Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

3. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

КонсультантПлюс: примечание.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

101

Архив должен вести учет архивных документов в соответствии с установленным порядком, в том числе с помощью государственной информационной системы

ч. 1 ст. 19 125-ФЗ, п. 21.1 Правил 2020

Составление учетных форм и передача учетных сведений в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела соответствующего субъекта Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:

- ежегодно: в ходе автоматизированного сбора ведомственной статистической информации (при предоставлении годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений деятельности архива");

при передаче сведений из программного комплекса "Архивный фонд" в программный комплекс "Фондовый каталог";

- не реже одного раза в три года: при предоставлении паспорта государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками субъекта Российской Федерации.

Государственные и муниципальные архивы учитывают данные о документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в источниках комплектования, на основе предоставляемых этими организациями на 1 декабря текущего года паспортов архивов организаций. В целях проведения учета рекомендуем использовать "Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 N 11, а также "Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах", утвержденный приказом Росархива от 23.10.2000 N 64.

102

Архив должен установить состав учетных документов (обязательных и вспомогательных), последовательность работ по учету в целом по архиву и каждому архивохранилищу, а также схему учета документов

п. 21.2 Правил 2020

Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности.

Последовательность выполнения работ по учету фиксируется в схеме учета, которая утверждается приказом руководителя (заведующего) архива(ом). Состав устанавливается локальным нормативным актом или документом, утвержденным руководителем. При составлении данного акта или документа следует учитывать, что в архиве ведутся обязательные и вспомогательные учетные документы.

Состав обязательных документов определен Правилами 2020, см. пп. 23.2, 23.3, 26.2, 27.4, 29.1, 29.2, 30.1, 30.2.

Состав и формы вспомогательных документов определяются архивом. В архиве ведется:

- учет поступления архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования, описей дел, документов) в учетных единицах;

- учет выбытия архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов, описей дел, документов) в учетных единицах;

- учет наличия и состояния архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования) в учетных единицах;

- учет хранящихся в источниках комплектования архива документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу в учетных единицах;

- учет описей дел, документов.

103

Обязательному учету подлежат:

- хранящиеся в архиве архивные документы и их страховые копии, копии фонда пользования, описи дел, документов;

- хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу

ч. 1 ст. 19 125-ФЗ, п. 21.3 Правил 2020

Учету в государственных, муниципальных архивах подлежат:

- хранящиеся в архиве документы Архивного фонда Российской Федерации, в том числе поступившие из-за рубежа, неописанные и непрофильные документы;

- документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в источниках комплектования;

- документы по личному составу в организациях - источниках комплектования;

- страховые копии архивных документов;

- копии фонда пользования;

- описи дел, документов.

104

Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, должны учитываться отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации в установленных учетных формах

п. 21.4 Правил 2020

Учет документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, ведется отдельно от учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Для учета таких документов, в том числе документов по личному составу, принятых по договору на хранение в архив, ведется отдельный список фондов, книга учета поступлений документов, листы фондов и другие учетные документы.

105

Архивные документы за период до 1917 года должны учитываться в архиве отдельно от документов последующего периода

п. 21.5 Правил 2020

Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов, т.е. ведутся две книги учета поступлений и два списка фондов.

Исключение может быть сделано для специализированных архивов, хранящих аудиовизуальные документы, научно-техническую документацию и комплексов документов личного происхождения.

Решение о едином или раздельном учете принимается уполномоченным органом в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации, фиксируется в нормативных актах.

106

Учет архивных документов должен вестись:

- хранящихся в архиве - специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками;

- хранящихся в источниках комплектования - специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива

п. 21.6 Правил 2020

Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В архивохранилище архива назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования государственного архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, отвечающего за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и учет архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, а также учет архивных документов в муниципальном музее, библиотеке осуществляют руководитель муниципального архива (музея, библиотеки) и/или специально выделенный работник.

107

Записи в учетные документы архива должен вносить во все их экземпляры специально выделенный работник

п. 21.7 Правил 2020

Все учетные документы архива, за исключением описей дел, документов, ведутся в одном экземпляре.

Опись дел, документов ведется в трех (или двух - по решению руководителя архива) экземплярах (пункт 37.6 Правил 2020). Первый экземпляр описи является страховым. Архив ведет учет комплектности (экземплярности) описей.

Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил 2020, на основании соответствующих актов (согласно Главе XXVI Правил 2020), с указанием должности и даты внесения.

108

Архивные документы должны учитываться в архиве по фондам (объединенным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов)

п. 22.1 Правил 2020

Основными учетными единицами, в которых осуществляется подсчет количества архивных документов в архиве, независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются:

- архивный фонд (объединенный архивный фонд, а также приравненная к нему архивная коллекция);

- единица хранения для документов на бумажном носителе, фотодокументов и электронных документов;

- единица учета (для аудиовизуальных документов на аналоговых носителях).

В соответствии с п. 2.4 Правил 2020 в отношении аудиовизуальных документов допускается нефондовая организация.

109

Поступившие в неупорядоченном виде архивные документы должны учитываться в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице и 50 листов формата A4 в одной условной единице (научно-техническая документация)

п. 22.1 Правил 2020

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Неупорядоченные научно-технические документы (россыпь) учитываются из расчета 50 листов формата A4 в одной условной единице хранения.

Архивные документы личного происхождения, поступившие в неупорядоченном виде (не сформированными в дела (единицы хранения) и не описанными), учитываются по условным единицам хранения, которые могут содержать:

- один документ (альбом, рукопись);

- несколько документов: объединенных по тематическому принципу (переписка, стихотворения); записанных на одном носителе (тетрадь, микрофильм, CD и др.).

110

Каждой учетной единице должен быть присвоен учетный номер:

- архивному фонду - по списку фондов;

- описи дел, документов - по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида;

- единице хранения (единице учета);

- по описи дел, документов в пределах одной описи

п. 22.2 Правил 2020

Учетный номер является уникальным обозначением учетной единицы, в соответствии с которым она может быть однозначно идентифицирована.

Учетный номер является составной частью архивного шифра. Состав и специфика хранимых в архивах документов требуют, в ряде случаев, более подробного (детального) указания номера единицы хранения/единицы учета, без ее просмотра дающее представление об особенностях документа (принадлежности к историческому периоду, типе документации, виде носителя, наличии частей). В связи с этим в архивах могут применяться разные по составу учетные номера.

Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).

111

Не допускается присвоение одинаковых номеров:

- архивным фондам - в пределах одного архива;

- описям дел, документов - в пределах одного архивного фонда;

- единицам хранения (единицам учета) - в пределах одной описи дел, документов

п. 22.3 Правил 2020

Учетный номер архивного фонда присваивается по списку фондов. Не допускается присвоение одинаковых номеров фондов в пределах одного архива.

Описям дел, документов присваиваются очередные порядковые учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда (коллекции).

Одинаковые номера могут присваиваться описи в пределах архивного фонда, при использовании литеры для обозначения типа документации, вида носителя информации.

112

Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, должен быть присвоен номер одного из архивных фондов, включенных в его состав

п. 22.4 Правил 2020

К особенностям нумерации архивных фондов относятся:

- невозможность присвоения вновь поступившему архивному фонду номера утраченного, выбывшего архивного фонда либо номера фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда или присоединенного к другому архивному фонду;

- возможность присвоения объединенному архивному фонду номера одного из архивных фондов, входящих в его состав;

- добавление индексов к номеру фонда. Например: Индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (Р-1, Р-2 и т.д.), может добавляться к номерам архивных фондов за 1917 - 1991 годы.

Индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (П-1, П-2 и т.д.), может добавляться к номеру у архивного фонда, поступившему из архивов КПСС.

113

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов должны быть добавлены индексы

п. 22.4 Правил 2020

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. В соответствии с частями 2 - 4 статьи 14 125-ФЗ, перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления.

114

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь должен быть добавлен номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя

п. 22.4 Правил 2020

В архиве документов по личному составу осуществляется добавление к номеру архивного фонда по личному составу через дробь номера архивного фонда по основной деятельности того же фондообразователя.

115

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов должно быть указано его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности

п. 22.5 Правил 2020

В списке фондов указывается последнее название фондообразователя, в рамках периода, за который приняты архивные документы. Все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда. При значительном числе переименований фондообразователя все они в хронологической последовательности указываются в продолжении листа фонда, а также в листе переименований, который может составляться к описи и помещаться после титульного листа.

116

Каждая единица хранения (единица учета) должна иметь архивный шифр. В состав архивного шифра аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции и носителя, обозначения видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.

п. 22.6 Правил 2020

Архивный шифр единицы хранения включает: официальное сокращенное наименование архива; номера архивного фонда; номер описи дел, документов; номер единицы хранения.

Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает: официальное сокращенное наименование архива; номер архивного фонда; номер описи дел, документов; номер единицы хранения; вид коллекции; вид носителя; обозначения видов документов, включенных в комплект.

Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает: официальное сокращенное наименование архива; номер архивного фонда; номер описи дел, документов; номер единицы учета.

В состав архивного шифра в ряде исторических архивов, имеющих на хранении сложные по составу фонды, может включаться указание года, архивной связки.

117

В состав обязательных учетных документов архива должны входить:

- книга учета поступлений документов; список фондов;

- лист фонда; опись дел, документов;

- реестр описей дел, документов;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища (произвольной формы);

- дело фонда;

- лист-заверитель дела

пп. 23.2, 26.2 Правил 2020

При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов (приложение N 5 к Правилам 2020). Номер фонда присваивается фонду при первом поступлении в архив по списку фондов. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности. В списке фондов в валовой последовательности учитываются принятые на хранение архивные фонды, а также ведется общий учет находящихся на архивном хранении, поступивших и выбывших фонд.

На аудиовизуальные документы заполняются листы учета аудиовизуальных документов.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов. Реестр описей дел, документов предназначен для регистрации описей дел, документов, общего учета их количества и состава. В реестре описей описи учитываются валовыми номерами поединично.

Лист фонда заводится на каждый фонд и состоит из разделов. В первом разделе указываются в хронологической последовательности все переименования фонда с указанием крайних дат каждого переименования. Во втором разделе указывается дата первого поступления фонда в архив по книге учета поступлений документов или дата создания фонда в архиве, место хранения фонда (архив), номер фонда по списку фондов. Разделы "Учет неописанных документов" и "Учет описанных документов" заполняются на основании актов. Поступление и выбытие единиц хранения, включенных в описи, фиксируется по каждой описи отдельно

Паспорт архива предназначен для обеспечения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных дел, документов. Паспорт архива содержит полные сведения о фондах архива, единицах хранения (единицах учета), полные сведения об объеме страхового фонда и фонда пользования, справочно-поисковых средствах, научно-справочной библиотеки и условиях хранения документов.

Паспорт архивохранилища составляется в произвольной форме для каждого архива и содержит сведения об условиях хранения документов, их составе и физическом состоянии.

Дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции, ведется на каждый конкретный фонд.

Лист-заверитель дела содержит сведения о количестве листов в единице хранения, особенностях нумерации, формирования и физического состояния дела.

118

Обязательными учетными документами для научно-технической документации должны являться:

- опись единиц хранения научно-технической документации;

- внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации

п. 23.3 Правил 2020

В состав обязательных учетных документов архива, кроме поименованных в пункте 23.2 Правил 2020, для научно-технической документации (далее - НТД) входит:

- опись единиц хранения научно-технической документации (Форма N 38);

- внутренняя опись документов единицы хранения НТД (для несброшюрованной НТД), Форма N 13).

119

Обязательными учетными документами для аудиовизуальных документов должны являться:

- опись кинодокументов;

- опись фотодокументов;

- опись фотоальбомов;

- опись фонодокументов магнитной записи;

- опись фонодокументов граммофонной записи (грампластинок);

- опись видеодокументов;

- лист учета аудиовизуальных документов;

- дело сдатчика документов

п. 23.3 Правил 2020

Для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами, помимо указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

- описи кинодокументов (Форма N 39);

- описи фотоальбомов и фотодокументов (Формы N N 45, 46);

- описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) и магнитной записи (Формы N 43, 44);

- опись видеодокументов (Форма N 37);

- лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов; лист учета аудиовизуальных (фоно-) документов (Формы N N 33, 34);

- дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов).

120

Обязательным учетным документом для электронных документов должна быть опись электронных дел, документов

пп. 23.3, 30.1, 30.2 Правил 2020

Для электронных документов в качестве обязательных учетных документов, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, составляются описи электронных дел, документов (Приложение N 7 к Правилам 2020).

121

Обязательным учетным документом для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должна быть инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

п. 23.3 Правил 2020

Для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в качестве обязательного учетного документа составляется инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16).

122

Для особо ценных и уникальных документов обязательными учетными документами должны быть:

- лист учета и описания уникального документа;

- внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов;

- реестр описей особо ценных дел, документов

п. 23.3 Правил 2020

Для особо ценных и уникальных документов, в качестве обязательных учетных документов, помимо указанных в пункте 23.2 Правил 2020, составляются:

- лист учета и описания уникального документа (Форма N 35);

- внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы (Форма N 12);

- список фондов, содержащих особо ценные документы (Форма N 50);

- опись особо ценных дел (Форма N 40);

- реестр описей особо ценных дел, документов (Форма N 48).

123

Обязательными учетными документами также должны являться:

- для страхового фонда - опись страхового фонда на микрофишах; опись страхового фонда на рулонной пленке;

- для страхового фонда и фонда пользования на микроформах - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке;

- для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях - книга учета носителей электронного фонда пользования

п. 23.3 Правил 2020

Для страхового фонда обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, являются:

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30);

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29);

- опись страхового фонда на микрофишах (Форма N 41);

- опись страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42).

Для фонда пользования на микроформах обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, являются:

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30);

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29).

Для учета электронного фонда пользования на физически обособленных носителях в качестве обязательного учетного документа, кроме указанных в пункте 23.2 Правил 2020, применяется книга учета носителей электронного фонда пользования (Форма N 28).

124

Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, должны размещаться в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Вторые экземпляры описей дел, документов должны размещаться в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов - в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям

пп. 24.1, 24.2 Правил 2020

Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пп. 23.2, 23.3 Правил 2020, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Все учетные документы на бумажном носителе хранятся в порядке возрастания номеров. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов.

Экземпляры описей дел, документов, выдаваемые пользователям, размещаются в читальном зале архива либо, при отсутствии возможности их размещения в читальном зале, в ином помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

Электронные копии описей размещаются в информационной системе архива.

125

Учетные документы не должны выдаваться в читальный зал архива, за исключением описей дел, документов

п. 25.1 Правил 2020

Учетные документы в читальный зал архива не выдаются. Исключение составляют описи дел, документов, которые могут выдаваться по запросу пользователя при отсутствии соответствующих экземпляров в читальном зале, на срок до 5 рабочих дней (только для работы в читальном зале).

Для выдачи необходимо письменное указание соответствующего должностного лица: заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов). Выдача описей оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи описей.

126

Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов должна производиться в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов.

п. 25.2 Правил 2020

Порядок выдачи из архивохранилищ вторых экземпляров описей дел, документов аналогичен порядку выдачи архивных документов и отражен в комментариях к Главе XIV Правил 2020.

Третьи экземпляры описей (имеющиеся в читальном зале) выдаются пользователю по его запросу работником читального зала архива.

Выдача третьих экземпляров описей дел, документов должна производиться работником читального зала архива

В случае наличия электронных копий описей пользователю в первую очередь предлагается ознакомиться с ними, в том числе на компьютерах, установленных в читальном зале архива.

В случае если информация описей отражена в информационной системе архива, представлена в читальном зале архива или размещена в сети Интернет (на сайте архива; в составе иных публичных информационных ресурсов архивов), доступ к ней не может быть ограничен.

127

Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве должны осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, описания документов, переработки описей дел, документов

п. 26.1 Правил 2020

Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме и выбытии. Кроме того, количество единиц хранения/единиц учета в архиве может изменяться в результате проведения следующих видов работ:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки в учетных документах архива;

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены не включенные в опись и неучтенные единицы хранения/единицы учета;

- переплета и реставрации архивных документов, после которых одна единица хранения была разделена на части (тома);

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета, передачи дел в другой фонд или поступления дел. Все эти изменения должны быть учтены.

128

Постановка на учет и снятие с учета архивных документов должны осуществляться на основании соответствующих актов. Акты должны помещаться в дело фонда

пп. 24.3, 26.1 Правил 2020

Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении архивных документов являются:

- акт приема-передачи архивных документов на хранение;

- акт приема на хранение архивных документов личного происхождения.

Основанием для внесения в учетные документы сведений об их выбытии являются:

- акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов; акт приема-передачи архивных документов на хранение;

- акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов.

Основанием для внесения в учетные документы сведений о поступлении/выбытии архивных документов являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- технической ошибкой может считаться пропуск в нумерации дел, арифметический просчет и т.п.;

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, данному фонду, неучтенных;

- акт о разделении, объединении дел (единиц хранения/единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

- акт описания архивных документов, переработки описей.

Акты учитываются (регистрируются) в книге (журнале) регистрации актов в структурном подразделении, ответственном за ведение учета. После внесения изменений в учетные документы с проставлением отметки о внесении изменений акты подшиваются в дело фонда.

129

При приеме в архив архивных документов сведения о них должны вноситься в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов

п. 26.2 Правил 2020

Поступление документов в архив последовательно фиксируется в учетных документах.

Сведения о поступлениях фиксируются в книге учета поступлений документов (Приложение N 4 к Правилам 2020).

Сведения о поступивших фондах фиксируются в листе фонда (Форма N 36) и списке фондов (Приложение N 5 к Правилам 2020). Поступление фонда в архив обязательно сопровождается заведением дела фонда.

Сведения о поступивших описях дел, документов фиксируются в листе фонда (Форма N 36), реестре описей дел, документов (Форма N 47).

Сведения о поступивших аудиовизуальных документах фиксируются в листе учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов (Форма N 33); листе учета аудиовизуальных документов (фоно-) (Форма N 34) - при нефондовой организации их хранения.

130

Сведения о выбытии всех архивных документов, числящихся по описи дел, а также составляющих архивный фонд, должны быть зафиксированы в реестре описей и списке фондов

п. 26.3 Правил 2020

В случае передачи всех дел архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выбытии (выделении к уничтожению, присоединению к другому фонду) всех дел архивного фонда лист фонда помещается в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива.

Один экземпляр каждой описи дел, документов выбывшего фонда помещается либо в дело фонда, либо в архивный фонд архива.

131

При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив должны быть переданы три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика

п. 26.3 Правил 2020

В случае передачи всех дел архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выбытии (выделении к уничтожению, присоединению к другому фонду) всех дел архивного фонда лист фонда помещается в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива.

Один экземпляр каждой описи дел, документов выбывшего фонда помещается либо в дело фонда, либо в архивный фонд архива.

132

Изменения количества единиц хранения должны быть зафиксированы во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней

п. 26.4 Правил 2020

Работник архива, ответственный за ведение учета, по результатам изменений в составе дел описи составляет новую итоговую запись к ней. Итоговая запись предназначена для учета количества и особенностей состава дел описи.

В итоговой записи отражается: количество дел в описи; первый и последний порядковые номера дел, числящихся по описи; литерные номера дел; пропущенные номера дел.

Все вновь включенные в опись и выбывшие из описи единицы хранения отражаются в итоговой записи. Отметка о выбытии дела делается также в графе "Примечание" с указанием номера, даты и названия акта, по которому выбыло дело.

Итоговая запись составляется к вновь составленной описи, а также по итогам проверки наличия дел описи/фонда в случае изменений в составе и объеме дел описи/фонда. Она может быть дополнена при включении в опись и/или выбытии из описи отдельных дел.

Итоговая запись к каждому последующему годовому разделу описи, по которой документы поступают на хранение, составляется в нарастающем порядке - суммированием количества дел, указанных в предыдущей итоговой записи, с количеством дел, вновь включаемых в опись.

В многотомной описи итоговая запись составляется к каждому тому. В последнем томе составляются две итоговых записи - собственно к тому и всем томам описи.

Каждая итоговая запись подписывается работником, ответственным за учет, с указанием должности и даты составления.

133

Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должен пройти регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России

п. 27.1 Правил 2020

Архив ведет учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

В соответствии со ст. 26.1 Федерального закона от 26.03.1998 N 41-ФЗ "О драгоценных металлах и драгоценных камнях" архив проходит регистрацию в органах пробирного надзора. В результате экспертизы осуществляется постановка на специальный учет с получением уведомления по регистрации в государственной интегрированной информационной системе в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них.

134

Учет архивных документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должен вести работник архива, с которым заключается договор о материальной ответственности. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, передаются этому работнику на сейфовое хранение

п. 27.2, 27.3 Правил 2020

В архиве учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым заключается договор о материальной ответственности. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, подлежат сейфовому хранению, о чем в описи дел, документов в графе "Примечание" делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение").

135

Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должен осуществляться в соответствующей инвентарной книге учета, с прошитыми и пронумерованными листами, скрепленными печатью архива. К книге составляется итоговая запись

п. 27.4 Правил 2020

Учет единиц хранения осуществляется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16). Учет ведется по порядку номеров архивных фондов, описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров единиц хранения. К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге.

Номер проставляется через дробь с архивным шифром.

К инвентарной книге после каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица.

Листы инвентарной книги нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

Инвентарная книга учета единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр книги хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии и архива.

Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, подлежат инвентаризации.

136

Инвентаризация единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должна проводиться ежегодно, в плановом порядке, а также в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива

п. 27.5 Правил 2020

Инвентаризация проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива ежегодно, в плановом порядке, либо в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

137

Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации

п. 28.1 Правил 2020

Выявление уникальных документов проводится в плановом порядке, а также в ходе выполнения других видов архивных работ. На отобранный уникальный документ заполняется проект листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации, который направляется для ознакомления внешним экспертам.

После получения положительных отзывов внешних экспертов заполняется форма листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации.

Два экземпляра заполненных форм листов учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации и не менее двух экспертных заключений внешних экспертов на каждый уникальный документ представляются на рассмотрение ЭПК архива.

ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела принимается решение о представлении в Росархив предложения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Информация о рассмотрении ЦЭПК при Росархиве предложений архивов и официальной регистрации уникального документа в Государственном реестре или о не включении документа в Государственный реестр должна быть учтена во вспомогательном учетном документе произвольной формы.

Порядок ведения государственных реестров уникальных документов субъектов Российской Федерации определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела на основании Положения о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также утвержденных региональных положений или регламентов о ведении региональных реестров уникальных документов.

138

Учет особо ценных документов должен вестись по списку фондов, содержащих особо ценные документы, и по описям особо ценных дел, документов

п. 28.2 Правил 2020

Суммарный учет всех фондов, содержащих особо ценные документы, ведется по списку фондов, содержащих особо ценные документы. В него вносятся все фонды, объединенные архивные фонды и коллекции, в которых выявлены особо ценные документы. К номерам таких архивных фондов, коллекций, описей дел, документов в учетных документах добавляется отметка "ОЦ". Данная отметка не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета), так как является служебной.

Опись особо ценных дел составляется на основе описей, в которых содержатся заголовки особо ценных дел, документов с сохранением за ними прежних учетных номеров. При этом в описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовков особо ценных дел, документов проставляется отметка "ОЦ". В случае наличия в фонде описи, в которой заголовков особо ценных дел более половины, допускается изготавливать копию этой описи, указывать в конце количество особо ценных единиц хранения (единиц учета) и использовать данную копию на правах описи особо ценных дел.

Систематизация особо ценных единиц хранения (единиц учета) в описи особо ценных дел ведется в порядке номеров описей, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров единиц хранения (единиц учета) данного фонда. В опись особо ценных дел вносятся: номер фонда, номер архивной описи, номер единицы хранения (единицы учета), заголовок, крайние даты документов, количество листов в деле, сведения о номере единицы учета (единицы хранения страхового фонда). Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

Каждой описи присваивается порядковый номер, указываются номер фонда и номер описи, название описи, количество единиц хранения, крайние даты и количество экземпляров. К реестру описей особо ценных дел, документов составляется итоговая запись, которая проверяется ежегодно при составлении паспорта архива.

139

Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

п. 29.1, 29.2 Правил 2020

Кроме описей аудиовизуальных документов также ведутся:

- лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов;

- лист учета аудиовизуальных (фоно) документов - при их нефондовой организации;

Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в установленном порядке

- дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов).

Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется: фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбома; единиц хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах их описей.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов: единицы хранения кино- и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей; единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов; единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

Текстовая сопроводительная документация отражается в описях аудиовизуальных документов (за исключением фонодокументов) в соответствующих графах.

140

Электронные дела, документы должны учитываться в описях электронных дел, документов. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описях под одним порядковым номером

пп. 30.1, 30.2 Правил 2020

К каждому электронному делу составляется реестр документов электронного дела, где указываются: номер по порядку, номер дела, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа, объем (в МБ). В целях удобства использования реестр документов целесообразно составлять в электронном виде и заверять электронной подписью лица, ответственного за учет. При отсутствии заверяющей электронной подписи составляется удостоверяющий лист, куда включаются данные реестра (контрольная сумма и объем). Удостоверяющий лист оформляется в бумажном виде, подписывается составителем и утверждается лицом, ответственным за учет.

К каждому документу рекомендуется составлять реестр файлов, где указываются: даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов. Пофайловый учет ведется только в электронном виде, с применением программ и сервисов автоматического составления списков файлов и определения их форматов. Все действия, связанные с перезаписью, миграцией, конвертацией электронных документов необходимо отражать в актах/протоколах. В акте конвертации/миграции/перезаписи (и других операций с файлами) следует указать основание для соответствующей операции с файлом. В таблице акта целесообразно отразить: N записи по порядку, N дела, количество файлов (если выборочно), вид операции, особые отметки в графе "Примечание". В итоговой записи к акту или в качестве приложения приводится реестр файлов, подлежащих конвертации/миграции/перезаписи (может быть отсылка к реестру файлов, приложенному к описи), а также реестр полученных файлов. Акт подписывается лицом, осуществившим операцию и проверившим качество работ, и утверждается руководителем архива. Все изменения в учетные документы вносятся на основании актов.

Учет носителей электронных документов ведется в книге учета носителей электронных документов. Книга ведется на бумажном носителе и/или в электронном виде. В нее вносятся сведения о физически обособленных носителях электронных документов и записанных на них единицах хранения. Описи электронных дел, документов учитываются в общем реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.

141

Копии архивных документов на правах подлинников, должны быть сформированы в единицы хранения, учтены по отдельным описям дел в составе фонда, или сформированы в коллекции и учтены в списки фондов

п. 31.2 Правил 2020

Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи. Каждая единица хранения (единица учета) учитывается по описи дел, документов под самостоятельным номером. В описи напротив заголовка единицы хранения (единицы учета) в графе "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Коллекции учитываются в списке фондов (Приложение N 5 к Правилам 2020) в соответствии с пп. 23.2, 26.2 Правил 2020.

142

За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, должен быть принят физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш, который учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером

п. 31.3 Правил 2020

За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовлены в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш независимо от количества отснятых на нем единиц хранения и документов. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.

143

Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке должен вестись по книгам учета поступлений, описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), в кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания, времени записи

п. 32.1 Правил 2020

Учет копий страхового фонда ведется в следующих обязательных учетных документах архива (пункт 23.3 Правил 2020):

- книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (с раздельным указанием по графам количества копий страхового фонда и фонда пользования; Форма N 30);

- книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (с раздельным указанием по графам количества копий страхового фонда и фонда пользования; Форма N 29);

- описи страхового фонда на микрофишах (Форма N 41);

- описи страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42).

К книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись.

Опись страхового фонда имеет годовые разделы. К годовым разделам, томам описи и копии страхового фонда в целом составляется итоговая запись, в которой нарастающим итогом указывается количество скопированных единиц хранения и количество изготовленных копий. Новые итоговые записи к описям страхового фонда составляются по мере изготовления и включения в опись новых страховых копий.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в Центр хранения страхового фонда или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации. Вторые и третьи экземпляры описей остаются в архиве.

Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.

144

За единицу учета страхового фонда документов на бумажном носителе на микрофишах должна быть принята одна или несколько микрофиш, отснятые с одного дела одна или несколько микрофиш

п. 32.1, 32.2 Правил 2020

Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является отдельная микрофиша. Единицей учета считаются отснятые с одного дела одна или несколько микрофиш, помещенных в один конверт. Учетным номером единицы учета является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах).

Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).

145

За единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке должен быть принят физически обособленный рулон микрофильма. На все страховые копии уникальных и особо ценных документов составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений

п. 32.3 Правил 2020

Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ". Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "ФП".

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров. В описи страхового фонда на рулонной пленке нумерация единиц хранения соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

146

Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов должны быть идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов должны учитываться в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях

п. 32.4 Правил 2020

Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов.

Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в одной книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описи страхового фонда.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

147

В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов должны указываться их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений

п. 32.4 Правил 2020

В итоговых записях книг учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описей страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов. В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

В описях дел, документов напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) в графе "Примечания" проставляется отметка "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, отметка "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

148

Сведения о страховом копировании особо ценных документов должны вноситься в описи особо ценных дел, документов по мере проведения их страхового копирования.

К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись

п. 32.5 Правил 2020

Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел (Форма N 40) по мере проведения их страхового копирования с проставлением отметки "СФ".

149

Единицей хранения электронного фонда пользования должна являться электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов. В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП"

п. 33.1 Правил 2020

Учет копий электронного фонда пользования ведется по книге учета поступлений фонда пользования в произвольной форме.

В архиве могут быть разработаны методические рекомендации по созданию цифровых копий фонда пользования. В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП". Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

Копии электронного фонда пользования необходимо хранить в виде упорядоченной системы вложенных папок, соответствующей организации документов по фондам, описям и единицам хранения или иной (не фондовой) системе организации. Файлы электронных образов должны иметь наименования, позволяющие однозначно идентифицировать документы. Наиболее целесообразным является включение в имя файл архивного шифра документа (номеров единиц хранения и/или единиц учета). Копии ЭФП могут быть включены в информационную систему архива. Копии ЭФП могут храниться на сервере архива или обособленных (съемных) носителях. Для съемных носителей создается вкладыш с указанием архивного шифра документа. Сведения об обособленных носителях вносятся в книгу учета носителей ЭФП, форма которой разрабатывается в архиве.

150

Музейные предметы, являющиеся вложением в единицу хранения, должны учитываться в листе-заверителе, инвентарной книге учета и сводной картотеке музейных предметов архива.

Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как единицы хранения

п. 34.1 Правил 2020

Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как самостоятельные единицы хранения.

Музейные предметы, не вошедшие в состав архивного фонда, необходимо учитывать в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации. Их учет ведется в книге учета поступлений, инвентарной книге учета.

151

Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, должен вестись в соответствии с главой XXVII Правил 2020

п. 34.2 Правил 2020

Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в соответствии с Главой XXVII Правил 2020.

152

Хранящиеся в архиве печатные издания и музейные предметы, входящие в состав библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации, должны учитываться в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации

п. 34.3 Правил 2020

Хранящиеся в архиве печатные издания учитываются в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда.

Учет библиотечного фонда включает регистрацию поступления печатных изданий в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.

Показатели учета библиотечного фонда должны соответствовать аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

Учет печатных изданий может вестись в традиционном и (или) электронном виде.

153

При наличии в архиве книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в случае ведения учета печатных изданий и музейных предметов в информационной системе архива, она должна быть сопряжена с Общероссийским сводом книжных памятников и федеральной государственной информационной системой "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации"

п. 34.4 Правил 2020

При ведении учета книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в информационной системе архива следует предусмотреть сопряжение ее с Общероссийским сводом книжных памятников и Федеральной государственной информационной системой "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации".

Работу с библиотечным фондом архива рекомендуется проводить с учетом:

Федерального закона от 22.12.2020 N 463-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О библиотечном деле" в части совершенствования порядка государственного учета книжных памятников";

приказа Минкультуры России от 30.12.2020 N 1780 "Об утверждении Положения о реестре книжных памятников";

приказа Минкультуры России от 01.12.2017 N 2012 "Об утверждении Положения о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации".
2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 4. Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами