описи документов дела (при наличии) со ссылкой на соответствующий акт;

- в таблице в листе-заверителе дела;

- в графе "Примечания" описи дел.

При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (в лист-заверитель вносится информация о наименовании документа(ов) и номера листов, которые заменены копиями).