13.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ

13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов на бумажном носителе и электронных документов в дела, систематизации и учета дел (электронных дел), определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 "О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору" и положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.

13.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 44) и номенклатура дел (сводная) Службы (приложение N 45).

13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, согласовывается с работником службы делопроизводства, ответственным за работу архива Службы, и начальником службы делопроизводства, затем подписывается начальником структурного подразделения, и копия представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и копию представить в службу делопроизводства.

13.1.5. Номенклатура дел (сводная) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи работника службы делопроизводства, ответственного за работу архива Службы.

13.1.6. Номенклатура дел (сводная) Службы подписывается начальником службы делопроизводства, а при временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) начальника, вправе подписать лицо, исполняющее его обязанности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Службы, с экспертной проверочной комиссией федерального архива (далее - ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации (далее - ГА РФ) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.

13.1.7. После утверждения номенклатуры дел (сводной) структурные подразделения Службы получают выписки в виде копий из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.8. Номенклатура дел (сводная) включается в СЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов.

Номенклатура дел (сводная) может быть напечатана в необходимом количестве экземпляров.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

13.1.9. Номенклатура дел (сводная) в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.10. Номенклатура дел (сводная) составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.

13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел (сводной) разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.

13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

13.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 00-01-17, где 00 - структурное обозначение руководства Службы, 01 - руководитель Службы (соответственно 02-07 - заместители руководителя Службы), 17 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел руководителя Службы (его заместителей), или 01-03-05, где 01 - обозначение управления, 03 - обозначение отдела управления, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел управления. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам

деятельности Федеральной службы по экологическому,

технологическому и атомному надзору

(планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с зарубежными организациями

по вопросам международного сотрудничества

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка по допуску и применению технических

устройств на опасных производственных объектах

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации

по вопросам подготовки нормативных правовых актов

Федеральной службы по экологическому, технологическому

и атомному надзору и их государственной регистрации

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций областей по вопросам

контроля и надзора в области охраны окружающей среды

и безопасного ведения работ в промышленности

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с аппаратом полномочного представителя Президента

Российской Федерации в Южном федеральном округе по вопросам

надзора за взрывоопасными и химически опасными

производствами и объектами

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые отчеты Федеральной службы по экологическому,

технологическому и атомному надзору о состоянии

промышленной безопасности на поднадзорных опасных

производственных объектах

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

13.1.14. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).