X. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ

10.1. Учет и анализ документооборота (входящие, исходящие и внутренние документы) за определенный период времени (год, месяц) проводятся по РК в СЭД и относятся к числу постоянных задач службы делопроизводства.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

10.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при его печатании и тиражировании.

10.3. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу согласно заказам на копировально-множительные работы.

10.4. Учет количества документов может проводиться по центральному аппарату Службы в целом и по его отдельным структурным подразделениям.

10.5. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в Службе документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 111245/958

10.6. Итоговые данные подсчета объема документооборота представляются руководству Службы в табличной форме (приложение N 43).