|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
56
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по недропользованию, его территориальных органов и подведомственных организаций
|
Постоянно
|
До замены новым
|
До замены новым
|
До замены новым
|
|
|
57
|
Инструкции по делопроизводству
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
58
|
Типовые и примерные номенклатуры дел:
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
59
|
Сводные номенклатуры дел организации (1)
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
(1) Номенклатуры структурных подразделений - 3 года после передачи дел в архив или уничтожения дел
|
|
60
|
Документы (журналы, книги, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
|
б) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
в) распорядительных документов по личному составу;
|
50 лет ЭПК (1)
|
50 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет
ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
(1) О дисциплинарных взысканиях, предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, командировании - 5 лет
|
|
|
г) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
д) поступающих и отправляемых документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
Ведется в электронном виде
|
|
|
е) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
ж) телеграмм, факсограмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
з) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
и) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
к) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
л) машинописных и компьютерных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
м) выдачи бланков строгой отчетности (номерных бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации);
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
После уничтожения бланков. При условии проведения проверки (ревизии).
|
|
|
н) выдачи документов и дел во временное пользование;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
После возвращения документов
|
|
|
о) выдачи доверенностей;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
п) передачи гербовой печати;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
р) контроля исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
с) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
т) почтовых отправлений
|
2 года
|
2 года
|
2 года
|
2 года
|
|
|
61
|
Почтовые квитанции и уведомления
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
62
|
Классификаторы (перечни, словари) организаций, подразделений, исполнителей, баз данных, документов и др., используемые в документационном обеспечении управления и системе электронного документооборота
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
Ведутся в электронном виде
|
|
63
|
Табели и альбомы образцов форм документов
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
64
|
Графики, алгоритмы и схемы документооборота
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
|
|
65
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты и др.) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения, об исполненных документах, поставленных на контроль
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
66
|
Документы (докладные записки, справки, акты и др.) о проверке состояния делопроизводства
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
67
|
Справки (сводки, отчеты) о документообороте (количестве входящих, исходящих и внутренних документов)
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
68
|
Извещения о приближении контрольных сроков исполнения документов и поручений
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
|
|
69
|
Переписка по делопроизводству и архивному делу
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
70
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
71
|
Документы (заявки, отчеты, переписка) об изготовлении, использовании, уничтожении бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
72
|
Документы (заявки, заказы, служебные записки) об оснащении рабочих мест оргтехникой и обеспечении доступа к информационным ресурсам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
73
|
Акты уничтожения средств криптозащиты и машинных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
74
|
Акты уничтожения бланков строгой отчетности (номерных бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации)
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
75
|
Акты передачи гербовой печати руководителем должностному лицу, исполняющему его обязанности при временном отсутствии
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
76
|
Календарные (годовые) планы работы архива и экспертной комиссии
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
77
|
Паспорт архива
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
78
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, утратах и повреждениях документов, акты выделения документов и дел к уничтожению, протоколы выемки документов, акты о приеме-передаче документов)
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
79
|
Годовые разделы описей дел организации
|
|
|
|
|
|
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности
|
|
|
б) по личному составу;
|
50 (1)
|
50 (1)
|
50/75 лет (1)
|
50/75 лет (1)
|
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
(2) После уничтожения дел
|
|
80
|
Описи дел структурных подразделений на дела, сданные в архив:
|
|
|
|
|
|
|
|
а) постоянного хранения;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После утверждения ЭПК архивного учреждения сводного годового раздела описи
|
|
|
б) по личному составу;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
(2) После согласования ЭПК архивного учреждения годового раздела описи
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения;
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
(3) После уничтожения дел
|
|
81
|
Списки адресов обязательной рассылки документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
82
|
Журнал учета регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности в архивохранилищах
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
83
|
Документы (заявки, заказы, журналы) учета выдачи документов и дел во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи во временное пользование дел другим организациям - 5 лет
|
|
84
|
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о проверке работы архива
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозможности возвращения - протоколы, акты включаются в Дело фонда - Постоянно
|
|
85
|
Документы (акты, справки) об итогах обследований архивными учреждениями состояния и условий хранения дел в архиве
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
86
|
Акты (постановления, протоколы, решения судов) о выемке документов из архива
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозвращении документов - включаются в Дело фонда - Постоянно
|
|
87
|
Книга учета поступления и выбытия дел и документов из архива
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
88
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
89
|
График приема-передачи дел структурными подразделениями в архив
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|